Забыл удержать ндфл из зарплаты что делать

Все организации и ИП, выплачивающие доходы физическим лицам, обязаны удержать с этих доходов НДФЛ, поскольку согласно п. 1 и 2 ст. 226 Налогового кодекса РФ они признаются налоговыми агентами. Но бывают ситуации, когда удержать налог с доходов нет возможности.

Например, при выдаче зарплаты в натуральной форме или возникновении дохода в виде материальной выгоды (прощение долга, вручение подарка дороже 4 тыс. рублей). НДФЛ может быть не удержан и в результате ошибки с расчетом. О невозможности удержания налога и размере задолженности необходимо сообщить не позднее 1 марта следующего года (п. 5 ст.

226 НК РФ, письма Минфина РФ от 24.03.2017 № 03-04-06/17225, ФНС РФ от 30.03.2016 № БС-4-11/5443). Сообщением о невозможности удержания налога является форма 2-НДФЛ с признаком «2». Уведомлять о невозможности удержания НДФЛ нужно по форме, утвержденной Приказом ФНС РФ от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@.

С момента сообщения обязанность по уплате налога возлагается на физлицо, и организация перестает исполнять функции налогового агента (письмо ФНС РФ от 02.12.2010 № ШС-37-3/16768@).
Уплату налога должен произвести сам налогоплательщик при подаче в ИФНС по месту своего нахождения налоговой декларации по НДФЛ (письмо ФНС РФ от 22.08.2014 № СА-4-7/16692). Поскольку срок сдачи приближается, мы решили подробнее рассказать о правилах заполнения справки 2-НДФЛ в случае невозможности удержать налог.

Неудержание НДФЛ в результате счетной ошибки

В случае ошибки с расчетом нужно доудержать налог до конца года со следующих денежных выплат физлицу. Если до конца года такой возможности уже нет (например, ошибку в расчетах выявили в декабре), о невозможности удержания налога надо сообщить физлицу и в свою налоговую (ст. 216, п. 5 ст. 226 НК РФ). При этом оштрафовать за неудержание могут, только если при выплате дохода физлицу была возможность удержать налог.

Если такой возможности не было (например, доход выплачен в натуральной форме), то привлечь к ответственности нельзя. Но если до конца года такая возможность появилась, а налоговый агент все равно налог не удержал, в этом случае ему также грозит штраф (ст. 123 НК РФ, п. 21 Постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 № 57). Если НДФЛ не удержан с выплат уволенному сотруднику при окончательном расчете с ним и до конца года никаких выплат ему не было, организации также следует направить сообщение о невозможности удержать НДФЛ в инспекцию и этому сотруднику (ст. 216, п. 5 ст.

226 НК РФ).

Срок подачи 2-НДФЛ

Срок сдачи 2-НДФЛ с признаком «2» — до 1 марта следующего за отчетным года (ст. 216, п. 5 ст. 226 НК РФ, раздел II Порядка заполнения справки 2-НДФЛ). Поскольку в этом году 1 марта выпадает на воскресенье, то последним днем представления справки 2-НДФЛ станет 02.03.2020 (п.

7 ст. 6.1 НК РФ).

В случае нарушения срока подачи справки инспекторы могут начислить штраф — 200 рублей за каждую справку.

Кому и как отправить сообщение о невозможности удержания

• в поле «Общая сумма дохода» — общая сумма дохода, с которой не удержан налог;
• в поле «Сумма налога исчисленная» — сумма начисленного, но не удержанного налога;
• в полях «Сумма налога удержанная», «Сумма налога перечисленная», «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» — нули;
• в поле «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» — еще раз сумму начисленного, но не удержанного налога.

• физлицу, с доходов которого не удержан НДФЛ;
• в налоговый орган (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Сообщение налоговому органу направляют (п. 5 ст. 226, п. 2 ст.

230, п. 1 ст. 83 НК РФ):

• организации — по месту своего нахождения, а если сообщение подается в отношении лица, работающего в ее обособленном подразделении, — по месту нахождения этого подразделения;
• индивидуальные предприниматели — в инспекцию по своему месту жительства, а в отношении работников, занятых в деятельности, облагаемой ЕНВД или ПСН, — в налоговый орган по месту учета в связи с осуществлением такой деятельности.

После отправки в налоговый орган сообщения по форме 2-НДФЛ с признаком «2», по итогам года в общем порядке необходимо сдать справку 2-НДФЛ с признаком «1» (ст. 216, п. 2 ст. 230 НК РФ, пп.

1.1 п. 1 Приказа ФНС РФ от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@, раздел II Порядка заполнения справки 2-НДФЛ, письмо ФНС РФ от 30.03.2016 № БС-4-11/5443).

Если справку 2-НДФЛ будет сдавать правопреемник за реорганизованную организацию, то в соответствии с изменениями, внесенными Приказом ФНС РФ от 17.01.2018 № ММВ-7-11/19@, в поле «Признак» ему следует указать «4» (гл. II Порядка заполнения справки 2-НДФЛ).

Пример заполнения справки 2-НДФЛ с признаком 2

ООО «Альянс» в октябре 2019 года поощрило бывшего сотрудника Иванова Петра Петровича (резидента РФ). Цена подарка — 9 500 рублей. Код дохода — 2720.

Размер вычета — 4 000 рублей. Код вычета — 501. Налоговая база: 5 500 рублей (9 500 руб. — 4 000 руб.).

НДФЛ: 715 рублей (5 500 руб. х 13 процентов).

По этому же человеку надо сдать и справку 2-НДФЛ с признаком «1» (письмо ФНС РФ от 30.03.2016 № БС-4-11/5443).

Справка 2-НДФЛ будет выглядеть так:

Причем, даже если других доходов налоговый агент не выплачивал, ему нужно будет представить в инспекцию две одинаковые справки за одно и то же лицо, отличие будет лишь в признаке представления (письмо Минфина РФ от 27.10.2011 № 03-04-06/8-290).

Непредставление справки повлечет все тот же штраф в сумме 200 рублей.

Правда, есть судебные решения, в которых арбитры признают такие штрафы незаконными. Они указывают на то, что в дублировании информации нет никакого смысла (постановления ФАС Уральского округа от 24.09.2013 № Ф09-9209/13, от 10.09.2014 № Ф09-5625/14, от 23.05.2014 № Ф09-2820/14, ФАС Восточно-Сибирского округа от 09.04.2013 № А19-16467/2012), и добавляют, что согласно п. 7 ст. 3 НК РФ все неустранимые сомнения, противоречия и неясности актов законодательства о налогах и сборах толкуются в пользу налогоплательщика.

Но до таких разбирательств желательно не доводить. Лучше повторно отправить документ, заполнение которого не вызывает особых трудностей, чем решать такие вопросы в судебном порядке. Ведь в случае проигрыша помимо штрафа нужно будет заплатить и судебные издержки.

Санкции

Непредставление сведений о невозможности удержания наказывается в соответствии с п. 1 ст. 126 НК РФ штрафом в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ.

Если компания или ИП вовремя проинформировали о невозможности удержать налог, пени начисляться не будут. Если не сообщать о факте неудержания, пени будут начисляться по ст. 75 НК РФ.

Кроме того, к административной ответственности могут привлечь должностных лиц организации (п. 1 ст. 126 НК РФ, примечание к ст.

2.4, 15.6 КоАП РФ).

Оштрафовать налогового агента могут и за подачу справки 2-НДФЛ с недостоверными сведениями (п. 1 ст. 126.1 НК РФ).

Что делать, если при проверке доначислили НДФЛ

Проверка налогового агента, в частности по НДФЛ, может как быть самостоятельным основанием для проведения выездной налоговой проверки, так и входить в комплексную проверку организации или индивидуального предпринимателя.

Как показывает практика, крайне редко подобные проверки заканчиваются без доначислений НДФЛ. Как быть в случае доначисления (взыскания) сумм НДФЛ по итогам проверки в связи с их неправомерным неудержанием (неполным удержанием)? За чей счет данные суммы налога уплачиваются?

Нужно ли удерживать в этом случае НДФЛ с работников? Как быть, если сотрудник уже не работает? Давайте разбираться.

Уплата НДФЛ за счет налоговых агентов не допускается

До 2020 года действовало незыблемое правило: уплата НДФЛ за счет средств налоговых агентов не допускается (п. 9 ст. 226 НК РФ). Более того, уточнено, что при заключении договоров и иных сделок запрещается включение в них налоговых оговорок, в соответствии с которыми выплачивающие доход налоговые агенты принимают на себя обязательства нести расходы, связанные с уплатой налога за физических лиц.

В принципе, с таким подходом сложно не согласиться, ведь НДФЛ уплачивает физическое лицо — работник организации (индивидуального предпринимателя). В данном случае непосредственно организация (индивидуальный предприниматель) выступает в качестве налогового агента по НДФЛ: она исчисляет с выплаченных доходов, удерживает и перечисляет НДФЛ в бюджет по правилам, установленным гл. 23 НК РФ.

На таком подходе всегда настаивали и представители контролирующих органов (письма Минфина России от 30.07.2019 № 03-04-05/57148, УФНС по г. Москве от 31.05.2019 № 20-15/090309@). Оставался открытым вопрос, как быть в случае, если НДФЛ доначислялся по итогам налоговой проверки в связи с его неправомерным неудержанием (неполным удержанием).

Появилось исключение из правила

Федеральным законом от 29.09.2019 № 325-ФЗ «О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации» (далее — Федеральный закон № 325-ФЗ) внесены изменения, в частности, в п. 5 ст. 208 и п. 9 ст. 226 НК РФ. Новшества вступили в силу с 1 января 2020 года.

Согласно п. 9 ст. 226 НК РФ в новой редакции налоговая вправе производить доначисления (взыскание) НДФЛ по итогам налоговой проверки в случае неправомерного неудержания (неполного удержания) налога налоговым агентом за счет собственных средств налогового агента.

При этом, исходя из п. 5 ст. 208 НК РФ в новой редакции, суммы НДФЛ, уплаченные налоговым агентом за налогоплательщика за счет собственных средств, при доначислении (взыскании) налоговым органом таких сумм по итогам налоговой проверки в случае их неправомерного неудержания (неполного удержания) не признаются доходами физического лица.

Соответственно, если налоговый агент не полностью удержал НДФЛ с физического лица, то ему по итогам проверки налог будет начислен, и налоговый агент должен будет уплатить его за счет собственных средств.

Будет ли уплаченный НДФЛ доходом физического лица?

Итак, согласно обновленным нормам, установленным п. 5 ст. 208 и п. 9 ст. 226 НК РФ, в случае неправомерного неудержания (неполного удержания) НДФЛ налоговым агентом доначисление (взыскание) налога производится налоговым органом по итогам налоговой проверки за счет собственных средств налогового агента.

Возникает ли в этом случае у физического лица доход в сумме уплаченного за него НДФЛ? По мнению контролирующих органов, нет: сумма НДФЛ, уплаченная налоговым агентом, не признается доходами физического лица (письма ФНС России от 10.01.2020 № БС-4-11/85@, Минфина России от 27.03.2020 № 03-04-05/24533).

Отражение доначисленного НДФЛ в отчетности

Если сумма доначисленного и уплаченного налоговым агентом НДФЛ не является доходом физического лица, то ее и не нужно отражать в отчетности по НДФЛ. Так, суммы НДФЛ, уплаченные налоговым агентом за налогоплательщика за счет собственных средств, при доначислении (взыскании) налоговым органом названных сумм по итогам налоговой проверки в случае их неправомерного неудержания (неполного удержания) с учетом положений п. 5 ст. 208 НК РФ не подлежат отражению в сведениях о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах налога, исчисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему РФ (ф. 2-НДФЛ) (Письмо ФНС России от 10.01.2020 № БС-4-11/85@).

Соответственно, такие суммы НДФЛ, уплаченные налоговым агентом за налогоплательщика за счет собственных средств, также не подлежат отражению в расчете сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (ф. 6-НДФЛ).

Удержание НДФЛ с работника в случае уплаты налога за счет налогового агента

Итак, если налоговый агент по итогам проверки уплатил за счет своих денежных средств НДФЛ в бюджет, то велик соблазн удержать данные суммы с физического лица. Особенно в том случае, если сотрудник еще работает и получает доход от этого налогового агента. Но налоговики считают, что ничего ни с кого удерживать в данном случае не нужно (Письмо от 10.01.2020 № БС-4-11/85@).

Обосновывают они это следующими нормами.

Согласно пп. 9 п. 3 ст. 45 НК РФ обязанность по уплате налога считается исполненной налогоплательщиком со дня предъявления налоговым агентом в банк поручения на перечисление в бюджетную систему РФ на соответствующий счет Федерального казначейства денежных средств в счет уплаты налога по результатам налоговой проверки в случае неправомерного неудержания (неполного удержания) соответствующих сумм налога налоговым агентом со счета налогового агента в банке при наличии на нем достаточного денежного остатка на день платежа.

Диспозиция п. 5 ст. 208 НК РФ предусматривает исключение из правил, когда в случае доначисления (взыскания) налога налоговым органом по итогам налоговой проверки за счет собственных средств налогового агента такие суммы НДФЛ не признаются доходами физического лица. Из приведенных норм следует, что после уплаты налоговым агентом за налогоплательщика за счет собственных средств таких сумм НДФЛ основания для дальнейшего удержания налоговым агентом сумм НДФЛ с доходов работника, с которым трудовые отношения не прекращены, отсутствуют.

Таково мнение ФНС.

Учет уплаченного НДФЛ в расходах

Итак, если налоговый агент уплатил сумму доначисленного НДФЛ в бюджет за счет собственных средств, а взыскать с работника ее нельзя, то логично желание учесть данную сумму в расходах для целей налогообложения. Возможно ли это? В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст.

265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Как было сказано выше, по общему правилу согласно п. 9 ст. 226 НК РФ уплата НДФЛ за счет средств налоговых агентов не допускается. При этом с 1 января 2020 года в данный пункт внесено изменение, в соответствии с которым указанное положение применяется за исключением случаев доначисления (взыскания) налога по итогам налоговой проверки сообразно НК РФ при неправомерном неудержании (неполном удержании) налога налоговым агентом.

По мнению представителей Минфина, расходы в виде сумм НДФЛ, доначисленных и взысканных за счет собственных средств налогового агента по итогам налоговой проверки, для налогового агента являются экономически необоснованными (Письмо от 29.01.2020 № 03-11-09/5344). Данная позиция доведена до налоговиков Письмом ФНС России от 10.03.2020 № СД-4-3/4109. Соответственно, учесть в расходах сумму уплаченного налоговым агентом НДФЛ, доначисленного по результатам проверки, для целей налога на прибыль нельзя.

Что касается специальных налоговых режимов — в виде уплаты ЕСХН и УСНО, — финансисты также считают, что организации и индивидуальные предприниматели, являющиеся налоговыми агентами, при определении объекта обложения единым сельскохозяйственным налогом и налогом, уплачиваемым в связи с применением УСНО, не вправе уменьшать полученные доходы на сумму расходов в виде сумм НДФЛ, доначисленных и взысканных за счет их собственных средств по итогам налоговой проверки. Логика рассуждений в данном случае следующая.

В соответствии с п. 4 ст. 346.1 и п. 5 ст. 346.11 НК РФ плательщики ЕСХН и налога, уплачиваемого в связи с применением УСНО, не освобождаются от исполнения обязанностей налоговых агентов, предусмотренных НК РФ. Пунктом 4 ст. 226 НК РФ предусмотрено, что налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму НДФЛ непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате.

Согласно пп. 23 п. 2 ст. 346.5 и пп.

22 п. 1 ст. 346.16 НК РФ организации и индивидуальные предприниматели при применении спецрежима в виде ЕСХН и упрощенной системы налогообложения уменьшают полученные доходы на расходы в виде сумм налогов и сборов, уплаченных в соответствии с законодательством о налогах и сборах, за исключением суммы налога, уплаченной сообразно применяемой системе налогообложения, и НДС, уплаченного в бюджет на основании п. 5 ст.

173 НК РФ.

При этом исходя из п. 3 ст. 346.5 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ расходы, указанные в п. 2 ст. 346.5 и п. 1 ст. 346.16 НК РФ, принимаются при условии их соответствия критериям, приведенным в п. 1 ст.

252 НК РФ.

Соответственно, сумму уплаченного НДФЛ налоговые агенты не могут учесть в расходах при уплате ЕСХН и при УСНО.

• НДФЛ доначисляется и уплачивается за счет средств налогового агента;
• сумма НДФЛ, уплаченная налоговым агентом, не признается доходом физического лица;
• суммы НДФЛ, уплаченные налоговым агентом за налогоплательщика за счет собственных средств, не подлежат отражению ни в фор-
• ме 2-НДФЛ, ни в форме 6-НДФЛ;
• уплаченную за счет средств налогового агента сумму НДФЛ удерживать с физического лица, в отношении доходов которого она была начислена, не нужно;
• сумму НДФЛ, уплаченную в бюджет, налоговый агент учесть в расходах для целей налогообложения прибыли (спецрежим в виде ЕСХН, УСНО) не вправе, так как она является экономически необоснованной.

• НДФЛ
• налоговый агент по НДФЛ
• НДФЛ за счет налогового агента

Забыли удержать НДФЛ: исправляем ошибку

Случается, что по ошибке бухгалтера НДФЛ не был удержан у работника и не перечислен в бюджет. Что же делать в подобных случаях и как грамотно исправить возникшую ошибку с минимальными рисками?

Выплаты производятся в течение налогового периода

Рассмотрим два варианта с наглядными примерами: когда сотруднику в течение всего налогового периода (то есть года) производятся выплаты в денежной форме и когда таких выплат не предполагается.

Пример № 1. Сотруднику Потапенко Г. Н. в июне 2017 г. были начислены и выплачены отпускные за 2 недели отпуска на общую сумму 28 673,00 руб. Потапенко Г. Н. является резидентом РФ. Из начисленных отпускных был удержан и перечислен в бюджет НДФЛ 1600,00 руб.

Вычеты по НДФЛ сотруднику не предоставляются.

Однако бухгалтером была допущена ошибка в расчете налога, поскольку сумма НДФЛ, подлежащая удержанию, должна быть равна 3727,00 руб. (28 673,00 руб. × 13%=3727,00 руб.). То есть налог с отпускных был удержан не в полном размере. Недочет в расчете бухгалтером был обнаружен 1 декабря 2017 г. Потапенко Г.Н. продолжает работать и получает доход в денежной форме по настоящее время. В рассмотренной ситуации организации, как налоговому агенту, рекомендуется пересчитать суммы НДФЛ по сотруднику за период с июня 2017 г. по декабрь 2017 г. включительно и доудержать до конца налогового периода (то есть до конца 2017 г.) с денежных доходов сотрудника недостающую сумму НДФЛ 2127,00 руб. (к примеру, из заработной платы, премий, больничных и пр.) и перечислить ее в бюджет. Но при этом важно помнить, что общая сумма удерживаемого НДФЛ не должна превышать 50% от выплачиваемого в денежной форме дохода сотруднику (п.

4 ст. 226 НК РФ). Далее, в связи с перерасчетом НДФЛ, нужно подать корректировочную декларацию 6-НДФЛ за полгода и 9 месяцев 2017 г., а до 2 апреля 2018 г. сдать декларацию 6-НДФЛ и справки 2-НДФЛ по итогам всего 2017 г.

Обратите внимание: доудержать налог можно с облагаемых доходов сотрудника в денежной форме только лишь в рамках текущего налогового периода. В 2018 г. удержания производить уже нельзя. Об этом свидетельствует Письмо ФНС РФ от 26.10.2016 № БС-4-11/20405@. То есть в описанном выше примере у бухгалтера есть возможность удержать недостающий НДФЛ в размере 2172,00 руб. с доходов Потапенко Г.Н. за декабрь 2017 г.

Но если бы ошибка при неверном расчете налога была найдена, предположим, в феврале 2018 г., то, соответственно, работодателю удержать НДФЛ уже не представилось бы возможным. И в подобном случае в результате неправомерного неудержания НДФЛ по итогам истекшего налогового периода санкций ИФНС в виде штрафа и пеней работодателю не избежать. А обязанность по уплате неудержанной суммы НДФЛ перекладывается уже непосредственно на физлицо.

В свою очередь от организации, как налогового агента, требуется подать в ИФНС справку 2-НДФЛ с признаком «2» по данному сотруднику – в ней будет отражаться информация о неудержанных суммах налога с дохода физлица за налоговый период.

Что же касается взыскания пеней при несвоевременном удержании, то тут есть два мнения – ВАС РФ и ФНС РФ.

Так, ВАС РФ в своем постановлении № 57 30.07.2013 г. разъясняет, что с налогового агента, который не удержал налог, могут быть взысканы пени. Однако ФНС РФ в своем письме № ЕД-4-2/13600 от 04.08.2015 г. утверждает следующее: в связи с тем, что перечисление НДФЛ за счет средств налогового агента не допускается, то и оснований для взыскания неудержанного налога с налогового агента нет, а значит, нет и оснований для взыскания пеней, то есть если НДФЛ работодателем не был удержан, следовательно, и пеней быть не должно. Но поскольку мнения ВАС и ФНС расходятся, да и к тому же если неудержание НДФЛ не является обоснованным, то взыскание пеней налоговым органом с работодателя в случае несвоевременного удержания налога (как описано в примере 1) все-таки может быть допустимым. Напомним, что пеня рассчитывается исходя из 1/300 действующей ставки рефинансирования, суммы задолженности по налогу и количества просроченных для оплаты дней.

Если налоговая инспекция выставит требование об уплате пеней и штрафов, то их обязательно нужно будет погасить, в противном случае можно ожидать блокировку расчетного счета организации.

Выплат больше не предполагается

По-другому нужно действовать, если в течение оставшегося налогового периода выплата доходов работнику в денежной форме больше не производилась.

Пример 2. Сотруднику Романовой И. Д. 15 ноября 2017 г. был произведен расчет при увольнении (начислена и выплачена заработная плата за отработанные дни 20 500,00 руб. и начислена компенсация отпуска 12 650,00 руб.). Бухгалтер рассчитал сумму НДФЛ, подлежащую удержанию и перечислению в бюджет, в общем размере 2665,00 руб. Сумма, выплаченная на руки сотруднику, составила 30 485,00 руб.

Бухгалтер допустил ошибку – сумма НДФЛ была удержана только лишь из заработной платы Романовой И. Д., а с суммы компенсации не отгулянного отпуска НДФЛ не был удержан и в бюджет не перечислен. Неудержанный НДФЛ составил 1645,00 руб. В связи с тем, что сотрудник уволился и, соответственно, никаких доходов ему выплачиваться больше не будет, то и удержать недостающую сумму налога с сотрудника в течение налогового периода у работодателя не предвидеться возможным. В данной ситуации работодателю нужно в обязательном порядке предоставить в налоговый орган сообщение о невозможности удержать налог с физлица и сумме налога.

Данные сведения предоставляются налоговым агентом в виде справок 2-НДФЛ с признаком «2» по каждому физлицу, в отношении которых не был удержан налог. В рассматриваемом примере 2 справка 2-НДФЛ по сотруднику Романовой И. Д. должна быть подана организацией не позднее 1 марта 2018 г. После чего налоговый орган вышлет уведомление физлицу Романовой И.Д. о том, что она самостоятельно должна уплатить сумму НДФЛ в бюджет. В свою очередь, налоговому агенту по итогам 2017 г. также необходимо будет предоставить в общем порядке справки 2-НДФЛ по всем физлицам (работникам) с признаком «1» и декларацию 6-НДФЛ за 12 месяцев 2017 года в срок до 2 апреля 2018 г.

Однако нельзя утверждать, что налоговой инспекцией не будет осуществлено взыскание пеней и штрафов с работодателя в результате неудержания сумм НДФЛ, этот риск сохраняется и в подобных случаях.

Забыл удержать НДФЛ из зарплаты. Что делать?

Если отправить сотрудникам зарплату и забыть заплатить НДФЛ, работодателя ждет штраф, пени, а иногда — заморозка счета. Но всё можно исправить.

4 сентября 2018

С зарплаты каждого сотрудника работодатель платит НДФЛ. По закону налог нужно перечислить в день зарплаты, поэтому случаются ошибки. Например, заплатили неправильную сумму или совсем забыли заплатить.

Если не заметить ошибку, придется разбираться с заблокированным счетом и платить штраф. Бухгалтеры Модульбанка рассказывают, как действовать, если вовремя спохватились и нашли ошибку.

В чём проблема

Работодатели выступают налоговыми агентами по НДФЛ для сотрудников и платят этот налог за них. Они вычитают НДФЛ из суммы зарплаты и отправляют платеж в налоговую. По правилам это нужно сделать не позднее следующего рабочего дня после зарплаты.

Иногда зарплату выплачивают, а об НДФЛ забывают, неправильно рассчитывают или платят налог по неверным реквизитам. Тогда налоговая присылает штраф или блокирует счет.

Предприниматель из Тулы платил НДФЛ с каждой зарплаты сотрудников. Но реквизиты для оплаты изменились, а он не знал и оплатил по старым. Через год налоговая заблокировала ему счет и потребовала выплатить 200 000 рублей НДФЛ.

Всё закончилось хорошо. НДФЛ нашли, счет разблокировали, но предприниматель потратил три дня, чтобы всё это разрешить.

Хорошая новость в том, что если найти ошибку самому и сообщить об этом в налоговую, платить штраф не придется. Как действовать, зависит от ситуации:

• компания нашла ошибку по НДФЛ в том же налоговом периоде, а сотрудник продолжает работать в компании;
• ошибку нашли после налогового периода, но сотрудник всё еще работает;
• сотрудник уволился.

Проще на примере.

Анатолий Калабушев — менеджер в ООО «Тульские жамки». В июле часть бухгалтеров была в отпуске, другие несколько раз выезжали на обучение. Поэтому зарплату ему заплатили, а удержать НДФЛ забыли.

• Первая ситуация: в сентябре бухгалтерия замечает ошибку, а Анатолий работает в компании.
• Вторая: ошибка всплывает в июле следующего года, но Анатолий всё еще работает в «Жамках».
• Третья: компания нашла недоплату НДФЛ, но Анатолий уволился.

Мы составили план на каждый случай.

Сотрудник продолжает работать

Зарплату выплатили, а об НДФЛ забыли. Но сотрудник продолжает работать в штате. В этом случае придется пересчитать НДФЛ и удержать его из будущих доходов сотрудника: зарплаты, больничных, отпускных.

То есть он получит денег меньше, чем рассчитывал.

По закону удерживать НДФЛ можно только в текущем налоговом периоде. Например, за 2018 год — до 1 апреля 2019 года. После этой даты придется платить штраф.

Вот процедура по шагам:

1. Пересчитать НДФЛ по сотруднику за квартал и понять, сколько нужно доплатить.
2. Предупредить сотрудника, что он получит меньше денег, потому что в прошлый раз по ошибке получил больше.
3. Перечислить недостающую сумму налоговой до конца квартала.
4. Исправить форму 6-НДФЛ за квартал, в котором была ошибка.
5. Исправить справку 2-НДФЛ по сотруднику до конца года.

В корректирующем отчете по форме 6-НДФЛ нужно указать номер корректировки и верные суммы:

• если исправляете ошибку первый раз, будет отметка «001»;
• второй — «002» и так далее.

Пишите вот так, если заметили ошибку в первый раз:

Отчитываться по форме 6-НДФЛ можно по-разному: за квартал, полугодие, девять месяцев или год. Если компания сдает форму 6-НДФЛ поквартально, а ошибку за первый квартал обнаружит в конце года, исправлять придется все формы.

Справка 2-НДФЛ — справка о доходах физлиц. В случае ошибки ее тоже придется исправлять и составлять корректирующую справку:

номер справки (поле «N___») -— номер справки с ошибкой;

дата справки (поле «от __.__.____») — дата корректирующей справки. Это дата, когда составляете новую справку;

номер корректировки — номер исправления. Если исправляете в первый раз, пишите 01.

Если НДФЛ рассчитывали неправильно или не платили несколько месяцев, исправить ошибку за один раз не получится. По закону нельзя забирать на налоги больше половины зарплаты или отпускных сотрудника. Поэтому придется составлять несколько корректирующих справок 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

Если недоплату нашли в следующем году

Компании не повезло, если она заметила недоплату в следующем году. Например, ошибка была в 2017 году, а нашли ее после 1 апреля 2018 года. В этом случае компании придется платить штраф — 20% от суммы недоплаты — а налог будет платить сам сотрудник.

В июне 2017 года бухгалтер уволился, и владелец компании сам платил зарплату. Он забыл удержать НДФЛ из зарплаты Анатолия.

Зарплата — 50 000 рублей, значит, в бюджет не доплатили 6500. Это 13% от пятидесяти тысяч рублей.

После 1 апреля 2018 года налоговая прислала штраф 1300 рублей. Но налог за себя будет платить сам Анатолий.

Порядок действий такой:

• убедиться, что штраф правильный;
• оплатить штрафы и пени;
• подать справку 2-НДФЛ.

• в налоговой по месту регистрации бизнеса;
• через личный кабинет на сайте налоговой. Там нужно найти раздел «Сверки с бюджетом» → «Направить заявление об инициировании процедуры…».

Заплатить штрафы и пени. Если правда не оплатили НДФЛ и пришел штраф, его нужно оплатить.

Налоговая может попросить оплатить не только штраф, но и пени. Но тут всё неоднозначно. По письму налоговой пени по НДФЛ начисляют, если компания удержала, но не перечислила налог.

То есть она вычла налог из зарплаты, но не отправила налоговой, а оставила себе. Арбитражный суд считает: пени нужно начислять в любом случае.

Если налоговая начислит пени, а компания не захочет их платить, придется идти в суд и доказывать правоту там. Но сложно предсказать точный исход дела.

Подать в налоговую справку 2-НДФЛ. В справке нужно указать признак «2» по сотрудникам, у которых была ошибка с налогом.

Если сотрудник уволился

Бывает, что компания находит ошибку по НДФЛ, когда сотрудник уволился. В это случае вычесть налог из зарплаты сотрудника не получится, и об этом надо уведомить налоговую до 1 марта следующего года.

В 2018 году компания неправильно заплатила НДФЛ Анатолию. Но ошибку обнаружили, когда Анатолий ушел работать в другое место. Значит, надо успеть сообщить налоговой об ошибке до 1 марта 2019 года.

• Письменно сообщить в налоговую, что удержать налог из зарплаты не получится. Для этого нужно заполнить справку 2-НДФЛ с признаком «2» и отправить в налоговую.

Признак «1» указывают в справках сотрудников, за которых компания заплатила НДФЛ. Признак «2» — для сотрудников, с дохода которых удержать НДФЛ не удалось.

• По итогам года подать в налоговую справки 2-НДФЛ по всем работникам с признаком «1» и декларацию 6-НДФЛ за год до 2 апреля следующего года.

Налоговая уведомит сотрудника, что он должен заплатить НДФЛ сам. Ему придет письмо на почту, компании это контролировать не нужно.

Если компания исправит ошибку с НДФЛ до 1 марта следующего года и пришлет налоговой исправленные документы, штрафа и других наказаний не будет.

Короче

Если забыли заплатить НДФЛ за сотрудника

удержать налог из будущих зарплаты или отпускных;

подготовить и отдать в налоговую корректировочные формы 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

Если сотрудник уже не работает

подать 2-НДФЛ по всем сотрудникам, у которых неправильно вычли налог.

20%

от суммы налога — штраф, если компания не оплатила НДФЛ в налоговом периоде, а налоговая это обнаружила