Оплата проезда в отпуск и обратно работающим в районе крайнего севера 2023

Автор: Тимофеева Л. Е., эксперт журнала Журнал «Налог на прибыль: учет доходов и расходов» № 7/2019 Обязана ли организация, расположенная в районах Крайнего Севера, компенсировать расходы на проезд работников к месту проведения отпуска и обратно? Вправе ли она учесть эти расходы для целей исчисления налога на прибыль, в том числе если место проведения отпуска не является территорией РФ? Какими документами подтвердить понесенные расходы?

Об обязанности работодателя компенсировать расходы на проезд к месту проведения отпуска.

Статьей 325 ТК РФ установлено, что лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно. Право на компенсацию указанных расходов возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в данной организации. В соответствии с ч. 8 данной статьи размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих у работодателей, не относящихся к бюджетной сфере, устанавливаются коллективными договорами, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, трудовыми договорами. Отметим, что эта норма была предметом рассмотрения в Конституционном Суде, и тот в Постановлении от 09.02.2012 № 2-П указал следующее. Положение ч. 8 ст.

325 ТК РФ по своему буквальному смыслу требует определения размера, условий и порядка компенсации вышеуказанных расходов в коллективном договоре, локальном нормативном акте или в трудовом договоре с работником. Это означает, что на работодателя, не относящегося к бюджетной сфере, возлагается обязанность – в рамках системы социального партнерства или по соглашению с работником – устанавливать правила выплаты такой компенсации в одной из предусмотренных законом форм, которая предполагает, соответственно, и его обязанность осуществлять необходимые выплаты за счет собственных средств. В постановлении судьи КС РФ отметили, что при определении размера, условий и порядка предоставления компенсации необходимо обеспечивать их соответствие предназначению данной компенсации (как гарантирующей работнику возможность выехать за пределы районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей для отдыха и оздоровления). В противном случае не достигалась бы цель ее введения в качестве дополнительной гарантии, направленной на реализацию конституционных прав на отдых и на охрану здоровья. Коммерческие организации обязаны предусматривать выплату компенсации, причем ее размер должен быть таким, чтобы работникам была обеспечена возможность выехать на период отпуска за пределы северных районов.

Почитать Можно ли аннулировать развод

Судьи также заметили, что эта обязанность является для работодателя дополнительным обременением и предполагает несение им определенных расходов. С учетом этого в НК РФ предусмотрена возможность облегчать налоговое бремя путем уменьшения налогооблагаемой базы за счет того, что в состав расходов на оплату труда включаются фактические расходы на оплату проезда работников и лиц, находящихся у этих работников на иждивении[1], к месту использования отпуска на территории РФ и обратно (включая расходы на оплату провоза багажа работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях) в порядке, предусмотренном работодателем (п. 7 ст. 255 НК РФ).

Таким образом, расходы в виде компенсации стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, могут учитываться при исчислении базы по налогу на прибыль в соответствии с п. 7 ст. 255 НК РФ (см. Письмо Минфина России от 14.05.2018 № 03-03-06/1/31976).

При этом налогоплательщик может учитывать только фактически осуществленные расходы, подтвержденные первичными документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ о бухгалтерском учете (Письмо Минфина России от 22.07.2016 № 03-03-06/3/43106).

сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут-квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета;
посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

Таким образом, в случае подтверждения расходов на приобретение авиабилета вышеуказанными документами для целей налогообложения прибыли организаций дополнительных документов, подтверждающих оплату билета, в том числе выписки, подтверждающей оплату банковской картой, не требуется.

Указанный порядок подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли применяется и в случае оплаты стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (Письмо Минфина России от 17.08.2018 № 03-03-07/58432).

Почитать Какие документы нужны для усыновления (удочерения) ребенка в 2024 году

Поездка за пределы РФ.

Отметим, что для коммерческих организаций отдельных законодательных актов, регламентирующих порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно, не разработано. Минфин считает (см. Письмо от 18.10.2010 № 03-03-06/1/651), что такие организации могут руководствоваться положениями, установленными для организаций, финансируемых из федерального бюджета, а именно Правилами, утвержденными Постановлением № 455[2].

Согласно п. 10 Правил в случае использования работником отпуска за пределами РФ производится компенсация расходов на проезд железнодорожным, воздушным, морским, речным, автомобильным транспортом до ближайших к месту пересечения границы РФ железнодорожной станции, аэропорта, морского (речного) порта, автостанции.

При следовании к месту проведения отпуска за пределы территории РФ воздушным транспортом без посадки в ближайшем к месту пересечения государственной границы РФ аэропорту работником представляется справка, выданная транспортной организацией, осуществлявшей перевозку, о стоимости перевозки по территории РФ, включенной в стоимость перевозочного документа (билета).

В статье 1 Закона РФ № 4730-1[3] содержится определение границы, в соответствии с которым государственная граница Российской Федерации есть линия и проходящая по этой линии вертикальная поверхность, определяющие пределы государственной территории (суши, вод, недр и воздушного пространства) РФ, то есть пространственный предел действия государственного суверенитета РФ. Следовательно, государственная территория РФ в данном случае заканчивается не в пункте пропуска аэропорта, а при пересечении воздушным судном вертикальной поверхности воздушного пространства, проходящей над линией государственной границы РФ.

Таким образом, для подтверждения стоимости проезда в отпуск и обратно воздушным транспортом, работнику необходимо запросить в авиакомпании справку о стоимости перевозки по территории РФ, включенной в стоимость перевозочного документа (билета).

С учетом изложенного в случае проведения работником отпуска за пределами РФ для целей налогообложения прибыли могут быть учтены расходы на приобретение перевозочного документа (авиабилета) в размере, указанном в справке о стоимости перевозки по территории РФ до места пересечения границы РФ, включенной в стоимость перевозочного документа (авиабилета), выданной транспортной организацией.

Также основанием для компенсации расходов, кроме перевозочных документов, является копия заграничного паспорта с отметкой органа пограничного контроля (пункта пропуска) о месте пересечения государственной границы РФ.

Итак, если в коллективном договоре организации, не относящейся к бюджетной сфере, предусмотрено, что при выезде работника за границу для проведения отдыха оплата стоимости проезда такой организацией производится до места пересечения границы Российской Федерации, то при выезде работника за границу воздушным транспортом без остановки в ближайшем к месту пересечения границы пункте и, соответственно, без оформления проездного документа до этого пункта данные расходы на оплату стоимости проезда до границы РФ могут быть признаны расходами на оплату труда в соответствии с п. 7 ст. 255 НК РФ и могут уменьшать базу организации по налогу на прибыль при условии их документального подтверждения (Письмо Минфина России от 12.04.2010 № 03-03-06/2/72).

Аналогичные выводы можно найти в арбитражной практике[4].

О применении пункта 25 статьи 255 НК РФ.

На практике возможны ситуации, аналогичные той, которую рассматривал АС ДВО в Постановлении от 07.03.2019 № Ф03-730/2019 по делу № А59-4241/2018[5].

Общество отнесло затраты на оплату проезда в отпуск за границей на расходы, руководствуясь локальным нормативным актом, которым было предусмотрено, что место использования отпуска, оплата проезда до которого осуществляется работодателем, может находиться как на территории РФ, так и за ее пределами. Компенсация расходов к месту использования отпуска и обратно производилась в пределах лимита, установленного обществом.

Общество полагало, что затраты на оплату проезда в отпуск за границу отнесены на расходы по налогу на прибыль правомерно, согласно положениям п. 25 ст. 255 НК РФ, как другие виды расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренных трудовым договором и (или) коллективным договором.

Кроме того, для целей налогообложения прибыли учитываются любые виды расходов на оплату груда, осуществляемые на основании локальных нормативных актов организации, содержащих нормы трудового права, при соответствии критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ, и при условии, что подобные расходы не поименованы в ст. 270 НK РФ. Расходы на оплату проезда работников в отпуск за границей в ст.

270 не указаны.

Однако инспекция не приняла расходы на проезд к месту отпуска за пределы территории РФ (и судьи ее поддержали). Она отметила, что в ст. 252 НК РФ определено общее понятие и критерии расходов, учитываемых при определении базы по налогу на прибыль. В статье 255 НК РФ законодатель конкретизирует, какие именно затраты учитываются при определении расходов на оплату труда. Для целей налогообложения при определении базы по налогу на прибыль, в силу прямого указания закона, а именно п. 7 ст.

255 НК РФ, включение затрат на оплату проезда к месту использования отпуска за пределы территории РФ не предусмотрено.

[1] Согласно ст. 179 ТК РФ под иждивенцами следует понимать нетрудоспособных членов семьи, находящихся на полном содержании работника или получающих от него помощь, которая является для них постоянным и основным источником средств к существованию.

[2] Постановление Правительства РФ от 12.06.2008 № 455 «О порядке компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей».

[3] Закон РФ от 01.04.1993 № 4730-1 «О Государственной границе Российской Федерации».

[4] См., например, постановления ФАС МО от 04.03.2011 № КА-А40/17007-10;2 по делу № А40-51805/09-20-309, от 23.07.2009 № КА-А40/7049-09 по делу № А40-43834/08-140-136, ФАС ЗСО от 27.06.2007 № Ф04-4290/2007(35713-А75-40) по делу № А75-9482/2006, ФАС СЗО от 22.08.2007 по делу № А42-328/2007, от 27.11.2006 по делу № А26-4765/2006-28).

[5] Определением ВС РФ от 17.05.2019 № 303-ЭС19-7016 отказано в передаче дела в Судебную коллегию по экономическим спорам для пересмотра в порядке кассационного производства.

Компенсация работникам Севера проезда к месту отпуска и обратно

Работникам Крайнего Севера из-за сложных климатических условий предоставляется льгота: оплата проезда в отпуск за счет работодателя. Расскажем, кто имеет право на такую компенсацию и при каких условиях, как бухгалтеру ее рассчитать и выплатить, в том числе если место отдыха — зарубежное государство.

Что вы узнаете

Кому оплачивается проезд к месту отпуска и обратно
Когда предоставляется компенсация
Как оформить компенсацию сотруднику
Как оштрафуют, если не предоставлять компенсацию сотрудникам
Частые вопросы

Кому оплачивается проезд к месту отпуска и обратно

Законодательная база

Статья 325 ТК РФ — про право северных работников на компенсацию проезда в отпуск и обратно.
Постановление Правительства РФ от 16.11.2021 № 1946 — список районов Крайнего Севера и местностей, которые к ним приравнены.
Постановление Правительства РФ от 12.06.2008 № 455 — порядок компенсации проезда госработникам, на который могут ориентироваться коммерческие организации.

На кого распространяется льгота

Право на компенсацию проезда в отпуск и обратно возникает, если сотрудник работает и проживает на территории Крайнего Севера или в местности, которая приравнена к такому району. При этом сам работодатель расположен в такой местности. Этот нюанс актуален для компаний, у которых есть дистанционные сотрудники, которые живут и работают на Севере.

Предоставлять им компенсацию или нет — решение работодателя.

Вахтовикам, которые бывают на северных территориях наездами, компенсация расходов проезда в отпуск не положена.

Будьте внимательны: не всегда весь субъект РФ полностью признается территорией Крайнего Севера или приравненной к ней. Такой статус могут иметь лишь отдельные районы региона. При этом есть субъекты РФ, которые значатся в двух списках: и в перечне «Районы Крайнего Севера», и в перечне «Местности, приравненные к районам Крайнего Севера». В каждом перечне — свой список районов/округов. То есть какие-то районы одного субъекта РФ относятся к Крайнему Северу, а другие — приравнены к нему.

Поэтому нужно смотреть оба списка, чтобы понять возможности конкретного региона. Например, это относится к Республикам Карелия, Коми, Тыва, к Красноярскому и Хабаровскому краям, Архангельской, Иркутской и Сахалинской областям.

Обзор субъектов РФ, для которых актуальна выплата «северной» компенсации для проезда в отпуск

Все острова Северного Ледовитого океана и его морей, а также острова Берингова и Охотского морей
Республика Саха (Якутия)
Камчатский край

Ненецкий
Чукотский
Ямало-Ненецкий

Ханты-Мансийский автономный округ — Югра

Красноярский
Хабаровский
Забайкальский
Пермский
Приморский

Кто обязан компенсировать проезд

Компенсацию работникам Севера за проезд в отпуск должны платить работодатели:

коммерческие фирмы,
госучреждения.

В чем разница для госучреждений и коммерческих организаций

Для коммерческих организаций не разработано отдельных законодательных актов, которые бы регламентировали порядок «северной» компенсации.

Минтруд считает, что такие организации могут руководствоваться правилами, которые установлены для государственных организаций. Для этого необходимо разработать локальный нормативный акт, например, Положение об отпусках. Либо прописать порядок в коллективном или трудовом договоре.

Работодатель не вправе устанавливать положения, которые:

Влекут полный отказ от возмещения дорожных расходов.
Предусматривают компенсацию в сниженном размере.
Вводят выплаты реже, чем раз в 2 года.
Предусматривают компенсацию проезда только по территории района Крайнего Севера.

Обязанность компенсировать стоимость проезда для неработающих членов семьи работника (мужа, жены, маленького ребенка) установлена Трудовым кодексом РФ только для работодателей — федеральных государственных органов и учреждений, государственных внебюджетных фондов РФ.

Когда предоставляется компенсация

Получить компенсацию расходов работник может тогда, когда получает право на оплачиваемый отпуск. Это происходит в первый год работы в организации. Периодичность выплаты — раз в 2 года.

То есть затем проезд возмещают на 3, 5 году работы и т.д.

Какие условия должны быть соблюдены

Коммерческая организация самостоятельно определяет условия выплаты. Можно ориентироваться на правила для бюджетников:

Компенсацию выплачивают на основании документов, которые подтверждают выезд гражданина за пределы региона.
30 кг — норма возмещения для провоза багажа.

На какой вид транспорта распространяется компенсация

Коммерческие организации вправе самостоятельно определить вид транспорта для компенсации. Можно ориентироваться на правила для бюджетников: госработник вправе воспользоваться любыми видами транспорта (за исключением такси), в том числе личным.

Например, в поезде сотрудник может ехать в купейном вагоне. В самолете — лететь эконом-классом. Если категория проезда выше, например, бизнес-класс в самолете, сотрудник берет справку у перевозчика о стоимости проезда эконом-классом.

Как оформить компенсацию сотруднику

Коммерческие организации самостоятельно устанавливают порядок «северной» выплаты. Для государственных организаций правила выплаты определены на федеральном уровне. Можно ориентироваться на них. Далее мы привели регламент, который прописан для бюджетников.

Коммерческая фирма может предусмотреть свои сроки.

Какие документы нужны и в какой срок

За 2 недели до начала отпуска работник обязан предоставить письменное заявление в произвольной форме.

Если не хотите сами готовить шаблоны документов или искать подходящие в интернете, можно подключить СБИС КЭДО. С таким сервисом у вас всегда будут актуальные шаблоны документов для оформления отпусков. Сервис СБИС КЭДО могут использовать как коммерческие, так и государственные организации.

За 3 рабочих дня до отъезда работника в отпуск нужно выплатить компенсацию. Сумма компенсации определяется исходя из примерной стоимости проезда, которую работник указал в заявлении.

В течение 3 рабочих дней с даты выхода отпускника на работу бухгалтер делает окончательный расчет суммы. Для этого сотрудник обязан представить отчет о произведенных расходах. К такому отчету прилагаются проездные и перевозочные документы в подлинниках:

билеты;
багажные квитанции;
другие транспортные документы;
справки транспортных организаций;
чеки автозаправочных станций;
иные документы, которые подтверждают фактические расходы по проезду к месту использования отпуска и обратно, а также по провозу багажа.

Работодатель может предусмотреть перечень необходимых документов в коллективном договоре или в локальном нормативном акте. В документах должна быть информация о пассажире, багаже, итоговой стоимости перевозки. Документы могут быть в бумажном или электронном виде.

Какими документами работнику подтвердить проезд

Вид поездки	Документы
Поездка по России	Проездные билеты
Поездка по нескольким местам	Проездные билеты только к одному из этих мест и обратно оттуда (по выбору работника). То есть оплатить работодатель обязан поездку только к одному месту отдыха и обратно
Выезд за границу	Перевозочные документы, копия заграничного паспорта с отметкой органа пограничного контроля о месте пересечения государственной границы РФ
Поездка на личном авто	Чеки автозаправочных станций

Оформлять отпуска в СБИС КЭДО

Как компенсировать проезд к отпуску за пределами РФ

Работодатель должен компенсировать работнику проезд только в пределах России. Если сотрудник уехал в другую страну, есть тонкости.

Что делать, если работник едет отдыхать за границу

Если работник едет поездом за границу, возмещайте стоимость проезда до той железнодорожной станции, которая ближе всего к месту пересечения границы РФ.

Если летит отдыхать за границу, нужна информация о стоимости перелета отдельно по участкам маршрута. Бюджетники в таком случае направляют запрос о стоимости проезда перевозчику. Коммерческой компании безопасно также придерживаться этого варианта.

Пока ждете, когда работник предоставит справку от авиакомпании, можете сами предварительно рассчитать стоимость перелета по России, используя ортодромическую таблицу расчета расстояний.

Никто не запрещает компенсировать и перелет по зарубежной территории. Правда, нужно понимать, что от НДФЛ и страховых взносов освобождена стоимость проезда (включая стоимость провоза багажа) только от места отправления до пункта пропуска через государственную границу Российской Федерации.

Сотрудник ООО «Лопата» из г. Сургута планирует отпуск на Кипре. Сотрудник летит по маршруту Сургут — Ларнака транзитом через Москву.

В Положении об отпусках в компании указано, что организация оплачивает расходы на весь перелет по России. Это значит, организация обязана оплатить перелет от Сургута до Москвы и часть перелета Москва — Ларнака.

Для предварительного расчета стоимости перелета по России компания использует таблицу «Значения ортодромических расстояний от международных аэропортов Российской Федерации до зарубежных аэропортов». С помощью этого документа можно узнать стоимость авиаперелета отдельно над Россией и отдельно над зарубежными странами. Во внимание берется ортодромия — кратчайший путь, используемый для авиаперелетов. И тут важен даже аэропорт вылета.

Пусть в данном случае работник вылетает за границу из Шереметьево.

Бухгалтер определил расчетный коэффициент по формуле: ортодромия по РФ / общая ортодромия. Итого коэффициент составил 26,88% (636 км / 2366 км × 100%). Если стоимость билета Москва — Ларнака, например, равна 20 000 рублей, бухгалтер первоначально начислит за этот международный рейс 5 376 рублей (20 000 рублей × 26,88%).

Когда работник предоставит справку от транспортной компании, при необходимости бухгалтер скорректирует начисления.

На стоимость билетов от Сургута до Москвы (и обратно) бухгалтер не будет начислять НДФЛ и страховые взносы. Стоимость перелета от Москвы за границу (и обратно) попадет под налогообложение.

Чтобы быстрее получать подтверждающие документы от работника, переходите на цифру. Трудовой кодекс РФ разрешает 99% кадровых документов вести в электронном виде. СБИС КЭДО поможет не только обмениваться документами электронно, но и подготовить нужные локальные документы, заявления, приказы, график отпусков.

Оплата проезда в отпуск и обратно работающим в районе крайнего севера

Об особенностях компенсации расходов в связи с осуществляемыми в 2020 — 2021 гг. ограничительными мерами по предупреждению распространения COVID-19 см. Постановление Правительства РФ от 19.06.2020 N 887.

ТК РФ Статья 325. Компенсация расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)