Директор, являясь единоличным исполнительным органом, без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы и совершает сделки, выдает доверенности на право представительства от имени общества, в том числе доверенности с правом передоверия (пп. 1, 2 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»). В качестве единоличного исполнительного органа общества может выступать только физическое лицо, за исключением случая, предусмотренного ст.
42 Закона N 14-ФЗ.
Единоличный исполнительный орган акционерного общества (директор, генеральный директор) без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы, совершает сделки от имени общества, утверждает штаты, издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками общества (абз. 3 п. 2 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).
Деятельность наемного работника в должности директора регулируется гл. 43 ТК РФ. Следовательно, на директора распространяются все нормы трудового законодательства, в частности, об отпуске, об оплате периода временной нетрудоспособности.
Директор — физическое лицо, с которым заключен трудовой договор, предусматривающий в том числе право работника на отдых. Соответственно, это лицо, находясь в отпуске, не выполняет свои трудовые обязанности и с точки зрения трудового законодательства не вправе подписывать договоры, издавать приказы и распоряжения, так как все это является частью трудовых обязанностей директора.
Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 114 ТК РФ).
Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).
Приказ о предоставлении себе отпуска должен подписать сам директор (Письмо Роструда от 11.03.2009 N 1143-ТЗ).
Таким образом, на время ежегодного оплачиваемого отпуска директора следует назначить исполняющего его обязанности вне зависимости от численности (штата) организации.
Продолжительность рабочей недели не может быть больше, а продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска меньше, чем установленные ТК РФ (ст. 305 ТК РФ).
Директор, являясь должностным лицом, может быть привлечен к административной ответственности за нарушения законодательства, как в отношении работников организации, так и в отношении себя. Несоблюдение требований об отпусках, установленных ТК РФ, влечет административную ответственность (ч. 1 ст.
5.27 КоАП РФ).
Вместе с тем следует учитывать, что при рассмотрении гражданско-правовых споров суды допускают оформление документов директором, находящимся в отпуске.
Так, суды указывают, что, поскольку доказательств прекращения полномочий генерального директора либо его переизбрания не представлено, его отсутствие, связанное с нахождением в отпуске или по болезни, не указывает на то, что полномочия директора прерывались (Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 29.01.2019 N Ф10-5766/2018 по делу N А35-8845/2017).
Также доводы о том, что генеральный директор не мог исполнять свои функции в связи с нахождением в отпуске, нельзя признать состоятельными, поскольку в период отпуска лицо не утрачивает статус генерального директора и возможность совершения действий в рамках своих должностных полномочий (Постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 04.10.2017 N Ф02-3903/2017 по делу N А33-8809/2016).
А согласно позиции Государственной инспекции труда в г. Москве, если речь идет о текущих приказах, издание которых вряд ли может повлечь негативные последствия (например, об утверждении различных положений, переводе, приеме на работу и т.п.), то подписать их директор может и во время своего отпуска или болезни. Если же речь идет о финансовых документах, а равно о документах, которые могут привлечь внимание налоговой службы или несут потенциальную возможность возникновения споров (например, об увольнении, направлении в командировку, премировании), то перед подписанием таких документов необходимо официально оформить выход директора на работу (Письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 20.08.2020 N 77/7-30028-20-ОБ/10-33260-ОБ/18-1193).
Гендиректор в отпуске: правовые последствия
Генеральный директор тоже человек и периодически имеет право уходить в отпуск. На этот период не стоит оставлять компанию обезглавленной, разумнее передать полномочия руководителя другому сотруднику. В данной подборке рассказано, как это правильно сделать. Поступить так целесообразно еще и потому, что нахождение гендиректора в отпуске не является поводом остановить проверку, продлить официальный срок и так далее.
Это проиллюстрировано на примерах из судебной практики. Но если гендиректор все же хочет сохранить бразды правления и в отпуске, то в начале подборки он найдет объяснение, почему имеет на это полное право.
Гендиректор может работать и в отпуске, если захочет
Как правило, если гендиректор уходит в отпуск, то чтобы именно отдыхать, а не работать. Поэтому он временно делегирует полномочия своему заместителю или другому сотруднику. Вместе с тем возможны ситуации, когда руководитель захочет работать и в отпуске. Скажем, у него будет время заниматься рабочими делами, а доверять компанию никому другому он не хочет даже на пару недель.
Тогда возникает вопрос: имеет ли гендиректор право работать в отпуске? Будет ли он вправе дистанционно раздавать указания подчиненным, и будут ли иметь юридическую силу документы, подписанные им во время ежегодного отпуска? В Трудовом кодексе написано, что ежегодный отпуск — это один из видов времени отдыха, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению (ст.
106, 107, 114).
Казалось бы, исполнение трудовых обязанностей этой нормой исключено, но это не так. Термин «свободен» означает освобожден. От чего освобожден? Очевидно, что от обязанности, поскольку невозможно быть освобожденным от прав, их обычно лишают, но это не тот случай.
Значит, любой работник, в том числе гендиректор, не обязан работать в отпуске и принудить его к этому собственники компании не могут. Дальше в указанной норме написано, что время отпуска сотрудник может использовать по своему усмотрению. Можно ли распространить свое усмотрение на работу? Почему нет?
Ведь запрета на работу в отпуске в данной норме не содержится. А ведь мог бы. Например, выходные дни и нерабочие праздничные дни тоже являются видом отдыха, но в отношении них в кодексе прямо написано, что трудиться в эти дни запрещается. Привлечь сотрудника к работе в это время них можно только с его письменного согласия и только в случае необходимости выполнения непредвиденных работ (ст.
113).
Вывод: работать во время отпуска гендиректору можно.
Еще один аргумент в пользу этого: работать в период освобождения от службы на определенный срок для отдыха — это все равно что работать во время обеденного перерыва. Он тоже является видом отдыха, в его отношении кодекс также не содержит запрета работать (ст. 108).
Едва ли можно себе представить, чтобы кто-то потребует признать ничтожным документ, подписанный директором во время обеда. Нонсенс. С отпуском ситуация выходит аналогичная.
Аргумент третий: данный вывод подтверждают суды. По их мнению, запрет на исполнение работником своих должностных обязанностей во время его нахождения в очередном отпуске, действующим законодательством не предусмотрен (Постановление ФАС Московского округа от 24.05.2010 № КА-А41/5089-10, Определение Санкт-Петербургского городского суда от 02.05.2012 № 33-6076/2012, Апелляционное определение Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 14.01.2015 № 33-4778/2014). Более того, судьи полагают, что на время нахождения в отпуске полномочия за гендиректором сохраняются даже при назначении исполняющего обязанности. Поэтому подписание сделки руководителем в этот период не является основанием для признания ее недействительной (постановления Арбитражных судов Московского округа от 04.10.2017 № Ф05-12743/2017, Поволжского округа от 14.01.2010 № А12-6003/2009, Северо-Кавказского округа от 12.01.2010 № А32-408/2009).
Резюме: факт нахождения в отпуске руководителя общества не лишает его прав и полномочий выступать от имени общества, представлять его интересы во всех вопросах, которые определены законом. Любые документы, подписанные от имени общества руководителем, обладают полной юридической силой. Но если он все же хочет делегировать свои полномочия.
Передача полномочий гендиректора оформляется приказом
Руководитель ООО, уходя в отпуск, издал приказ «О временном исполнении обязанностей», возложив свои обязанности на другого сотрудника. Один из двух участников общества, имеющий долю в уставном капитале 50 процентов, не согласился с приказом. По его мнению, компетенция назначать руководителя, как постоянного, так и временного, принадлежит только общему собранию участников общества.
Об этом сказано в ст. 40 Закона об ООО. Мотивируя таким образом, учредитель потребовал в суде признать упомянутый приказ недействительным.
Однако суд отказал. Арбитры дали понять, что никто не оспаривает право общего собрания участников назначать единоличный исполнительный орган. В то же время полномочия назначать временного заместителя могут быть предоставлены гендиректору уставом ООО. В данном случае в уставе общества прописано, что в полномочия генерального директора общества включаются в том числе издание приказов о назначении на должности работников общества, об их переводе и увольнении.
Таким образом, уставом предусмотрено, что на период своего временного отсутствия (в том числе на период отпуска) гендиректор назначает временно исполняющего обязанности. Такое назначение оформляется приказом. Следовательно, издав оспоренный приказ, гендиректор действовал в пределах своей компетенции и правомерно наделил другого работника правом осуществлять полномочия единоличного исполнительного органа общества.
Данное решение не нарушает требований закона об ООО. Постановление ФАС Поволжского округа от 02.07.2013 № А12-25625/2012Примечание редакции:Однако одного приказа для делегирования всех полномочий руководителя будет мало. Он дает исполняющему обязанности гендиректора только трудовые права начальника. Для совершения же сделок еще требуется доверенность.
Это подчеркивается в судебной практике: судьи пишут, что из содержания приказа, согласно которому директор возложил обязанности гендиректора на исполняющего обязанности директора, не следует, что последний был наделен полномочиями на совершение сделок от имени общества (Постановление Арбитражного суда Центрального отпуска от 02.02.2015 № Ф10-4918/14).
Передача полномочий оформляется еще и доверенностью
Гендиректор ОАО выдал другому сотруднику нотариальную доверенность на исполнение своих полномочий, включая право подписывать от имени общества бухгалтерские и иные отчетные документы, предусмотренные действующим законодательством. Акционеры обратились в суд с иском о признании этой доверенности недействительной. Они сослались на то, что она как односторонняя сделка, совершенная обществом, является недействительной на основаниях, указанных в ст. 173, 174 ГК РФ, так как была совершена без согласия органов юрлица и в ущерб интересам общества. Также имели место обстоятельства, которые свидетельствовали о недобросовестных совместных действиях представителя и гендиректора в ущерб интересам общества.
Однако суд отказал в удовлетворении иска, решив, что выдача доверенности неуполномоченным лицом не доказана, равно как и нарушение прав акционеров выдачей спорной доверенности. Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 15.01.2018 № Ф10-5609/2017
Примечание редакции:Справедливости ради заметим, что у судов нет единого мнения о том, вправе ли гендиректор выдавать доверенность исполняющему обязанности, не получив на это разрешения от общего собрание участников или акционеров. Некоторые судьи все же считают, что такое разрешение необходимо и без него доверенность недействительна (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 17.01.2019 № Ф05-22748/2018).
Во избежание разногласий в уставе общества нужно прописать, кто именно наделен полномочиями назначать исполняющего обязанности гендиректора на время его очередного отпуска — гендиректор или общее собрание участников (акционеров).
Нахождение гендиректора в отпуске — не повод не пускать проверяющих в офис
В компанию с внеплановой выездной проверкой наведались представители Росаккредитации. Организация являлась испытательной лабораторией, и в отношении нее данный госорган был уполномочен проводить контрольные мероприятия. Однако сотрудники фирмы отказались пропустить должностных лиц ведомства на свою территорию, перекрыли им доступ к помещениям и не дали ознакомиться с требуемыми документами. Свои действия мотивировали тем, что генеральный директор находится в отпуске. В его отсутствие никто другой не уполномочен представлять интересы организации при проведении проверки.
Проверяющие не согласились с такой аргументацией и составили в отношении организации протокол по ч. 2 ст. 19.4.1 КоАП РФ за воспрепятствование проверке. Судья назначила штраф 30 тыс. рублей. Компания его оспорила, но безуспешно. Суды отвергли довод об отпуске директора, указав, что в нарушение требований ч. 5 ст.
12 закона № 294-ФЗ компания не исполнила возложенные на нее обязанности и не предоставила должностным лицам контролирующего органа возможности провести проверку. Постановление Московского городского суда от 11.03.2019 № 4а-363/2019Примечание редакции:Суды солидарны в этом и подчеркивают — главное, чтобы компания была своевременно и надлежащим образом предупреждена о дате, времени и месте проведения проверки. В таком случае она обязана обеспечить возможность для ее проведения, в том числе позаботиться, чтобы на месте присутствовал либо руководитель, либо любое другое уполномоченное им лицо (постановления Самарского областного суда от 05.06.2017 № 4а-529/2017, Московского городского суда от 19.09.08.2014 № 4-а-409/2014).
Нахождение гендиректора в отпуске — не повод для продления срока на обжалование
Непосредственно гендиректору компании как должностному лицу выписали штраф по ст. 15.19 КоАП РФ за нарушение требований законодательства, касающихся представления и раскрытия информации на финансовых рынках. Со дня вручения или получения копии постановления у него было 10 суток для обжалования (30.3 кодекса). Однако он пропустил этот срок и подал жалобу позже.
Одновременно его защитник, который направил жалобу в суд, попросил признать уважительной причину пропуска срока — гендиректор и защитник находились в отпусках. Судьи отказали. Они решили, что нахождение в отпусках не свидетельствует о невозможности своевременной реализации привлекаемым к административной ответственности лицом права на обжалование постановления по делу об административном правонарушении.
Иные доказательства, подтверждающие уважительность причин пропуска предусмотренного законом срока обжалования, отсутствуют. Таким образом, объективных препятствий для своевременной подачи жалобы у гендиректора не имелось. Постановление Верховного Суда РФ от 06.03.2019 № 78-АД19-3Примечание редакции:Это типичная позиция судей. Отпуск гендиректора уважительной причиной пропуска срока они не признают.
В частности, потому, что такая позиция изложена в п. 10 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 11.12.2012 № 29 (постановления Арбитражных судов Московского округа от 28.02.2018 № Ф05-2450/2018, Поволжского округа от 23.09.2015 № Ф06-580/2015, Восточно-Сибирского округа от 31.08.2011 № А78-7255/2010).
Нахождение гендиректора в отпуске — не повод для отсрочки исполнения предписания
Федеральная служба по финансовым рынкам выписала компании штраф 500 тыс. рублей за неисполнение ранее выданного предписания. Считая указанное постановление незаконным, общество обратилось в арбитражный суд. В качестве одного из аргументов в пользу его отмены компания указала на то, что исполнить предписание в срок было невозможно в связи с отсутствием генерального директора — в тот период он находился в отпуске. Суд отклонил этот аргумент, так как данное обстоятельство представляет для общества внутренний организационный характер.
В то же время сработал другой довод: административный орган допустил существенное нарушение порядка и процедуры привлечения общества к ответственности — по итогам рассмотрения дела объявил только резолютивную часть постановления, а в полном объеме изготовил его два дня спустя и еще через пять дней направил постановление обществу. Это является нарушением ч. 1 ст. 29.11 КоАП РФ, в силу которой постановление объявляется немедленно по окончании рассмотрения дела. Нормы кодекса не предусматривают возможности оглашения только резолютивной части постановления и в дальнейшем его изготовления в полном объеме.
Данный вывод соответствует правовой позиции, изложенной в п. 29 Постановления Пленума ВС РФ от 24.03.2005 № 5. Следовательно, такое процессуальное действие, как «объявление резолютивной части постановления» и «изготовление постановления в полном объеме» является существенным и неустранимым нарушением, приводящим к невозможности определить точную дату вынесения постановления. В соответствии с пунктом 4 ч. 1 ст. 30.7 КоАП РФ это служит основанием для отмены постановления по делу. Постановление ФАС Московского округа от 12.05.2014 № Ф05-2992/14
Нахождение гендиректора в отпуске — повод для отмены протокола и постановления
ФМС оштрафовала компанию на 400 тыс. рублей за нарушение миграционных норм (ч. 4 ст. 18.9 КоАП РФ).
Организация обратилась в суд с требованием признать постановление незаконным и отменить его, поскольку в день составления протокола гендиректор находился в отпуске. Компания направила в ФМС сообщение об этом, дополнительно пояснив, что доверенности он никому не оставил. Но чиновники проигнорировали это сообщение.
Судьи поддержали компанию и отменили штраф, решив, что процедура привлечения к ответственности была нарушена, так как протокол составлен в отсутствие законного представителя общества. В качестве обоснования судьи сослались на положения ст. 28.2 КоАП РФ, предполагающей участие законного представителя юрлица при составлении протокола, а также п. 24 Постановления Пленума ВАС РФ от 02.06.2004 № 10, предписывающего госорганам принимать достаточные меры для извещения лица, в отношении которого возбуждено дело об административном правонарушении, либо его законного представителя о составлении протокола в целях обеспечения возможности воспользоваться правами, предусмотренными ст.
28.2 КоАП РФ. Арбитры подчеркнули, что поскольку гендиректор общества ввиду нахождения в отпуске не был извещен о составлении протокола, у него отсутствовала возможность выдать доверенность на представление интересов компании какому-либо другому сотруднику компании. Постановление ФАС Московского округа от 20.04.2011 № КА-А40/3167-11Примечание редакции:Данное решение вынесено до выпуска упомянутого в примечании к одному из предыдущих обзоров Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 11.12.2012 № 29, которое назвало отпуск гендиректора сугубо организационной проблемой самой компании.
Возможно, поэтому в данном деле судьи еще встали на сторону компании. Хотя есть еще один аргумент, имеющий значение: Постановление ФАС Московского округа касается КоАП РФ, в то время как в Постановлении Пленума Верховного Суда РФ разъясняются нормы АПК РФ. [/box]
Гендиректора нельзя уволить, пока он находится в отпуске
В период пребывания руководителя организации в отпуске или его временной нетрудоспособности трудовой договор с ним не может быть расторгнут по п. 2 ст. 278 ТК РФ (в связи с принятием уполномоченным органом юридического лица либо собственником имущества организации, либо уполномоченным собственником лицом (органом) решения о досрочном прекращении трудового договора). Обоснование: увольнение руководителя организации в связи с принятием уполномоченным органом юрлица либо собственником имущества организации, либо уполномоченным собственником лицом (органом) решения о досрочном прекращении трудового договора по существу является увольнением по инициативе работодателя. Статья 3 кодекса запрещает ограничивать кого-либо в трудовых правах и свободах в зависимости от должностного положения.
Глава 43 Трудового кодекса, регулирующая особенности труда руководителя организации, не содержит норм, лишающих его гарантии, установленной ч. 3 ст. 81 ТК РФ, в виде общего запрета на увольнение работника по инициативе работодателя в период временной нетрудоспособности и в период пребывания в отпуске (кроме случая ликвидации организации либо прекращения деятельности работодателем-физлицом). Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2«О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» Примечание редакции:Данная позиция была процитирована в письме Роструда от 05.09.2006 № 1333-6.
Как правильно указывать должность сотрудника, замещающего гендиректора
В пункте 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2016 рассказано, как руководители должны подписывать документы. Не оставили без внимания и лиц, замещающих гендиректоров на время их нахождения в отпуске. При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).
ПримерИ.О. генерального директора______ Подпись______ И.О. Фамилияили Исполняющий обязанности
генерального директора_____ Подпись_____ И.О. ФамилияНе допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности «Генеральный директор», если документ подписывает иное должностное лицо. При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. «ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»(Утвержден Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст)
Служебное задание защитит расходы перед ФНС и станет доказательством в суде
Служебное задание для командировки в 2024 году оформлять не нужно. Обязательно оно, если это предусмотрено локальным нормативным актом у конкретного работодателя. Действительно ли без этого документа можно обойтись или он все-таки пригодится?
Разберемся, когда служебное задание спасет организацию от претензий ФНС и проигрыша в суде.
Что говорит законодательство
Итак, с января 2015 года, то есть, уже 7 лет, оформлять в обязательном порядке для командировки нужно только приказ. Основание — Постановление Правительства от 29.12.2014 № 1595, скорректировавшее Положение о командировках. Работодатель на основании ч. 1 ст.
8, абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК, вправе предусмотреть в локальных нормативных актах (ЛНА) требование об обязательном оформлении командировочных документов, в том числе и служебного задания. В силу положений ТК, ЛНА обязательны к применению.
Можно использовать самостоятельно разработанные формы, либо взять унифицированные № Т-10 и № Т-10а. Если используете свои — их форма должна быть также утверждена ЛНА. Казалось бы, долой лишние документы — у сотрудников и бухгалтера и так много работы, зачем оформлять еще какую-то лишнюю бумажку?
На практике же она может сыграть важную роль.
Вести учет командировок просто в онлайн-сервисе Smartway : от брони отеля и покупки билета до загрузки авансового отчета в 1С, все это и многое другое умеет Smartway. Запишитесь на демонстрацию
Директор не смог доказать, что ездил в командировки. ФНС верит только документам
Налоговики вправе запросить командировочные документы для обоснования расходов. Речь не только о суточных или покупке материалов для проведения работ в месте командировки. Иногда сам факт того, что командировка состоялась, приходится доказывать проверяющим. В деле № А57-35275/2020 компании доначислили налоги, ее обвинили в фиктивном документообороте с контрагентами и занижении налогооблагаемой базы. Всего доначислили 3,5 млн рублейНДС, а также насчитали 1,3 млн рублейпени и 43 тысячи рублейштрафа.
Возможно части этих доначислений удалось бы избежать, если бы компания доказала, что сотрудники (точнее — директор) действительно ездил в командировкив тот самый проверяемый период. Налоговики запросили документы, которые подтверждали командировки, но компания их предоставить не смогла. Объяснила просто — директор в поездках находился лично, денег себе не выдавал, приказы не оформлял, служебные задания тоже, авансовые отчеты не составлял.
Разумеется, это вызвало серьезные сомнения в том, что такие командировки вообще имели место быть, а также, что связанные с ними расходы — реальны.
Организовать рабочие поездки, сохраняя необходимые подтверждающие документы, быстро согласовывать командировки сотрудников и получать подробную аналитику и отчетность руководителю поможет Smartway . Среди наших клиентов Модульбанк, Деловые линии, SOKOLOV, Forbes и другие крупные компании.
Вывод тут можно сделать такой: подтвердить расходы можно разными документами, в том числе “нестандартными”. К примеру, в том же служебном задании была бы четко расписана цель командировки, проделанные работы, проведенные переговоры, результат поездки. Тут можно провести аналогию с тем, как происходит работа между компаниями и самозанятыми исполнителями. Закон четко говорит, что для подтверждения расходов на услуги самозанятого исполнителя достаточно чека, а вот налоговики так не считают и требуют предоставлять и договоры, и акты, хотя их то как раз формировать не обязательно. Вот и со служебными заданиями та же история.
Составлять их по закону не нужно, но они помогают обосновать расходы и защитить их перед налоговиками.
Избежать субсидиарной ответственности можно, если расходы подтверждены. Срок привлечения — 10 лет
- авансовые отчеты и иные документы по командировкам ,
- сведения об учете кадров (личные карточки работников, приказы о приеме на работу),
- карточки и оборотно-сальдовые ведомости по счетам 10 и 76 организации.
Вместо оригиналов, в деле в итоге фигурировали выгрузки из 1С. На них отсутствовала подпись директора и печать организации. Речь шла в том числе и о заграничных командировках.
В целом расходы составили 1,44 миллиона рублей.
КДЛ утверждал, что документы были утрачены, но доказать это не мог. Управляющий лишился возможности оценить правомерность спорных денежных переводов. Поэтому кассация решила, что привлечение КДЛ к субсидиарной ответственности правомерно.
Какой вывод?В проверяемый период служебные удостоверения были обязательными. Если вы думаете, что это было слишком давно и сейчас не может никого коснуться, то напомним — согласно Закону о банкротстве (статья 61.14, п. 5) привлечь к ответственности лицо, которое своим действием или бездействием привело компанию к банкротству, можно в течение 10 лет!
Сейчас 2024 год, значит, если вас коснется субсидиарная ответственность в деле о банкротстве, а вы совершили те самые действия, например, в 2012 году, то отвечать придется. А в 2012 служебное удостоверение было обязательным документом и его отсутствие может стать одним из доказательств против вас.
Аналогичная ситуация возникнет, если сейчас в компании принято отчитываться о поездках с помощью служебки, это указано в ЛНА, но руководитель или иной сотрудник, привлеченный к субсидиарной ответственности, его не соблюдал.
Служебные удостоверения помогают подтвердить судебные расходы
В деле № А02-941/2019 спор был между двумя компаниями по договору подряда. Командировочные задания тут были в общем-то ни при чем, однако, они помогли подтвердить факт заявленных судебных расходов, а также их разумность.
Суду были представлены:
- авансовые отчеты, командировочные удостоверения и служебные задания в обоснование выплаты суточных расходов;
- счета, кассовые чеки и банковские чеки в обоснование проживания в гостинице;
- маршрутные квитанции, подтверждение оплаты и квитанции об оплате сервисного сбора;
- посадочные талоны в обоснование транспортных расходов.
В итоге расходы в сумме 651 292 рубляудалось взыскать с ответчика. Еще один повод не пренебрегать составлением полного комплекта командировочных документов.
Бухгалтеру намного проще работать с командировочными документами и авансовыми отчетами через сервис Smartway . Полный контроль за командировками и расходами на них.
Подобная ситуация рассматривалась в деле № А13-11883/2020 . Организация подала на другую в суд из-за поставки некачественного товара. За свой счет провела экспертизу и, чтобы отнести эти расходы на ответчика, в качестве доказательства представила, в том числе, служебные задания, приказы о направлении работников в командировки, авансовые отчеты, кассовые чеки, подтверждающие расходы на гостиницу, оплату парковки, ГСМ и пр.
Суд пришел к выводу, что работников направляли в командировку для проведения экспертизы некачественного товара, на основании копий командировочных заданий и приказов. Организации удалось доказать обоснованность расходов, которые она хотела взыскать с ответчика.
Выходит, что оформлять служебное задание хоть и не обязательно, но все-таки выгодно для организации. Кроме того, на основании задания формируется отчет о командировке и можно оценить, насколько эффективно она прошла.
- служебное задание
- командировочные расходы
- направление в командировку
- судебная практика
- smartway
- субсидиарная ответственность
Документальное оформление служебной командировки
Командировки сотрудников регламентируют гл. 24 ТК РФ и Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
К ним и нужно обращаться при возникновении вопросов по командировкам.
- Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).
Из этого определения следует:
- В командировку можно отправить только работника, с которым заключен трудовой договор. Учредителя, который не является работником организации, или подрядчика отправить в командировку нельзя.
- Срок служебной командировки должен быть определен работодателем — это период со дня выезда работника в командировку по день приезда из нее. Командировка может быть как однодневной, так и длительной, но не может быть бессрочной.
Максимальный срок служебной командировки законодательством не установлен, организация определяет его самостоятельно.
- Отправлять в командировку нужно из места постоянной работы, то есть из места расположения организации или ее обособленного структурного подразделения.
Пример.Если головная организация расположена в Москве, а ее обособленное подразделение — в Московской области, то поездки работников головной организации в представительство и наоборот признаются служебными командировками.Дистанционного работника тоже можно направить в командировку, но выполнять служебное поручение он должен в местности, отличной от той, где выполняет основную работу.
Поездка дистанционного работника в пределах административно-территориальных границ населенного пункта, где он постоянно работает, командировкой не будет (Письмо Роструда от 15.07.2021 № ПГ/19582-6-1).
Положение о направлении в командировки работников организации
Порядок оформления служебных поездок нормативными правовыми актами не регламентируется, поэтому в каждой организации должен быть свой ЛНА, в котором будут прописаны необходимые правила. Это может быть Положение о направлении в командировки работников организации.
Составьте документ в произвольной форме и утвердите приказом руководителя. В Положении пропишите общий порядок направления в командировку, правила оформления документов, а также последовательность действий в ситуациях, которые закон не регулирует.
Совет:включите в Положение нормы расходов согласно ст. 168 ТК РФ, то есть порядок и нормы компенсации расходов на проезд, наем жилья, выплату суточных, а также иных расходов, компенсируемых с согласия работодателя.Грамотно составленное Положение о командировках позволяет избежать спорных ситуаций.
Вариант документа смотрите в шпаргалке.
В конце статьи есть шпаргалка
Запреты и ограничения
Обязательно проверьте, можно ли отправить конкретного сотрудника в командировку, например прямой запрет установлен для беременных женщин (ст. 259 ТК РФ). Кроме того, существуют ограничения для некоторых категорий. В частности, работодатель не вправе направить в служебную командировку:
Семинар для кадровиков
Командировки и служебные поездки. Алгоритм действий.
Практические ситуации
- Женщин с детьми до трех лет, если соблюдается хотя бы одно из условий (ч. 2 ст. 259 ТК РФ):
- нет письменного согласия на командировку;
- командировки запрещены в соответствии с медицинским заключением, выданным в установленном законом порядке;
- сотрудница не ознакомлена в письменной форме с правом отказаться от командировки.
- Матерей, отцов, воспитывающих без супруга детей в возрасте до 14 лет, опекунов детей указанного возраста, других лиц, воспитывающих детей в возрасте до 14 лет без матери.
- Работников, имеющих детей-инвалидов.
- Работников с тремя и более детьми в возрасте до 18 лет, если младшему из них не исполнилось 14 лет.
У них необходимо запросить согласие на направление в командировку в письменной форме. Унифицированной формы нет, каждый работодатель разрабатывает ее самостоятельно
В текст запроса рекомендуем включить информацию о праве работника отказаться от командировки, иначе потребуется уведомить его отдельным документом или включить такую информацию непосредственно в приказ о направлении в командировку. Эта обязанность работодателя установлена ч. 2 ст. 259 и ч. 2 ст.
167 ТК РФ.
Образец уведомления вы найдете в конце статьи.
В конце статьи есть шпаргалка
Приказ о направлении работника в командировку
Чтобы сотрудник мог поехать в служебную командировку, необходимо письменное распоряжение, например приказ о направлении работника в командировку.
Это обязательный документ даже для случаев, когда командировка однодневная или организация, куда командируется работник, находится в той же местности. Организация может применять унифицированные формы № Т-9 или Т-9а (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) или разработать собственную форму приказа (Письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).
В приказе следует указать наименование работодателя, Ф.И.О. и должность работника, место, срок и цель командировки. Если в рамках командировки сотрудник посещает несколько мест, то перечислить необходимо все.
Если к месту командирования или обратно к месту работы сотрудник поедет на служебном или личном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности третьих лиц (по доверенности), этот факт следует зафиксировать письменно, например, можно отразить такую информацию в приказе о направлении в командировку (Письмо Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368). Также если сотрудник будет работать в командировке в выходной день, это лучше указать в документе. Обязательно ознакомьте работника с приказом под подпись.
Образец заполнения приказа смотрите в шпаргалке.
В конце статьи есть шпаргалка
Раньше при оформлении командировок оформляли служебное задание и командировочное удостоверение. С 2015 года ни в Трудовом кодексе РФ, ни в Положении о служебных командировках нет обязанности составлять служебное задание, оформлять командировочное удостоверение и представлять отчет о выполненном поручении. Однако работодатель вправе в положении о командировках предусмотреть требование оформлять эти документы, а также определить их формы и порядок составления.
Также работодатель не обязан вести журналы учета работников, выбывших в командировки, а также прибывших к нему в связи с командировкой, эта обязанность отменена с 2015 года. Но по желанию организация может вести этот журнал.
Хотите знать больше и оформлять любые вопросы по командировкам без ошибок и споров с сотрудниками? Смотрите авторский семинар Надежды Самковой «Командировки и иные служебные поездки работников».
Изменение срока командировки
На практике могут возникать ситуации, когда командировку приходится продлить или, наоборот, сократить. Законодательно процедура изменения срока командировки не регламентирована. На практике сложился определенный порядок действий в такой ситуации:
- Издать приказ об изменении (продлении или сокращении) срока служебной командировки, он составляется в произвольной форме. В приказе следует указать причины и новый срок завершения выполнения служебного поручения. Новую дату завершения командировки работодатель устанавливает самостоятельно (абз. 1 п. 4 Положения о служебных командировках).
- Уведомить сотрудника об изменении срока командировки, например, направить ему приказ при помощи факсимильной связи или с помощью электронного документооборота при наличии у сотрудника электронной подписи.
- Ознакомить сотрудника с оригиналом приказа после его возвращения из служебной командировки.
Формы приказов смотрите в шпаргалке.
В конце статьи есть шпаргалка
Отчетность по командировке
По возвращении из командировки сотрудник обязан представить авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о служебных командировках). Сделать это нужно в течение трех рабочих дней с момента выхода на работу после командировки.
Авансовый отчет составляется по унифицированной форме № АО-1 (утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55) или по форме, разработанной организацией самостоятельно.
К авансовому отчету работник должен приложить документы о расходах, связанных с командировкой, и сдать авансовый отчет в бухгалтерию.
Шпаргалка
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
- Запрос согласия на командировку 413.1 КБ
- Положение о командировках 480.1 КБ
- Приказ о направлении в командировку 419.4 КБ
- Приказ о продлении командировки 487.5 КБ
- Приказ о сокращении командировки 398.9 КБ