Невозможно все просчитать и предугадать со стопроцентной уверенностью. Запланированная служебная поездка может отмениться по разным причинам. Были куплены билеты, оплачена гостиница, получены визы и так далее.
Но если командировка не состоялась, значит все перечисленные расходы уже не являются командировочными. Как их учесть?
- письмо от организации, куда планировали направить сотрудника, о том, что в поездке нет необходимости;
- больничный лист, в случае болезни сотрудника;
- необходимость устранить последствия аварии или иного ЧП на месте основной работы сотрудника;
- прекращение транспортного сообщения (к примеру, отмена рейсов из-за санкций или иных обстоятельств) и т. д.
Если же командировка не состоялась по причинам, которые необъективны и которые сложно признать обоснованными, например, сотрудник отказался ехать в командировку без объяснения причины, то принять такие расходы нельзя.
Хранение кадровых документов безопасно и по законодательству РФ. Подготовка к архивному хранению, выдача сотрудникам справок и выписок. Своевременное уничтожение документов. Все это умеют специалисты компании Делис Архив , которая имеет аккредитацию оператора персональных данных.
Оставьте заявку на консультацию и узнайте, какие услуги мы бесплатно можем предложить нашим новым клиентам.
Оставить заявку
Расходы на приобретение билетов
Если проездные билеты были приобретены организацией с расчетного счета, то в случае отмены командировки можно вернуть потраченные денежные средства. Здесь все просто: оплата билетов по возвратным тарифам рассматривается как аванс (п. 3,16 ПБУ 10/99). А при возврате аванса никаких дополнительных налоговых обязательств не возникает ( п. 1 ст.
41, п. 1 ч. 2ст. 247 НК).
А что делать, если приобретен невозвратный билет? Можно ли эти расходы учесть в налоговом учете? Можно.
Дело в том, что сам факт приобретения невозвратных билетов не отменяет производственный характер запланированной командировки и намерение ее совершить. А «налоговыми» расходами признаются расходы, которые произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. И к таким расходам относятся, в том числе и полученные налогоплательщиком убытки ( п.
2ст. 265 НК).
И, так как расходы на приобретение невозвратных билетов прямо не поименованы в ст. 270 НК , то при документальном подтверждении данные затраты можно учесть в составе внереализационных расходовна основании п. п. 13 п. 1 ст. 265 НК.
Это следует из разъяснений Минфина в письмах от 18.05.2018 № 03-03-07/33766, от 08.09.2017 № 03-03-06/1/57890. Документальным подтверждением будет являться билет с указанием тарифа, а также приказ о командировке и документы, в которых будет изложена причина ее отмены.
Если же отмену командировки нечем подтвердить, то, соответственно, расходы на невозвратный билет для целей налогообложения не получится.
С суммой НДС по невозвратному билету не все так однозначно, так как одним из условий для применения налогового вычета по НДС является использование приобретенных услуг в облагаемых НДС операциях. То есть, несмотря на то, что покупка невозвратного билета имеет производственную направленность, но, поскольку самой услугой сотрудник не воспользовался, то сумму «входного» НДС по нему принять к вычету нельзя (абз. 2 п. 1 ст.
172 НК, письмо ФНС от 25.04.2014 № ГД-4-3/8194, письмо Минфина от 03.12.2013 № 03-07-11/52565).
В бухгалтерском учете это следует отразить так:
- Дебет 76 (60) — Кредит 51— оплачены билеты перевозчику;
- Дебет 50-3 — Кредит 76 (60)— отражена стоимость приобретенного билета с учетом НДС;
- Дебет 91.2 — Кредит 50-3— стоимость невозвратного билета учтена в составе прочих расходов, учитываемых при налогообложении (если причины отмены командировки объективны и документально подтверждены);
- Дебет 91.2 — Кредит 50-3— сумма «входного» НДС по невозвратному билету отражена в составе прочих расходов, не учитываемых при налогообложении.
Следует отметить, что если невозвратный билет был приобретен сотрудникомсамостоятельно, то организация обязана возместить ему стоимость билета, так как данные расходы сотрудник осуществил с ведома и в интересах работодателя, издавшего приказ о направлении его в командировку ( ст. 168 ТК).
Работодатель может подстраховать себя от таких расходов, если в положении о командировках укажет, что при приобретении билетов сотрудник должен отдавать предпочтение возвратным билетам. Если уже таких билетов нет, то тогда можно покупать невозвратные.
В бухгалтерском учете следует сделать такие проводки:
- Дебет 71 — Кредит 50 (51)— работнику выдан аванс на приобретение билетов в командировку;
- Дебет 91.2 — Кредит 71— стоимость невозвратного билета без НДС учтена в составе прочих расходов, учитываемых при налогообложении (если причины отмены командировки объективны и документально подтверждены);
- Дебет 91.2 — Кредит 71— сумма «входного» НДС по невозвратному билету отражена в составе прочих расходов, не учитываемых при налогообложении.
Расходы на оплату гостиницы
Поскольку услуги не будут оказаны, гостиница вернет сумму предоплаты, но за минусом своих комиссий в виде платы за отмену брони. Также отель может предъявить штраф за позднюю отмену брони, даже если аванс не вносился.
Сервисные сборы и штрафы за отмену брони учитываются в расходахна основании документа о подтверждении брони отеля и платежного документа об удержании суммы штрафа. Можно также подстраховаться, распечатав условия бронирования ( сделав скрин экрана) с сайта гостиницы, как дополнительное доказательство. Если компания заключала договор, то условия отмены бронирования, выплаты неустойки, штрафа, комиссии за бронирование должны быть указаны в нем.
Если сотрудник самостоятельно бронировал отель и затем отменил бронь, то сумма компенсации платы за отмену брони, а также иные штрафные санкции, не являются его доходом и, соответветственно, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами(п. 1 ст. 217 НК,ст.
422 НК).
Электронный архив для бухгалтерии. Массовая обработка документов, распознавание, быстрый доступ, удаленная работа, поиск документов по различным параметрам. Разработка прототипа система — в подарок.
Оставьте заявку, чтобы узнать больше.
Оставить заявку
Расходы на оформление виз
Как и по другим расходам здесь также нужно ориентироваться на причины отмены служебной поездки. Если такие причины не объективны, то затраты на оформление виз учитываются в расходах, которые не уменьшают налоговую базу.
При возмещении работнику стоимости визы начислять страховые взносы и удерживать НДФЛ не нужновсе по той же причине: данные расходы сотрудник понес не в своих личных интересах, а в интересах организации ( письмо Минфина от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134).
Если сотрудник отказался ехать в командировку без объяснения причины, то работодатель вправе не возмещать ему расходы на оформление визы.
Расходы по заграничной командировке
Как правило, при направлении сотрудника в заграничную командировку, аванс ему выдается в рублях, которые сотрудник обменивает на иностранную валюту. И если поездка отменилась, то вернуть аванс работник должен в рублях. В таком случае у организации отсутствуют операции в иностранной валюте и, соответственно, не возникают курсовые разницы по причине колебания курса валюты ( ПБУ 3/2006).
Расходы, связанные с обменом валюты, учитываются в размере потраченных рублей на основании документов обменного пункта банка ( п. 5, 6 ПБУ 3/2006). Если же работник не предоставит такие документы, то данные расходы нельзя учесть для целей налогообложения, так как они не отвечают критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК .
Оформление расходов на несостоявшуюся командировку
Если сотруднику был выдан аванс на командировочные расходы, то в случае отмены поездки сотрудник должен отчитаться о произведенных расходах и вернуть часть аванса, если была израсходована не вся сумма.
Для этого составляется авансовый отчет, к которому прикладываются подтверждающие расходы документы. Такой авансовый отчет утверждается руководителем на основании приказа об отмене командировки.
В бухгалтерском учете следует сделать такие проводки:
- Дебет 71 — Кредит 50 (51)— сотруднику выдан аванс на командировочные расходы;
- Дебет 50 (51) — Кредит 71— работник вернул часть выданных ему денег за минусом платы за бронь, иных штрафных санкций, расходов на оформление визы;
- Дебет 91.2 — Кредит 71— штрафы, неустойки и расходы на оформление визы учтены в составе прочих расходов.
- командировочные расходы
- служебная командировка
- НК РФ
- налоговый учет
- проводки в бухгалтерском учете
- Делис Архив
- внереализационные расходы
Пять спорных ситуаций, связанных с командировками работников
Для налоговых целей имеют значение несколько аспектов, связанных с командировками. В первую очередь — отнесение затрат на расходы по налогу на прибыль, включая правильное документальное подтверждение. Не менее важны тонкости отнесения выплат, связанных с командировкой работников, к облагаемым или не облагаемым НДФЛ.
Основным документом, помимо норм ТК РФ и НК РФ, регламентирующим вопросы, связанные с направление работников в командировки является постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (в ред. от 29.07.2015). Именно в нем определены документы, которые должны быть оформлены при направлении работника в командировку. Другой важный документ, который регулирует вопросы направления работников в командировку – локальный акт организации. В нем прописываются размеры суточных, фиксируются лимит расходов на проезд и проживание, формы и виды документов, которые оформляются убытие в командировку и возвращение из нее, состав дополнительных расходов, возмещаемых работнику.
В число обязательных документов, которыми работник «отчитывается» по возвращении из командировки не входят ни командировочное удостоверение, ни служебное задание, ни отчет о выполнении служебного задания, ни иные документы. Вопрос об обязательном оформлении этих или иных документов – прерогатива организации.
Ситуация 1. Работник направляется в командировку на личном транспорте
Типичная ситуация, часто возникает у малых и средних компаний, которые применяют ОСНО или УСН. Главные вопросы:
- вправе ли организации учесть в расходах по налогу на прибыль или налогу при УСН фактические затраты на ГСМ или только в пределах норматива;
- какой документ в последнем случае регламентирует норматив;
- облагаются ли такие выплаты НДФЛ.
Работодатель, направляя работника в служебную командировку, обязан компенсировать ему расходы на командировки, в частности, на проезд к месту командировки и обратно (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей принимаются в пределах норм, установленных Правительством РФ (пп.
11 п.1 ст. 264 НК РФ).
Согласно ст. 167 ТК, командировка – это и есть служебная поездка, можно говорить о тождественности этих понятий в ТК РФ. А вот НК РФ в целях отнесения затрат на расходы достаточно четко эти понятия разграничивает.
При выполнении работником служебных поездок, в т.ч. в место командирования, на личном автомобиле выплачивается компенсация за использование личного имущества в служебных целях (ст. 188 ТК РФ). При этом размер возмещения расходов определяется письменным соглашением сторон трудового договора. Однако, в расходы по налогу на прибыль суммы компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей могут быть включены в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. А вот затраты на ГСМ учитываются в размере фактически произведенных и документально подтвержденных расходов (пп.
12 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом чеки ККТ, акты, накладные, иные документы должны быть приложены к служебной записке.
Совершенно законный вопрос: облагаются ли компенсации НДФЛ? Напомним, освобождаются от налогообложения все виды установленных ТК РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных законодательством), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (согласно п. 3 ст. 217 НК РФ). Глава 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядка их установления.
При применении п. 3 ст. 217 НК РФ необходимо руководствоваться положениями ТК РФ.
Иными словами, размер компенсационных выплат, не облагаемых НДФЛ, должен определяться письменным соглашением сторон трудового договора. Такую позицию довели до налогоплательщиков и ведомства: письма ФНС России от 25.10.06.2012 № 03-03-06/1/326, от 08 .08. 2012 г. № 03-04-06/9-228 (все документы доступны в СПС КонсультантПлюс).
Совет
Не забудьте закрепить в локальном акте организации саму возможность поездки в командировку на личном транспорте работника, сумму компенсации, а также правила подтверждения фактического количества дней нахождения в командировке и выплаты компенсации.
Ситуация 2. Оплата услуг такси командированному сотруднику
Затраты, которые произвел работник в командировке, включаются в расходы по налогу на прибыль или налогу при УСН (пп.12 п.1 ст. 264, пп.13 п.1 ст. 346.16 НК РФ).
При этом обязательно должны выполняться требования п. 1 ст. 252 НК РФ.
Решение
Примечательно, что перечень возмещаемых работнику командировочных расходов, указанный во всех нормативных актах, открыт. Основанием для включения или не включения в расходы по налогу на прибыль (налогу при УСН) тех или иных затрат является положение о командировках, установленное внутренним локальным актом организации или коллективным (трудовым договором).
Именно организация вправе определить условия включения в расходы оплату услуг такси командированному сотруднику. Например, это может быть удаленность аэропорта или вокзала, ранний или поздний приезд (убытие) в место командирования. В качестве документального подтверждения могут прилагаться к авансовому отчету чеки ККТ, товарный чек, служебная записка, которая обосновывает производственную необходимость оплаты услуг такси. Если все условия выполнены, то организация вправе включить затраты в расходы по налогу на прибыль на дату утверждения руководителем авансового отчета работника (пп.
5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Что касается НДФЛ, суммы возмещения сотруднику командировочных расходов (их открытый перечень приведен в п. 3 ст. 217 НК РФ) также не подлежат налогообложению в пределах норм, установленных локальными актами организации. В том случае, если выплаты произведены сверх установленных норм, они облагаются НДФЛ на общих основаниях. При этом датой фактического получения дохода согласно пп.
6 п. 1 ст. 223 НК РФ является последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки.
Совет
Не забудьте, что налоговый агент обязан удержать начисленную сумму НДФЛ непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате. И перечислить сумму исчисленного и удержанного налога не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода (ст. 226 НК РФ).
Ситуация 3. Работник направляется за границу
Если работник направляется в командировку за границу, то кроме традиционных расходов – оплаты проезда, гостиницы, оформления визы и других, необходимо определить сумму, которую можно отнести на покупку иностранной валюты. И здесь могут быть зафиксированы следующие даты: получения работником аванса на командировочные расходы, покупки работником иностранной валюты, составления и утверждения авансового отчета. В целях налога на прибыль важно знать, на какую дату необходимо зафиксировать курс иностранной валюты.
Решение
Затраты организации по налогу на прибыль (или налогу при УСН) определяются исходя из истраченной суммы, которая подтверждается первичными документами на приобретение иностранной валюты. Дата осуществления командировочных расходов – это дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст.
272 НК РФ).
Довольно часто работник не может подтвердить курс покупки иностранной валюты в силу того, что отсутствует первичный документ или он утерян. На такой случай пригодится рекомендация Минфина России, приведенная в письме от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059. Сумму расходов в валюте предлагается сопоставить с подотчетной суммой в рублях, выданной в авансе по официальному курсу ЦБ РФ на дату выдачи подотчетной суммы (п. 10 ст.
272 НК РФ). Таким образом, если документ на покупку валюты отсутствует, организация пересчитывает произведенные работником затраты по курсу ЦБ РФ на дату, когда был выдан аванс. Но командировочные расходы, не упустите, учитываются на день утверждения авансового отчета.
Ситуация 4. Компания арендует квартиру для проживания командированных работников
Такая возможность достаточно привлекательна для организации, особенно во время кризиса. При частых командировках работников рациональней размещать в арендованных квартирах, чем в гостинице.
Решение
Безусловно, расходы на проживание, включая арендные платежи за арендуемые квартиры, учитываются в составе командировочных расходов. Однако в новом письме Минфина России от 15.01.2016 № 03-03-07/803 финансовое ведомство уточнило важный момент. Такие затраты организация вправе учитывать в расходах только в период проживания там командированных сотрудников.
А вот плата за аренду квартиры за то время, когда помещение не используется для проживания в ней командированных сотрудников, не может быть учтена в составе командировочных расходов.
В Минфине подчеркнули, что такие расходы допускается подтверждать документами, косвенно свидетельствующими о факте пребывания работников в командировке (командировочное удостоверение, проездные документы, договор аренды жилого помещения и др.).
Ситуация 5. Выплата суточных за нахождение в командировке
Решение
Суточные выплачиваются за каждый день нахождения работника в пути и в месте командировки. При этом не имеет значения время убытия/ прибытия – важен день.
Например, если время отъезда в место командирования – 23 часа 55 мин., то этот день — первый командировочный день сотрудника, за него необходимо начислить и выплатить суточные. Если время возвращения из командировки – 00 часов 10 мин., то день прибытия – последний день командировки и за него также выплачиваются суточные.
Важно, что суточные фактически не нуждаются в документальном подтверждении. На это еще раз указал Минфин России в своем письме от 11.12.2015 № 03-03-06/2/72711. Начисление суточных происходит, исходя из периода командировки, указанного в письменном приказе (распоряжении) руководителя.
Во избежание ненужных споров с налоговой не лишним будет оформить справку бухгалтера с произведенными расчетами.
Суточные включаются в состав командировочных расходов по налогу на прибыль без ограничения по сумме, но в пределах, указанных в локальных актах организации. Для уменьшения налоговой базы на такие расходы необходим авансовый отчет (вместо командировочного удостоверения, которое с 8 января 2015 года перестало быть обязательным документом при направлении работника в командировку).
В общем случае суточные не облагаются НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ) в пределах установленных НК РФ сумм: не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.
Если организация производит выплаты сверх этих сумм, то они облагаются НДФЛ в общем порядке. При этом в справке 2-НДФЛ суммы выплаченных суточных в пределах норм, указанных в п. 3 ст.
Совет
Напомним, что НДС по расходам на командировки принимаются к вычету у организаций, применяющих общую систему налогообложения при соблюдении ряда условий:
- командировочные расходы оплачены организацией или работником;
- имеется правильно оформленный счет-фактура.
- по расходам на проезд — проездной билет, маршрут/квитанция (контрольный купон) электронного билета, квитанция на оплату пользования легковым такси;
- по расходам на проживание — бланк строгой отчетности.
- служебная командировка
- командировочные расходы
- заграничная командировка
Командировка не состоялась. Как учесть расходы?
В каком случае можно учесть расходы на отмененную командировку
Возможность списать в расходы стоимость неиспользованных билетов или броней зависит от причины отмены командировки. Если причиной стали непреодолимые обстоятельства, например стихийные бедствия, эпидемия, закрытие транспортного сообщения, — расходы учесть можно. При отмене по вине сотрудника расходы принять нельзя.
Для отмены командировки нужно издать приказ руководителя, отменить брони и сдать билеты, утвердить авансовый отчет со всеми документами, подтверждающими расходы.
Оформляем приказ об отмене командировки
Закон не устанавливает, в каком порядке отменять командировку, какие оформлять документы. Поэтому работодатели могут предусмотреть порядок отмены поездок в локальном нормативном акте организации, например в положении о командировках.
Руководитель оформляет отмену командировки приказом в произвольной форме. Он должен отменять или переносить на другую дату прошлое распоряжение о служебной поездке. В приказе укажите:
- причины отмены командировки;
- фамилию, имя и отчество командированного сотрудника;
- место назначения командировки, которая была отменена;
- реквизиты отмененного приказа о направлении работника в командировку;
- порядок возврата неизрасходованных средств, а также порядок отмены брони гостиниц, возврата билетов.
В приказе перечислите все документы, которые стали основанием для отмены командировки. Например, если из организации, куда направлялся сотрудник, пришло письмо о том, что в его приезде нет необходимости, — приведите реквизиты этого письма. Еще примеры — листок нетрудоспособности сотрудника, если поездку отменили по причине его болезни, свидетельство о смерти родственника и т.д.
Копии документов должны быть приложены к приказу.
Подписать приказ об отмене командировки должен руководитель организации. Ознакомьте с ним всех сотрудников, которые перечислены в приказе.
Если сотрудник работает дистанционно или уже находится в месте командировки, можно:
- отправить ему скан или фото приказа по электронной почте;
- попросить работника составить расписку об ознакомлении с приказом.
Оригинал он подпишет, как только это будет возможно.
Отменяем бронь отеля и покупку билета
Отменять бронь и сдавать билеты должен тот, кто их покупал. Это может быть компания или командированный сотрудник.
Если сотрудник покупал билеты и бронировал отель на свои деньги, нужно компенсировать ему неустойки и невозвратные тарифы (ст. 168 ТК РФ). НДФЛ и взносы на эту сумму не начисляются (п.
1 ст. 217 НК РФ).
Если сотрудники не воспользовались билетами, не жили в гостинице, входной НДС со стоимости проезда и проживания к вычету не принимайте. Услуги фактически не оказаны, расходы на учет не приняты. Право на вычет НДС не возникает (абз.
2 п. 1 ст. 172 НК РФ, письмо ФНС РФ от 25.04.2014 № ГД-4-3/8194).
Автоматизируйте оформление командировок: быстрый поиск недорогих билетов, отелей и квартир. Закрывающие документы с автозагрузкой в 1С
Сбор посредника.Сбор посредника при отмене брони может быть уменьшен или отменен по условиям договора. На разницу между первоначальной и скорректированной суммами сбора посредник выставит организации корректировочный счет-фактуру (п. 3 ст.
168 НК РФ). Когда получите корректировочный счет-фактуру, восстановите принятый ранее к вычету НДС по сбору в бухучете и зарегистрируйте корректировочный счет-фактуру в книге продаж (пп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ, п. 14 Правил ведения книги продаж, утв.
Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).
Дополнительный сервисный сбор за возврат.Бывает, что за отмену брони удерживают дополнительный сервисный сбор. Например, при возврате билета, который куплен через электронные сервисы. Примите к вычету НДС с дополнительного сервисного сбора на общих основаниях (п. 3 ст.
168 НК РФ).
Дальнейшие действия зависят от тарифа, по которому сделана бронь или приобретен билет.
Отмена по возвратному тарифу
Стоимость билета или отеля с возвратным тарифом рассматривайте как предоплату. Когда сдадите билет и заберете деньги, у компании не возникнет доход. Поэтому цену возвращенного билета не нужно учитывать в целях налогообложения (п. 1 ст.
41, п. 1 ч. 2 ст. 247 НК РФ).
Отмена по невозвратному тарифу и штрафы
Деньги за билет могут не вернуть совсем или удержать штраф. Разницу между ценой покупки и суммой возврата можно списать во внереализационные расходы (пп. 13 п. 1 ст.
265 НК РФ). Для этого затраты должны быть подтверждены документами и связаны с деятельностью компании (письма Минфина РФ от 18.05.2018 № 03-03-07/33766, от 08.09.2017 № 03-03-06/1/57890).
Расход на невозвратный билет можно подтвердить билетом, в котором прописан тариф. Подтверждение брони отеля вы получите на почту, там тоже указан тариф. Штраф за возврат подтверждается чеком с суммой удержания.
Учитываем расходы на визу — для заграничных поездок
Минфин рекомендует ориентироваться на причины отмены командировки. Они должны быть объективны и связаны с деятельностью компании: болезнь сотрудника, письменная просьба о переносе от принимающих лиц, пандемия и т.п. Тогда расходы можно учесть в составе внереализационных.
Стоимость визы не нужно облагать НДФЛ и взносами (письма Минфина РФ от 18.05.2018 № 03-03-07/33766, Минтруда РФ от 27.11.2014 № 17-3/В-572).
Легкий расчет зарплаты и командировочных, быстрое начисление больничных и отпускных
Утверждаем авансовый отчет и учитываем расходы на командировку
В случае отмены командировки сотрудник должен вернуть аванс на служебную поездку, если деньги он уже получил. Возврат подотчетной суммы оформляют в зависимости от того, были ли расходы до приказа об отмене командировки.
Расходов не было.Сотрудник просто сдает деньги по приходному кассовому ордеру в кассу или перечисляет на расчетный счет работодателя в банке. В ордере в качестве основания укажите приказ об отмене командировки.
Сотрудник израсходовал часть аванса.Сотрудник закупил что-то для командировки, например планшет для презентации. В этом случае поменяйте назначение произведенных расходов.
Сделать это можно в приказе об отмене командировки или в отдельном документе. Надо зафиксировать, что планшет для презентации будут использовать в организации, а не в командировке.
Затем сотрудник составляет авансовый отчет, к которому прикладывает документы. Срок сдачи отчета и возврата неизрасходованных подотчетных средств определите в приказе об отмене командировки.
С Контур.Тревел сотрудники сами заполнят авансовые отчеты, а дальше они автоматически появятся в 1С вместе с билетами
Остаток не потраченных денег сдает в кассу или перечисляет на расчетный счет. Бухгалтер отразит расход сотрудника уже не как командировочные расходы, а по назначению согласно новому приказу.
Если сотрудник в установленный срок не вернет выданную под отчет сумму, то работодатель имеет право удержать эту сумму из его зарплаты. Такое решение работодатель принимает не позднее одного месяца со дня окончания срока, который установлен для возврата задолженности. Но при одном условии: если сотрудник не оспаривает основание и размер удержаний (ст.
137 ТК РФ).
Расходы по налогу на прибыль можно признать только после издания приказа руководителя об отмене командировки, возврата билетов (отмены броней) и сдачи авансового отчета (п. 1, пп. 5 п. 7 ст.
272 НК РФ).
В бухучете расходы отразите проводками:
Пример.ООО «Альфа» запланировало командировку своего сотрудника Петрова в Сербию. Заранее были куплены авиабилеты — 20 000 рублей.
Их компания оплатила с расчетного счета.
На командировочные расходы Петрову было выдано из кассы 18 000 рублей.
Бухгалтер сделал проводки:
| Проводка | Операция |
|---|---|
| Дт 76 (60) Кт 51 | 20 000 рублей — оплачена стоимость билетов |
| Дебет 50-3 Кредит 76 (60) | 20 000 рублей — получены авиабилеты |
| Дебет 71 Кредит 50-1 | 18 000 рублей — выданы деньги сотруднику |
В день вылета клиент отказывается от сделки. Командировка отменяется. Петров возвращает деньги.
Авиабилеты сданы, агентство вернуло их стоимость — 17 000 рублей и удержало неустойку — 3 000 рублей.
| Проводка | Операция |
|---|---|
| Дт 50-1 Кт 71 | 20 000 рублей — возвращена неизрасходованная подотчетная сумма |
| Дебет 76(60) Кредит 50-3 | 17 000 рублей — возвращены билеты |
| Дебет 51 Кредит 76 (60) | 17 000 рублей — получена стоимость билетов |
| Дебет 91-2 Кредит 76 | 3 000 рублей — сумма неустойки за возврат билетов отнесена на прочие расходы |
В налоговом учете удержанная неустойка — 3 000 рублей — была принята для целей налогообложения прибыли.
Если сотрудник задержался в командировке
Если сотрудник находится в командировке, но вовремя не может вернуться из нее по объективным причинам — нелетная погода, наводнение, карантин, компания должна возместить работнику:
- суточные;
- расходы на проживание.
Эти затраты будут уменьшать налогооблагаемую прибыль (пп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ). В бухгалтерском учете их отражают как прочие расходы (п.
13 ПБУ 10/99). Задержка командированного сотрудника в пути может быть подтверждена справкой перевозчика (авиакомпании, железной дороги и т.п.), справкой МЧС и т.п.
Иногда сложно получить документы, подтверждающие факт чрезвычайного обстоятельства. Проще издать приказ о продлении командировки. Тогда можно списать затраты как обычные командировочные расходы.
Советуем попросить партнера, к которому направлен сотрудник, поставить в командировочном удостоверении отметки о выбытии тем днем, когда работник реально будет выезжать из места командировки. То есть в дни командировки будут включены и дни форс-мажора. Если по каким-либо причинам отметку поставить нельзя, можно обосновать расходы только приказом о продлении и билетами.
Однако в этом случае возможны разногласия при проверке с налоговой инспекцией.
Мобилизация сотрудника: что делать работодателю, если военкомат прислал повестку
21 сентября в России объявили частичную мобилизацию. Рассказываем, что делать, если сотруднику пришла повестка из военкомата, остается ли за ним рабочее место и как правильно оформить время отсутствия в табеле учета рабочего времени. Будем актуализировать текст по мере выхода новых разъяснений и законов.
Какие сотрудники попадают под частичную мобилизацию
Призыв на военную службу по мобилизации регулирует Федеральный закон от 26.02.97 № 31-ФЗ «О мобилизационной подготовке и мобилизации в Российской Федерации». На военную службу в условиях мобилизации отправляют тех, кто пребывает в запасе и не имеет право на отсрочку от военной службы по мобилизации (п. 2 ст. 17 Федерального закона от 26.02.97 № 31-ФЗ).
Порядок призыва и отсрочка по частичной мобилизации правовыми актами четко не обозначены. В ближайшее время их должно определить Правительство РФ.
В Указе президента от 21.09.2022 № 647 категории призывников не определены. Согласно официальной позиции президента и министра обороны это граждане, которые состоят в запасе и проходили службу в Вооруженных Силах РФ, имеют определенные военно-учетные специальности и боевой опыт.
Что делать, если в организацию пришла повестка из военкомата
Если военкомат прислал повестку, работодатель должен:
- Уведомить работника. А именно: вручить повестку сотруднику под подпись. Как правило, сделать это нужно, не позже, чем за три дня до явки призывника в военкомат (Постановление Правительства РФ от 11.11.2006 N 663).
- Расписаться в отрывной части уведомления и отправить ее в военкомат.
Если сотрудник отказывается подписывать ее, работодателю нужно составить об этом соответствующий акт. Иначе военкомат может подумать, что компания не уведомила сотрудника или сделала это не в установленный срок и присудит административный штраф от 1 000 до 3 000 рублей.
Может ли работодатель предоставить сотруднику отсрочку
Да. Такая отсрочка называется бронированием. Работодатель может пользоваться ей, чтобы обеспечить бесперебойную работу организации в случае мобилизации и в военное время (ст. 23 Федерального закона от 26.02.1997 № 31-ФЗ).
Но чтобы забронировать своих работников, организация должна иметь на это право. В свободном доступе списка таких организаций нет.
Чтобы забронировать своих сотрудников, работодателю нужно:
- Запросить сведения в комиссии по бронированию или военном комиссариате. Они предоставят список, в котором укажут сколько сотрудников и каких должностей можно забронировать. Назначить ответственного за бронирование и согласовать его с военкоматом. Издать об этом приказ.
- Разработать или дополнить существующий план по ведению воинского учета и бронированию граждан запаса. Согласовать его с военкоматом (п. 37, гл. 3 Методических Рекомендаций от 11.07.2017).
Подробные инструкции по бронированию конкретному работодателю выдает военкомат.
Особенности ведения воинского учета забронированных сотрудников
Воинский учет забронированных сотрудников ведут по другим правилам (п. 16 Положения о воинском учете, утв. Постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719, п. 14 гл. 1 Методических Рекомендаций от 11.07.2017).
Забронированных граждан нужно снять с общего учета и поставить на специальный.
Можно ли отправлять сотрудника в запасе в период частичной мобилизации в командировку и отпуск
Обязанности отменить отпуск военнообязанного сотрудника у работодателя нет. Закон о мобилизации запрещает покидать место жительства тем, кто стоит на воинском учете без согласования с комиссариатом (ст. 21 Федерального Закона от 26.02.1997 № 31-ФЗ).
Однако председатель Госдумы Вячеслав Володин 29 сентября в своем телеграм-канале уточнил, что по разъяснению Минобороны РФ, так как мобилизация частичная, норма статьи 21 закона 31-ФЗ не применяется. В связи с чем передвижение граждан, состоящих на воинском учёте, не требует разрешения военных комиссариатов.
Отпуска предоставляются по установленному графику. Он обязателен и для работника, и работодателя. Предоставлять сотруднику отпуск по графику и возможность воспользоваться предоставленным ему правом на отдых — обязанность работодателя.
Покидать место жительство или нет — зона ответственности военнообязанного.
С командировками всё намного проще. Их можно отменить без согласования с работниками. Работодателю нужно издать приказ, в нем прописать, почему отменяется командировка, и ознакомить с ним работника хотя бы за день до даты отъезда.
Если работодателю всё же нужно отправить сотрудника в командировку, то он должен отправить запрос в военный комиссариат и получить от него разрешение.
Как оформить отсутствие работника во время медкомиссии
Каждый призывник перед службой проходит медкомиссию. В этот день работодатель обязан освободить сотрудника от работы и сохранить за ним средний заработок (ст. 170 ТК РФ).
- Издайте приказ о том, что работник проходит медкомиссию.
- В табеле учета поставьте собственный буквенный код или поставьте «Г» — исполнение государственных или общественных обязанностей.
Как оформить отсутствие сотрудника во время частичной мобилизации
Если сотрудник годен, то после медобследования ему выдадут очередную повестку с причиной и датой призыва. С сентября 2024 года правительство постановило сохранять рабочие места за мобилизованными. А это значит, что уволить мобилизованного сотрудника нельзя.
Однако, если работник сам принимает решение расторгнуть трудовые отношения, то работодатель не вправе ему отказать.
- Заключите с сотрудником допсоглашение о приостановке действия трудового договора.
- Издайте приказ о приостановке действия трудового договора.
- Закрепите приказом код для обозначения в табеле приостановки трудового договора. Таким кодом может быть, например, «ПД», или любое другое буквенное обозначение, которое не использовали раньше.
- Отмечайте в табеле учета рабочего времени приостановление трудового договора закрепленным кодом.
- В карточке № 10, раздел «Дополнительные сведения», укажите, что сотрудник призван на службу в рамках частичной мобилизации и сделайте пометку, что сохранили за ним рабочее место.
Обратите внимание, на время отсутствия мобилизованных сотрудников работодатель может принимать на их должность других лиц по срочным трудовым договорам в общем порядке.
Работодатель должен выдать призванному сотруднику зарплату в полном объеме и другие положенные ему выплаты. А еще оставить за ним все социально-трудовые гарантии: дополнительное страхование, негосударственное пенсионное обеспечение и др. Все время, которое сотрудник будет находиться на службе, входит в его трудовой стаж и стаж работы по специальности (ст.
351.7 ТК РФ).
Сотрудник, который возвращается после призыва, должен оповестить работодателя об этом за три рабочих дня. Действие трудового договора возобновится в день выхода на работу. В течение шести месяцев после возобновления трудового договора такой сотрудник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск в любое удобное для него время (ст.
351.7 ТК РФ).
Что делать, если уволили мобилизованного сотрудника
Сотрудники, которых уволили с 24 февраля по 21 сентября, и в этот период они заключили контракт о военной службе или добровольном содействии ВС РФ, могут восстановиться на прежнюю должность. Эта гарантия действует в течение трёх месяцев после окончания контракта или завершения военной службы по мобилизации.
Если работодатель не может предоставить должность, которую сотрудник занимал до увольнения, то должен предложить ему другую работу другую работу, которая не противопоказана по состоянию здоровья (Федеральный закон от 07.10.2022 N 379-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»).
Какие отчеты сдавать кадровику, если сотрудника призвали на медосмотр и мобилизацию
- РСВ, 4-ФСС, СЗВ-М. Так как во время службы и медосвидетельствования трудовой договор не расторгают, сотрудник числится среди застрахованных лиц.
- СЗВ-СТАЖ. В период медосвидетельствования, прохождения призывной комиссии и военных сборов нужно внести изменения, если сотрудник имеет право на досрочную пенсию. Для этого работодателю нужно отразить период по коду «ОБЩЕСТ». Что делать с этим отчетом при частичной мобилизации, пока неясно. Надеемся, что ПФР в ближайшее время опубликует пояснения.
- В СЗВ-ТДнужно указать данные о приостановке и возобновлении трудового договора (Федеральный закон 07.10.2022 N 379-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»).
Автоматизация большинства кадровых бизнес-процессов, регламентированная отчетность, гибкая настройка внутренней аналитики.
Автоматизация большинства кадровых бизнес-процессов, регламентированная отчетность, гибкая настройка внутренней аналитики.