Деловое письмо 21 распространенная ошибка

К сожалению, далеко не всегда необходимые требования соблюдаются авторами писем, в частности, не учитываются:

• поля;
• границы зон расположения реквизитов.

Согласно ГОСТу 6.30–2003, каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

• 20 мм левое;
• 10 мм правое;
• 20 мм верхнее;
• 20 мм нижнее.

Их соблюдение позволит получателю поставить на документе отметки о поступлении документа в организацию, о контроле, об исполнении документа и направлении его в дело, резолюции, визы, а также разместить комментарии, уточнения, ссылки на тематически связанные с данным письмом документы и иные пометки, необходимые для удобства в работе.

Широкое левое поле позволит подшить письмо в папку-скоросшиватель, не повредив текст. Поэтому, если вы распечатываете документ на обеих сторонах бланка, то на обороте листа широким следует сделать правое поле.

Помните, что реквизит «адресат» размещают в правой части листа на одном уровне с наименованием организации-отправителя. Бывает, что наименование адресата располагается значительно выше, почти на верхнем поле документа, или «накладывается» на соседние реквизиты и тем самым затрудняет их прочтение. Во избежание подобных случаев при распечатке письма следует аккуратно подогнать реквизиты под разметку бланка (на бланке еще при его изготовлении в типографии могут быть отмечены границы расположения адресата, заголовка к тексту, текста документа).

Отдельно следует затронуть вопрос использования различных шрифтов в оформлении письма. Нередко реквизит «адресат» выделяют курсивом, крупным или фигурным шрифтом. Между тем в дополнительном акцентировании здесь нет необходимости.

Ведь адресат традиционно располагают обособлено от остальных реквизитов.

Отметки

Нередко авторы письма используют различные отметки, которые, так или иначе, ограничивают доступ к документу, например:

• «для служебного пользования»;
• «конфиденциально»;
• «лично».

Последнюю надпись традиционно используют в случаях, когда направляются:

• документы личного характера (например, партнер присылает сотруднику организации фотографии, сделанные во время деловой встречи, семинара);
• служебные документы (например, корреспондент направляет уточненные сведения или страницы для замены в ранее присланном документе непосредственному исполнителю в организации-получателе.).

Наиболее распространенные ошибки при использовании отметки «лично» таковы:

• она ставится не на конверте, а на самом документе, что делает ее бесполезной. Подчеркнем, что отметку «лично» надо делать на конверте письма, содержащего конфиденциальную информацию, при этом указав:
• точное наименование подразделения, где работает адресат,
• его инициалы и фамилию.

В таком случае конверт передадут адресату не вскрывая;

• в конверте с надписью «лично» направляют служебные документы, подлежащие учету.

Пример 6

Финансовый отдел регионального представительства крупной компании направляет в центральный офис свое штатное расписание. К документу составляют сопроводительное письмо, оформленное на бланке с соблюдением всех правил, в том числе с присвоением регистрационного номера. Исполнитель знает, кто в центральном офисе занимается вопросами штатного расписания, и потому запечатывает документ в конверт с отметкой «А.Б. Иванову лично» и передает в экспедицию для отправки.

В центральном офисе конверт передают адресату — А.Б. Иванову через журнал нерегистрируемой корреспонденции. А.Б. Иванов вскрывает конверт, обнаруживает в нем служебный документ и возвращает его в службу ДОУ для регистрации.

Получается, что письмо было учтено дважды и на его обработку было затрачено больше времени, чем если бы отметка «лично» на нем отсутствовала.

Более того, в региональном представительстве не осталось подтверждения об отправке штатного расписания, так как в описи экспедиции обозначен конверт, предназначающийся А.Б. Иванову «лично».

В описываемом случае не было необходимости в оформлении конверта с надписью «лично».

Достаточно было указать фамилию сотрудника на сопроводительном письме в реквизите «адресат», чтобы документ передали ему напрямую.

Иногда отметки используют для привлечения внимания к вопросу, затронутому в письме, желая показать его значимость для отправителя. И здесь важно быть абсолютно уверенным в том, что получатель вас правильно поймет.

Может случиться так, что добавленная «для солидности» отметка окажется, например, реквизитом секретного делопроизводства. Отправитель рассчитывал на скорое рассмотрение письма, а достиг прямо противоположного результата — оно «застряло» на этапе первичной обработки до выяснения значения отметки и правомерности ее использования.

Кроме того, ненормативная отметка может стать причиной отказа в приеме письма получателем.

На ошибках учатся!

В первой части статьи (опубликованной в № 11 за 2005 г.) мы подробно рассмотрели типичные ошибки в оформлении отдельных реквизитов письма. Но зачастую в одном документе можно найти не одно, не два, а целый букет серьезных нарушений, которые способны существенно повлиять на прохождение письма в организации-получателе, значительно задержать решение вопроса. Давайте рассмотрим и проанализируем допущенные ошибки на примере конкретного письма:

Проанализируем оформление данного шедевра:

1. Первое, на что обращаешь внимание, — цитата из Уголовного кодекса в правом верхнем углу документа. Грозность этой фразы смягчает ошибка в слове «информацию». Стоит отметить, что на бланке письма не должно быть каких-либо неустановленных отметок, отвлекающих внимание от самого документа.

2. Указан неполный адрес в реквизите «справочные данные об организации»: только фактическое местонахождение офиса организации. Это вызывает удивление автора статьи — грозные адвокаты должны знать, что суды всю свою корреспонденцию направляют простой или заказной почтой даже в государственные организации. А разыскивать офис негосударственной фирмы они точно не станут.

Поэтому здесь должен быть указан полный почтовый адрес с индексом, по которому организация зарегистрирована в почтовом отделении.

3. Указан вид документа — адвокатский запрос. Как мы уже знаем, вид документа на письме не указывают. А может быть, это заголовок? Но в таком случае этот реквизит следует разместить слева над текстом письма.

При этом заголовок должен передавать основную мысль текста.

4. Адресат указан в довольно непривычном месте — под заголовком. Ведь на его традиционном месте исполнитель поместил грозную цитату из Уголовного кодекса и для важного реквизита — адресата — просто не осталось места!

5. Дата документа указана дважды. Второй раз — ниже текста, на месте указания должности лица, подписавшего документ.

6. Оформление реквизита «подпись» вообще не подчиняется никаким требованиям. Наименование должности подписавшего указано вместе с фамилией.

7. Печать должна захватывать реквизит «подпись». В ГОСТе об этом не сказано. Но кроме ГОСТа существует здравый смысл. Такой оттиск легко скопировать и поместить на макет другого документа. А потом отправить по факсу или передать отсканированное и отредактированное изображение по электронной почте, выдавая за подлинный документ.

Никаких специальных программ по обработке изображений или особых навыков для этого не требуется.

8. И самое главное. Посмотрите на документ и скажите — кто автор? Среди претендентов три организации, расположенные в разных городах, и даже в разных регионах:

• РОО «Объединение частнопрактикующих адвокатов», город Москва, согласно реквизиту «наименование организации»;
• Ростовская областная палата адвокатов, согласно реквизиту «подпись»;
• Адвокатское бюро № 1 город Волгодонск, согласно оттиску печати.

Более того, ответ просят выдать на руки физическому лицу, о котором известны лишь его фамилия, имя и отчество. Получателю необходимо знать, является ли Валентина Васильевна Мылкова сотрудником «Объединения частнопрактикующих адвокатов» или их официальным представителем. В этих случаях необходимо указать номер ее служебного удостоверения или учетные данные доверенности. В противном случае В.В. Мылкова не сможет забрать ответ, так как это будет неправомерно.

Ведь нет достоверного подтверждения того, что она является законным представителем автора запроса. В связи с вышеизложенным, остается неясным, кому именно должностные лица организации-получателя обязаны предоставить информацию?

Учитывая наличие вышеозначенных ошибок, получатель такого письма вправе оставить его без внимания.

А теперь приведем образец правильного оформления проанализированного нами письма.

Мы удалим все лишние элементы:

• цитату в правом верхнем углу листа,
• наименование вида документа и
• дату документа, продублированную под текстом.

Оттиск печати в данном случае также не является обязательным — письмо оформлено на бланке и не затрагивает вопросы, для которых требуется дополнительное утверждение полномочий должностного лица.

Объем текста не превышает один абзац, а значит, нет необходимости в составлении заголовка.

Так как документ оформлен на бланке, в реквизите «подпись» должность подписавшего укажем кратко.

Теперь, посмотрев на документ, получатель сразу поймет, кто его автор и куда следует направить ответ. О его передаче представителю организации-автора запроса допускается договориться с исполнителем в организации-получателе устно, по телефону. Если представитель организации приезжает за запросом, то он должен иметь при себе доверенность, в которой будут указаны его паспортные данные, и документ, удостоверяющий личность.

О.В. Крестникова
Источник: Объединённая редакция деловых журналов

7.3 Культура делового письма. Современные требования к оформлению и содержанию деловых бумаг – писем, записок, отчетов

В современном мире, мы научились преодолевать огромные расстояния, общаться при помощи писем, телефона, телеграфа, различных программ связи при помощи интернета, электронных писем, видео и радио — связи. В общем, возможностей общаться тепермасса, на разный вкус.

Но все- таки одним из самых распространенных способов общения, остается письмо.

Если письма личные, есть деловые. И я хотела бы остановиться для начала именно на этикете общения посредством деловых писем.

Приступая к изучению общих вопросов подготовки деловых писем, нельзя не упомянуть прежде всего о разнообразии их видов, обусловленном содержательной направленностью письма. Это побуждает автора предпринять попытку классификации деловых писем в зависимости от их содержания. Опираясь на классификационный критерий, удалось выделить до 30 видов деловых писем, в том числе:

1)письма-просьбы; 2) письма-сообщения; 3) письма-запросы; 4) письма-заявления; 5) письма-подтверждения; 6) письма-заказы; 7) письма-предложения (оферты); 8) письма-дополнения; 9) письма-рекламации (претензии); 10 информационные письма; 11) гарантийные письма; 12) презентационные письма; 13) письма прямой почтовой рассылки (директ-мейл); 14) краткие письменные сообщения (уведомления, напоминания и т.п.); 15) сопроводительные письма. 16) письма-поздравления; 17) письма-приглашения; 18) письма-извинения; 19) письма для выражения сожаления и соболезнования; 20) письма по случаю представления (при заочном знакомстве); 21) письма по случаю отъезда; 22) письма для поддержания контактов и взаимоотношений (имиджевые письма); 23) благодарственные письма; 24) рекомендательные письма; 25) мини-письма (письма-шаблоны, письма-маятники и т.п.); 26) письма-открытки; 27) письма негативного содержания (письма-отказы, письменные уведомления об увольнении или отказе в предоставлении вакансии, письма с выражением неодобрения или порицания чьих-либо действий и т.п.); 28) письма для выражения отказа от какого-либо предложения; 29) письма для обращения в различные инстанции в частном порядке; 30) письма-резюме.

Попытаемся коротко охарактеризовать перечисленные выше виды писем.

Письма-просьбы — это едва ли не самая распространенная группа деловых писем. И легко понять, почему — в конце концов, далеко не всегда мы чувствуем себя удобно при необходимости обращаться к кому-либо с просьбой лично или, к примеру, по телефону. Письменная просьба в значительной степени упрощает совершение этой процедуры.

Вот уж, действительно, бумага все стерпит. Тем не менее, прибегая к помощи писем-просьб, не забывайте о необходимости соблюдать два главных правила (об остальных будет сказано далее). Во-первых, никогда не начинайте письмо со слова «Прошу» — благоразумнее и тактичнее сначала объяснить мотивы вашего обращения (даже если вы предварительно обговорили все детали с адресатом). Во-вторых, не спешите благодарить адресата заранее, так как для этого существует особый вид писем — благодарственных. Благодаря заранее, вы ставите и себя, и адресата в неловкое положение.

Представьте, что по тем или иным, не зависящим от него причинам получатель письма решительно не в состоянии помочь вам. Что же, отзывать (отсылать) в таком случае «авансированные» благодарности обратно? Так что торопитесь отблагодарить человека тогда, когда узнаете, что ваша просьба удовлетворена.

Письма-сообщения — также довольно распространенная форма делового письма. Основное предназначение такого письма — целенаправленная передача вполне конкретной информации, предпринятая по инициативе автора (организации-отправителя). По указанной причине именно письма-сообщения во многих случаях дают начало продолжительной переписке.

Как правило, они являются первичными, однако сказанное вовсе не означает, что этот вид послания не может применяться для ответа на полученное вами ранее деловое письмо.

Письмо-сообщение допустимо начать непосредственно со слова «Сообщаю» или одного из его синонимов («Направляю», «Высылаю» или «Представляю»). Не забывайте помимо соответствующей информации сообщить адресату и о том, что при необходимости он может обратиться к вам за получением дополнительных сведений (часто пометка об этом делается в конце текста).

Письма-запросы в большинстве случаев предваряют всю последующую работу по заключению различных соглашений между партнерами по служебно-деловой переписке. Они предназначены, как следует из названия, для запрашивания соответствующей информации. Подчеркнем, что письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде письменного ответа по существу и в срок, прямо установленный или автором запроса, или нормативно-правовым документом.

Предпочтительнее всего начинать такие письма со слов «Прошу (просим) вас (Вас) сообщить. », хотя при этом будет совсем не лишним предварительно пояснить, чем вызван ваш запрос. В отличие от просьбы в конце текста можно в тактичной форме выразить адресату свое пожелание относительно сроков предоставления интересующей вас информации. Подчеркнем, что ответное письмо в данном случае выступает как зависимый по композиции и тематике текст (по отношению к запросу).

В ответе на запрос обязательно должна содержаться ссылка на первичное письмо и его тему. Кроме того, в обоих письмах должны приблизительно совпадать объем информации, последовательность изложения, терминология, система ссылок.

Письма-заявления не следует путать с обычными заявлениями, столь широко распространенными при ведении внутренней переписки 1 . Письмо-заявление имеет целью официально и оперативно проинформировать адресата о позиции автора (организации-отправителя) делового письма потому или иному вопросу (выразить свое отношение к его сути и порядку разрешения). Например, подтвердить свои намерения в отношении реализации ранее согласованных планов сотрудничества. Письмо-заявление может иметь несколько сценариев и представлять собой в зависимости от обстоятельств декларацию о намерениях, подтверждение, заявление ad hoc (т.е. заявление по конкретному поводу — к примеру, в поддержку делового партнера и пр.). Стандартное начало такого письма: «Настоящим посланием заявляем (заявляю) о. » Заключение включает в себя одну из стандартных формулировок вроде: «Просим принять данное заявление к сведению для. ».

Письма-подтверждения отправляются по соответствующему адресу, для того чтобы подтвердить какой-либо факт — например, получение письма, высланного ранее адресатом. Такие письма обычно подготавливаются в ответ на просьбу («Прошу подтвердить. »), выраженную автору (организации-отправителю) письма. Практически всегда письма-подтверждения начинаются со слов «Настоящим подтверждается (подтверждаем, подтверждаю). » Другой отличительной особенностью этого вида деловых писем является их немногословность, краткость, обусловленная конкретностью повода для написания.

От встречной просьбы «подтвердить» что-либо в письмах-подтверждениях принято воздерживаться.

Письма-заказы во многих случаях представляют собой ответ на письма-предложения (оферты). Функциональное назначение подобных писем — совершение письменного заказа, его документирование (хотя при этом сам заказ может оформляться и на специальном бланке, как при прямой почтовой рассылке). В последнем случае письмо-заказ одновременно выполняет и функцию сопроводительного письма. Автору письма изложение своего намерения заказать что-либо у адресата (товар, услугу и др.) целесообразно предварить объяснением мотивов своих действий.

С этой целью бывает достаточным сослаться на источник информации (материалы переписки, информационное письмо или ди-рект-мейл, рекламную информацию и т.д.). Кроме того, как и в случае с письмом-запросом, является допустимым сообщить адресату свое пожелание относительно сроков исполнения заказа. Это должно выглядеть именно как пожелание (если речь не идет о второй, а то и третьей-четвертой попытке автора получить заказ, к тому же давно оплаченный).

Письма-предложения (оферты) имеют целью сделать адресату официальное предложение относительно поставки (допоставки) той или иной продукции. Отличительная особенность оферты — исключительная конкретность и точность в изложении условий предполагаемой коммерческой сделки (сроков, номенклатуры продукции, ее количества, порядка расчетов и т.п.).

Как правильно составить деловое письмо с психологической и этической точек зрения, чтобы его не выбросили, не прочитав, чтобы оно возымело какое-то действие?

1. Обычных или электронных писем, составленных с целью поиска деловых партнеров, предложения своих товаров или услуг, обычно посылается много. Чаще всего их массово рассылают адресатам, о которых не имеют ни малейшего представления (т.н. СПАМ).

Это распространенная ошибка начинающих бизнесменов.

Первым делом разузнайте подробности о компании, куда собираетесь направить письмо. Выясните максимум информации о потенциальном партнере. И только после этого составляйте деловое письмо в его адрес. Опыт показывает, что получателю письма всегда приятнее узнать, что обращаются к нему лично, а не читать какое-то безликое «деловое предложение коммерческому отделу фирмы». Обращение к человеку по имени подчеркивает уважение к его личности, вызывает у него положительные эмоции и как следствие — расположение к источнику положительных эмоций.

К тому же, о каких серьезных деловых предложениях может идти речь, если отправитель даже не удосужился узнать фамилии, имени и отчества своего потенциального партнера по бизнесу?

Если вы все-таки не сумели уточнить имя адресата, не стоит в обращении писать: «Ув. г-н директор!» или «Ув. комм. дир. фирмы!». В данном случае сокращения неуместны. Слова «уважаемый», «господин», «госпожа», «заместитель директора», «начальник отдела» и им подобные следует писать полностью.

Иначе получатель вполне справедливо подумает, что вы его на самом деле не очень-то и уважаете.

2. Деловое письмо должно содержать заголовок, в краткой и броской форме раскрывающий содержание текста. Такая краткая аннотация значительно облегчает обработку и сортировку писем получателем. В любую более-менее серьезную организацию ежедневно приходит масса различных писем. Поэтому велика вероятность того, что на ваше послание попросту не обратят внимание, даже если оно содержит суперпривлекательные предложения. Ведь читают их живые люди.

Если вам не повезет, то ваше деловое письмо окажется где-то в пятом десятке рассматриваемых. К тому времени все менеджеры уже не столько вникают в содержание писем, сколько стремятся побольше бумаги отправить в корзину. Поэтому в первую очередь надо добиться того, чтобы ваше письмо выделили из массы аналогичных.

Краткая аннотация окажется очень полезной и в том случае, если деловое письмо, направленное потенциальному клиенту, не сразу его заинтересует. Бывает, проходит какое-то время, и директор говорит секретарю: «Помните, нам присылали интересное предложение в ноябре? Нет, кажется, это было в августе.

Не помню откуда. В общем, найдите его». Заголовок вашего письма должен содержать такую информацию, которая могла бы упростить его поиск.

3. Хорошее впечатление произведет деловое письмо, которое после приветствия будет содержать в себе некое вступление-комплимент. Во вступлении обычно говорится о том, что вы рады приветствовать столь известную фирму, какой большой честью для вас будет оказывать услуги столь солидному партнеру и т.д. Не лишним будет также выразить надежду на долговременное и взаимовыгодное сотрудничество.

4. Напротив, очень плохое впечатление производят деловые письма с «водянистым» текстом. Под «водянистым» понимается такой стиль, который включает в себя массу словесного мусора (например, «Мы, конечно же, уверены, что сотрудничество с нами обязательно будет выгодно вам, неправда ли?»), излишней вежливости (например, «Будьте так добры, прочтите это письмо, пожалуйста»), кратких общих вопросов в конце расчлененного вопроса («Вам это нужно, не так ли?»), бессодержательных прилагательных (выдающийся, восхитительный, великолепный и т.д.), лишних местоимений («мы все рады приветствовать вас и вашу фирму» вместо «рады приветствовать вас»). Письма, составленные в таком стиле, оцениваются как менее убедительные, менее компетентные и заслуживающие меньшего доверия, чем те, где текст написан «тверже».

Это происходит потому, что «водянистый текст» всегда создает впечатление, что его автор имеет низкий социальный статус. Поэтому нужно всячески избегать употребления общих фраз, слов-паразитов и ненужных прилагательных.

5. Не стоит при оставлении деловых писем употреблять директивные фразы-указания типа «Если вас заинтересовало предложение, то вам следует связаться с нами по телефону. » Такой фразой вы психологически настраиваете людей против себя. Во первых, вы сами наталкиваете получателей письма на мысль, что ваше предложение может и не заинтересовать их. Во-вторых, вы высокомерно указываете своим потенциальным партнерам, как им следует себя вести.

Лучше написать: «Для обсуждения деталей нашего предложения вы можете связаться с нами по телефону. ». Смысл тот же, но тон менее категоричен и настраивает на более благожелательное отношение к вам.

6. Ключом к превращению предложений, которые просто описывают деятельность вашей фирмы, в предложения, которые создают впечатление о ее конкретных достижениях, является правильный выбор глаголов. Существует форма глагола, вызывающая у читателя представление о реальных результатах. Например, выполнили, разработали, увеличили, создали, сделали и т.п. Это глаголы совершенного вида.

Другие же глаголы и словосочетания с глаголами являются более неопределенными по отношению к результату деятельности. Такие глаголы, как производим, работаем, выполняем, участвуем, дают представление скорее о выполняемых функциях, чем о достигнутых результатах. Они являются глаголами несовершенного вида.

Использование совершенных глаголов создаст иллюзию конкретных успехов при выполнении какой-либо деятельности, а значит произведет впечатление большей солидности и респектабельности вашей фирмы.

7. Для любого делового письма (даже посылаемого по электронной почте) необходимо использовать фирменный бланк. Это подчеркивает, что за письмом стоит солидная фирма, а значит, с вами можно иметь дело. Напоминаем, что фирменным бланком считается расположенный определенным способом набор реквизитов: название фирмы, адрес, телефон, факс, эмблема фирмы, подпись руководителя и т.п.

Если в письме речь идет о финансовых взаимоотношениях, то не лишним будет указать расчетный счет и название банка, услугами которого вы пользуетесь, а также ссылки на лицензии, сертификаты и иные разрешительные документы (если ваш бизнес предполагает их наличие).

8. Письмо, содержащее серьезное деловое предложение, предполагающее денежные взаиморасчеты на большую сумму, лучше отправлять по почте, а не по факсу или E-mail. В идеале же почтовый курьер должен вручать его лично руководителю или секретарю. Такое письмо обязательно должно иметь большой фирменный конверт, отпечатанный типографским способом.

Современные требования к оформлению и содержанию деловых бумаг

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся справки, докладные, служебные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и т. д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от последних не являются обязательными к исполнению.

Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

18. Требования к языку и стилю делового письма.

Деловое письмо является одним из главных каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведется общение перед заключением договоров, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии, делаются предложения, идет обмен взаимовыгодной информацией.

Чтобы правильно и быстро составить письмо, необходимо хотя бы в общих чертах знать особенности языка и стиля современной корреспонденции и требования, предъявляемые к ней.

Язык деловой переписки характеризуется частотой повторяемости и единообразием речевых средств. Поэтому часто говорят, что он представляет собой набор штампов, клишированных оборотов, стандартов. Нередки случаи в служебной коммуникации, когда встречаются документы, написанные эмоционально, ярко отражающие индивидуальность автора. Но язык деловой переписки должен обладать нейтральным тоном изложения. При этом используются средства логической, а не эмоциональной оценки фактов, отсутствуют просторечные и диалектные слова и выражения, а также междометия, модальные слова и имена с суффиксами субъективной оценки.

Задача языка такой переписки — обеспечить объективное отношение к излагаемым фактам, лишить эмоциональности и субъективности взгляда на вещи, а также отразить строго логическую последовательность изложения. Итак, язык деловой переписки должен обладать следующими чертами: нейтральность; надличностный характер изложения; унификация, типизация речевых средств и стандартизация терминов; сужение диапазона используемых речевых средств; повторяемость отдельных языковых форм на определенных участках текста документов.

19. Официально деловой стиль. Общие требования к тексту делового письма.

Деловой стиль — один из функциональных стилей языка, который обслуживает сферу официально-деловых отношений.

Официально-деловой стиль закреплен за сферой социально-правовых отношений, реализующихся в законотворчестве, в экономике, в управленческой и дипломатической деятельности. К периферии делового стиля относят информативную рекламу и обиходно-деловую речь (заявления, объяснительные записки, расписки и т.п.). Официально-деловому стилю присущи функции волеизъявления, долженствования, представленные в текстах широкой гаммой императивности от жанров приказа, постановления, распоряжения до просьбы, пожелания, предложения, выражаемых в ходатайствах и деловой переписке; функция фиксации правовых отношений (договор, контракт); функция передачи информации (информационные письма, отчеты, справки). Большинство текстов официально-делового стиля существует в письменной форме.

Документация представляет собой центр деловой письменности, ядро официально-делового стиля.

Текст письма не должен допускать нескольких толкований. Официальный язык должен отличаться точностью и красотой математической формулы. Отсюда общие требования к тексту делового письма: лаконичность, ясность и точность изложения.

Текст должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле.

По сути, язык официальных документов – это своеобразный набор клише, штампов, стандартов, отличающихся известной унификацией. Стандартизированные словосочетания облегчают восприятие текста, ускоряют подготовку официального письма. Так, например, для деловых писем типичны следующие начала предложений:

Ввиду срочности заказа… Согласно вашей просьбе…

В официальном письме необходимо четко и кратко излагать существо дело, соблюдая нейтральность тона. Деловые письма рекомендуется составлять лишь по одному какому-то вопросу. При составлении письма следует сначала “набросать” логическую схему его содержания.

В качестве аналога можно использовать образцы уже имеющейся деловой переписки.

Наиболее рациональной представляется структура текста, состоящая из двух частей: — в первой излагаются мотивы, послужившие поводом для составления письма, — во второй части – предложения, просьбы, решения, распоряжения. Изложение каждого аспекта содержания следует начинать с нового абзаца. Разбивая текст официального письма на абзацы, мы облегчаем его восприятие адресатом. Считается, что средняя длина абзаца должна составлять 4-5 предложений. Однако в текстах официальных писем часто встречаются абзацы, состоящие из одного предложения.

Но какова бы ни была длина абзаца, всегда следует помнить, что он является внутренне замкнутой смысловой единицей. Порядок слов при составлении официальных писем зависит от их информационной роли. Несмотря на то, что в русском языке порядок слов относительно свободный (то есть члены предложения не имеют фиксированного места, как, например, в английском), все же существуют определенные правила расположения слов.

В зависимости от того, где располагается то или иное словосочетание, меняется смысл предложения.Цель высказывания – указание срока, на который переносится выполнение объема строительных работ.

Деловые письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту и имеющих установленный комплекс обязательных элементов – реквизитов.Официальное письмо — единственный документ, на котором не ставится его название. Ссылка на исходящий номер и дату поступившего документа в обязательном порядке указывается на документах-ответах.

Подпись.

Рекомендации по составлению деловых писем, конечно, не исчерпываются вышеизложенным.C этой целью необходимо руководствоваться: ГОСТ Р 6.30-2003.

Вопрос.8. Типичные ошибки в текстах деловых писем.

1.Чаще всего в текстах деловых писем встречаются структурные ошибки, связанные с несоблюдением порядка расположения информации и формы документа. Например, если существуют уже разработанные типовые бланки, нет необходимости писать отдельное письмо по этому же поводу. Не стоит также дублировать в тексте данные, указанные в реквизитах и предыдущем письме, повторять наименование предприятия рядом с должностью лица, подписавшего документ, так как эти сведения уже содержатся на служебном бланке или в штампе, поставленном в верхнем левом углу листа.

Синтаксические ошибки:

1. Ошибки,связанныеснесоблюдениемпорядкаслов (см. п. 5.3. предыдущей темы

расположение ключевых слов) К20декабрязавод«Прогресс»выполнилплан.Завод«Прогресс»выполнилпланк20декабря.К20декабрявыполнилпланзавод«Прогресс». Смысл предложения меняется в зависимости от того, какиесловапоставленывконцефразы.

1. Ошибкиприупотребленииполнойикраткойформприлагательных (более принята краткая форма).
2. Неправильноеиспользованиепредлогов (о, за, в, на)

Неправильно: Выводыкомиссииобоснованныеисправедливые. Правильно: Выводыкомиссииобоснованныисправедливы. Употребимо: решениеозаседании,вопросопроекте,насовещанииобсуждалось(впроцессе),всовещаниипринималиучастие(всоставе)ипр. Но неправильно: Директоротметиловажностипоставленноговопроса.Оплачиватьзауслуги. Правильно: Директоротметилважностьпоставленноговопроса.Оплачиватьуслуги.

1. Ошибкивструктуресложногопредложения.

Пояснение в сложных предложениях должны следовать сразу за союзами «что», «который», «чтобы», «если», «вследствие того, что» и т.п. Неправильно: Начальникотделасобралнасовещаниесотрудниковдляобсужденияпроектов,которыеранеевыдвигалисвоипредложения. (Кто: сотрудники или проекты?) Правильно: Начальникотделасобралсотрудников,которыеранеевыдвигалисвоипредложения,насовещаниедляобсужденияпроектов.

3. Лексические ошибки:

1. Неправильноеиспользование

слов (слова не подходят по смыслу, стилю или имеют разный смысл в разных сферах). Неправильно: Этаинформацияпереданаопосредственно. Правильно: Этаинформацияпереданаопосредованно. Неправильно: Этарекламанаправленанавизуалистическоевосприятие. Правильно: Этарекламанаправленанавизуальноевосприятие. Неправильно: Намсегодняпривезлижелезо(окомплектующихккомпьютеру).Правильно:Намсегодняпривезликомплектующие.

1. Неуместноеилинеоправданноеиспользованиеиностранныхслов. Использование иностранной лексики может быть оправдано только тремя обстоятельствами: необходимостью (невозможностью лаконично заменить русскими словами), уместностью и

точностью употребления. Неправильно: Срокдействиядоговораможетбытьпролонгирован. Правильно: Срокдействиядоговораможетбытьпродлен.

1. Плеоназмы (излишества),

которые проявляются в незнании точного значения терминов. Неправильно: промышленнаяиндустрия (индустрия уже предполагает наличие промышленности), форсироватьработуускореннымитемпами(форсирование означает ускорение)ипр.4.Тавтология (смысловой повтор). Неправильно: пользаотиспользования,следуетперечислитьследующиепроблемыипр.

1. Неразличениеслов­паронимов (близких по звучанию, но различных по смыслу).

Командированный командировочный,поместить разместить,методический методологический,ипр.

1. Ошибкивупотреблениислов­синонимов (одинаковых или

Возвести (стены, здание) построить (дом, завод). близкихпосмыслу).В заключение хотим сказать несколько слов об оформлении письма. Выбирать бумагу для делового письма необходимо очень тщательно, поскольку впечатление, которое она может создать у получателя письма, влияет на репутацию фирмы­ отправителя. Бумага должна быть хорошего качества, внешне привлекательная и немного консервативная: белая или слегка тонированная. Во многих странах мира для личных писем используют различную как по цвету, так и по способу оформления бумагу. Белый, кремовый, светло­голубой, серый или бледно­зеленый это цвета бумаги для официальной или личной корреспонденции, которую ведут женщины. Бумага для личных писем мужчин отличается от женской только более спокойными тонами. Основныевыводы. При составлении делового документа важно продумать цель документа, средства ее достижения (исходя из особенностей адресата) и структуру текста. Полезно воспользоваться методом мысленной карты и создать текст в соответствии с изученными правилами. К основным правилам написания письма относятся: применять слова в их прямом значении, использовать простые конструкции, делать каждое предложение завершенным и точным, использовать одно предложение для выражения одной мысли, писать глаголы в действительном залоге. При чтении документа человек обращает внимание сначала на его внешнее оформление и структуру построения, потом на содержание. В процессе изучения содержания необходимо обращать внимание на грамотность и легкость изложения. Важно стараться, чтобы каждый из этих аспектов был безупречен.

25.11.2019 55.86 Кб 1 УП_Логистика_Хабаров В.И._07.09.2011.docx