Налоги после командировки в беларусь более 183 дней

В отношении физических лиц, часто отлучающихся из РФ, или, напротив, приезжающим в страну, бухгалтеру нужно определить, является ли такое лицо налоговым резидентом РФ или нет. Для того, чтобы признать физлицо налоговым резидентом, следует подсчитать, находилось ли такое лицо на территории РФ в течение 183 календарных дней.

Методика определения периода – теория

Период определяется как сумма всех календарных дней нахождения физического лица на территории России и дней, когда это физлицо выезжало из страны на обучение и краткосрочное лечение. Этот период высчитывается из 12 месяцев, идущих подряд. Это положение содержится в п. 2 ст.

207 НК РФ и подтверждено письмом Минфина от 22.05.2012 N 03-04-05/6-654.

Если продолжительность нахождения в России превысит 183 дня, то такое физлицо признается налоговым резидентом; если период окажется меньше этого порога, – то нерезидентом.

При определении длительности периода надо учитывать следующие условия:

1. Упомянутые выше 183 дня не обязательно должны идти подряд, поскольку статья 207 НК РФ не содержит ограничений на этот счет. То есть между этими днями возможны разрывы, обусловленные командировками, отпусками и прочими уважительными причинами.
2. День отбытия из РФ и день прибытия из-за рубежа засчитываются в период нахождения на территории нашей страны.

Указанные условия определены в письмах Минфина от 06.04.2011 N 03-04-05/6-228, от 01.04.2009 N 03-04-06-01/72 и письме ФНС России от 30.08.2012 N ОА-3-13/3157@.

Методика определения периода – практика

Пример

Сотрудник ООО «Сигма» Н.П. Суровин, часто отлучающийся по служебной надобности за границу, 30 марта 2015 года получает от компании вознаграждение за работу. Определим, набрал ли он 183 дня, требуемых для придания Н.П.

Суровину статуса налогового резидента.

Итак, вне территории РФ он находился:

— с 10 мая по 30 мая 2014 года;

— с 13 сентября по 10 октября 2014 года;

— с 29 ноября по 20 декабря 2014 года;

— с 19 января 2014 года по 15 февраля 2015 года.

В сумме вся продолжительность составит 99 дней.

Соответственно, в России сотрудник пребывал:

— с 1 апреля по 9 мая 2014 года;

— с 31 мая по 12 сентября 2014 года;

— с 11 октября по 28 ноября 2014 года;

— с 21 декабря 2014 года по 18 января 2015 года;

— с 16 февраля по 30 марта 2015 года.

Таким образом, в РФ Н.П. Суровин в течение 12 последовательных месяцев находился более 183 дней: то есть на день выплаты дохода 30 марта 2015 года он признается налоговым резидентом России.

А если надо выехать на лечение или обучение?

Граждане России посещают иностранные государства не только по служебной необходимости. Иногда требуется провести там лечение или обучение. Согласно письмам Минфина от 08.10.2012 N 03-04-05/6-1155 и от 07.11.2008 N 03-04-05-01/411 периоды нахождения за границей по этим причинам не разрывают период нахождения в РФ.

Однако только при одном условии: чтобы срок нахождения там не превышал 6 месяцев. Такое пребывание названо краткосрочным. Иначе говоря, даже если физическое лицо будет из-за обучения отсутствовать в России, например, 170 дней, этот срок засчитывается в период пребывания на территории нашей страны.

Других отрицательных условий нет. Налоговый кодекс РФ не содержит ограничений на страны, виды учебных заведений, возраст обучающихся, учебные дисциплины, лечебные учреждения, виды заболеваний.

Подтвердить действительность вышеуказанных причин согласно письму Минфина России от 26.06.2008 N 03-04-06-01/182 можно с помощью следующих документов:

• договорами о прохождении лечения или обучения;
• справками о прохождении лечения или обучения;
• копией паспорта с отметками пограничников о пересечении границы.

Пример

Если применить периоды, приведенные в предыдущем примере, но предположить, что некоторые из них использованы за границей для обучения, то статус резидента Н.П. Суровин получит несколько раньше.

Итак, на обучении он находился:

— с 10 мая по 30 мая 2014 года;

— с 13 сентября по 10 октября 2014 года;

— с 29 ноября по 20 декабря 2014 года.

Все эти периоды следует засчитать в срок нахождения на территории РФ. В результате статус налогового резидента Н.П. Суровин получит на 183 день без всяких перерывов, то есть – 30 сентября 2014 года.

Целевая поездка – непременное условие сохранения статуса резидента

Минфин России в письме от 26.09.2012 N 03-04-05/6-1128 отдельно обращает внимание на то положение, что совмещение разных целей – служебной поездки с обучением или лечением статус резидента не сохранит.

Так, если гражданин находится за границей по производственной надобности и в этот период прошел обучение (или лечение), то это время в период нахождения на территории России включать нельзя. Даже если длительность была менее 6 месяцев.

Пример

Н.П. Суровикин заключил контракт с компанией из Бельгии и с 1 октября 2014 года приступил к выполнению производственных обязанностей за границей. Спустя две недели – 15 октября он там же начал обучение по своей же специальности на срок 4,5 месяцев.

Указанный 4,5 месячный период обучения не может быть включен в период нахождения Суровикина на территории России, и не повлияет на определение его отечественного резидентства.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

О выплате суточных в случае командировки на новые территории РФ

Автор: Манохова С. В., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо» Сотрудник учреждения 25.09.2022 на две недели был направлен в служебную командировку из Севастополя в Мариуполь. Какими нормативными документами руководствоваться при начислении суточных? Каков порядок их налогообложения?

Размер суточных

• расходы на проезд;
• расходы на наем жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Размеры суточных для зарубежных командировок установлены:

• для федеральных государственных учреждений (в иностранной валюте для каждой страны пребывания) – приложениями к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2005 № 812;
• для учреждений субъекта РФ (муниципальных учреждений) – нормативным актом субъекта РФ (органа местного самоуправления).

• в общем случае – 8 480 руб.;
• при направлении в командировку сотрудника, работающего в загранучреждении РФ, в командировку на территорию ЛНР и (или) ДНР, где находится загранучреждение, – 5 936 руб.

Указом Президента РФ от 17.10.2022 № 752 определены новые особенности командирования в ДНР, ЛНР, Запорожскую и Херсонскую области лиц, замещающих государственные должности РФ, федеральных государственных гражданских служащих, а также работников федеральных органов, замещающих должности, не являющиеся должностями федеральной государственной гражданской службы. В соответствии с названным указом командированным работникам полагаются:

• выплата денежного содержания в двойном размере;
• суточные – в размере 8 480 руб. за день нахождения в служебной командировке.

Указ вступил в силу 17 октября, но распространяется на правоотношения, возникшие с 30 сентября 2024 года.

Указом предусмотрено, что аналогичные условия командировок должны ввести регионы и муниципалитеты. Такие же условия Правительство должно предусмотреть для работников организаций и учреждений, подведомственных федеральным органам, а также работников иных организаций, непосредственно участвующих в выполнении работ (оказании услуг) по обеспечению жизнедеятельности населения и восстановлению объектов инфраструктуры в ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областях.

09.2022 года – в соответствии с Указом Президента № 752. Размер суточных и в том и в другом случае одинаков и составляет – 8 480 руб.

Налогообложение суточных

Разъяснений по поводу налогообложения суточных от официальных лиц в настоящее время нет. Считаем, в рассматриваемой ситуации нужно действовать так же, как в 2014 году при присоединении к Российской Федерации Республики Крым и Севастополя. Ниже приведем разъяснения чиновников и налоговиков по данному вопросу (см. письма ФНС России от 04.08.2014 № БС-4-11/15175@, Минфина России от 24.07.2014 № 03-04-06/36482).

При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

В соответствии со статьей 2 Федерального конституционного закона от 21.03.2014 № 6-ФКЗ «О принятии в Российскую Федерацию Республики Крым и образовании в составе Российской Федерации новых субъектов – Республики Крым и города федерального значения Севастополя» в составе Российской Федерации образованы новые субъекты – Республика Крым и город федерального значения Севастополь.

В силу Федерального закона от 21.03.2014 № 36-ФЗ «О ратификации Договора между Российской Федерацией и Республикой Крым о принятии в Российскую Федерацию Республики Крым и образовании в составе Российской Федерации новых субъектов» Республика Крым принята в состав Российской Федерации с 18.03.2014.

Таким образом, в доход, подлежащий обложению налогом на доходы физических лиц, сотрудников организации, командируемых в апреле 2014 года в Республику Крым, на основании абзаца 12 пункта 3 статьи 217 Кодекса не включаются суточные в размере не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке в Республике Крым.

4 октября 2024 года подписаны федеральные законы о присоединении в Российской Федерации новых субъектов РФ, в том числе Федеральный закон от 04.10.2022 № 372-ФЗ «О ратификации Договора между Российской Федерацией и Донецкой Народной Республикой о принятии в Российскую Федерацию Донецкой Народной Республики и образовании в составе Российской Федерации нового субъекта» (вступил в силу 05.10.2022).

Исходя из вышесказанного, делаем вывод, что суточные, выплаченные за период до 05.10.2022, должны облагаться НДФЛ по правилам, установленным для суточных при загранкомандировке (облагается сумма свыше 2 500 руб.), а суточные, выплаченные за период начиная с 05.10.2022, должны облагаться НДФЛ по правилам, установленным для суточных при командировке по территории РФ (облагается сумма свыше 700 руб.).

Аналогичные нормы действуют в отношении страховых взносов (п. 2 ст. 422 НК РФ).

По нашему мнению, в случае направления работника в командировку из Севастополя в Мариуполь в вопросах выплаты суточных, а также в вопросах компенсации других расходов, связанных с командировкой, нужно ориентироваться на правила, установленные:

• за период командировки до 29.09.
• на период начиная с 30.09.2022 – Указом Президента РФ № 752.

И в том и в другом случае размер суточных одинаков и составляет 8 480 руб.

Что касается вопросов налогообложения, должны применяться правила:

• до даты присоединения Донецкой Народной Республики к Российской Федерации (то есть до 04.10.2022 включительно) – действующие при направлении работников в командировку на территорию иностранного государства;
• после присоединения ДНР к Российской Федерации (то есть начиная с 05.10.2022) – действующие при направлении работников в командировку по территории РФ.

Какую ставку НДФЛ применять к иностранному работнику, отправленному в служебную командировку за границу?

Вопрос от читательницы Клерк.Ру Ольги (г. Нефеюганск)
Предприятие планирует принять на работу граждан Белоруссии, которые будут работать и на территории РФ, и в странах Африки (служебные поездки сроком от 4-х до 6 месяцев). Какая ставка НДФЛ применяется при следующих ситуациях:Ситуация 1. Трудовой договор заключен на срок менее 183 дня. Работник через 2-3 недели после работы на территории РФ отправлен в служебную поездку в Ливан на 4 месяца.

Ситуация 2. Трудовой договор заключен на срок более 183 дня. Остальные условия аналогичны ситуации 1.Пунктом 2 ст. 207 НК РФ установлено, что налоговыми резидентами признаются физические лица, фактически находящиеся в РФне менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев.

Поэтому в ситуации 1 (трудовой договор заключен на срок менее 183 дня) в отношении доходов гражданина республики Беларусь должна применяться ставка налога 30 %, поскольку налоговым резидентом РФ он признаваться не будет ни при каких обстоятельствах. В ситуации 2 помимо норм НК РФ нужно также учесть положения Протокола к Соглашению между Правительством РФ и Правительством Республики Беларусь об избежании двойного налогообложения и предотвращении уклонения от уплаты налогов в отношении налогов на доходы и имущество от 21.04.1995, подписанного 24.01.2006 (далее — Протокол). Согласно п. 1 ст.

1 Протокола вознаграждение, получаемое физическим лицом с постоянным местожительством в одном Договаривающемся Государстве (гражданином РФ или Республики Беларусь) в отношении работы по найму, осуществляемой в другом Договаривающемся Государстве в течение периода нахождения в этом другом Договаривающемся Государстве, составляющего не менее 183 дней в календарном году, либо непрерывно в течение 183 дней, начавшихся в предшествующем календарном году и истекающих в текущем календарном году, может облагаться налогом в этом другом Договаривающемся Государстве в порядке и по ставкам, предусмотренным в отношении лиц с постоянным местожительством в этом Договаривающемся Государстве.

Пунктом 2 ст. 1 Протокола предусмотрено, что указанный налоговый режим применяется с даты начала работыпо найму в другом Договаривающемся Государстве, длительность которой, в соответствии с трудовым договором, составляет не менее 183 дней. Поэтому в отношении доходов гражданина Республики Беларусь в ситуации 2 может быть применена ставка 13 % с даты начала работы по трудовому договору. При этом важно, чтобы изначально период времени от даты начала трудового договора до окончания налогового периода составлял более 183 дней (к примеру, при заключении договора в августе такое условие не соблюдается, соответственно ставка 13 % применяться не может). По итогам налогового периода вам следует определить фактическое время нахождения работника в РФ, установив тем самым его окончательный налоговый статус.

Время командировки в странах Африки при расчете должно быть исключено, так как период нахождения физического лица в РФ не прерывается лишь на периоды его выезда за пределы РФ для краткосрочного (менее шести месяцев) лечения или обучения (п. 2 ст. 207 НК РФ). Если в результате расчета окажется, что работник находился в РФ менее 183 дней в календарном году, то он не будет признаваться налоговым агентом и, соответственно, к его доходам от выполнения трудовых обязанностей на территории РФ следует применять ставку 30% с соответствующим пересчетом сумм налога с доходов, ранее облагавшихся по ставке 13 %. Получить персональную консультацию Светланы Скобелевой в режиме онлайн очень просто — нужно заполнитьспециальную форму.

Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.

• служебная командировка
• иностранный работник
• командировка

Курсы и вебинары для бухгалтеров по теме НДФЛ

Светлана Скобелева, директор департамента аудита ООО предприятие «КГ «Аюдар»

Платим НДФЛ с командировочных расходов в 2024 году

НДФЛ с командировочных расходов в 2024 году удерживается в порядке, предусмотренном НК РФ. Какие расходы считаются командировочными, какие суммы облагаются НДФЛ, а какие нет, рассмотрим в данной статье.

• Какие расходы возмещаются командированному работнику
• Что из командировочных облагается НДФЛ?
• Какие командировочные расходы не облагаются НДФЛ
• Итоги

Какие расходы возмещаются командированному работнику

Нередки случаи, когда для решения служебных вопросов работодатели вынуждены отправлять своих сотрудников за пределы места нахождения организации. Поездки на определенное время, по определенному служебному поручению руководителя в другой населенный пункт или за границу называются командировками.

Во время нахождения сотрудника в командировке ему выплачивается средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Расчет среднего заработка регламентируется положением «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», утвержденным постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (ч. 7 ст. 139 ТК РФ) и ст.

139 ТК РФ.

До начала командировки работодатель должен:

• установить размер и порядок выплаты сотруднику командировочных расходов;
• подготовить документы, необходимые для отправления работника в командировку.

Данные аспекты регламентируются положением «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

В соответствии с ТК РФ работнику возмещаются следующие расходы на командировку:

• на проезд;
• аренду жилого помещения;
• дополнительные расходы на проживание (суточные);
• иные расходы по выполнению служебного задания (с разрешения руководителя).

Как правило, в организации разрабатываются внутренние документы или коллективный договор, в котором определяются порядок и размер возмещения данных расходов.

С примером такого внутреннего документа вы можете ознакомиться в статье«Положение о служебных командировках — образец».

Порядок возмещения расходов на командировку работникам различных федеральных государственных органов, учреждений и фондов, а также муниципальных учреждений определяется нормативными правовыми актами правительства РФ, органов местного самоуправления, государственной власти субъектов РФ (ч. 2 ст. 168 ТК РФ).

Что из командировочных облагается НДФЛ?

Частично облагаемыми НДФЛ являются суточные — они освобождены от налога только в пределах установленных НК РФ норм (п. 1 ст. 217 НК РФ).

Если руководитель принял решение возместить командированному работнику расходы сверх норм, то эта разница облагается НДФЛ.

П. 1 ст. 217 НК РФ устанавливает следующие нормы суточных:

• при нахождении командированного сотрудника на территории РФ — 700 руб. в день;
• нахождении командированного сотрудника за пределами территории РФ — 2 500 руб. в день.

Повышать необлагаемые лимиты в ближайшее время не планируют (письмо Минфина от 08.04.2022 № 03-04-06/30291).

В коллективном договоре, утвержденном в ООО «Система», установлено, что при командировках на территории РФ размер суточных для сотрудников инженерно-технического подразделения составляет 1 200 руб., для других сотрудников — 600 руб.

Бухгалтер ООО «Система» выдал главному инженеру Смирнову Н. А. при направлении в командировку с 2 по 17 марта на территории РФ суточные в сумме 1 200 руб.

Следовательно, НДФЛ с командировочных будет рассчитываться с суммы 500 руб. за каждый день нахождения в командировке, т. е. с разницы между выплаченными суточными и установленной законодательством необлагаемой нормой (1200 – 700 руб.).

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы рассчитали НДФЛ с командировочных. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Также пример налогообложения командировочных расходов приведен в статье «Порядок налогообложения расчетов с подотчетными лицами» .

Какие командировочные расходы не облагаются НДФЛ

В НК РФ прописано, что же не включается в облагаемый подоходным налогом доход работника. Сюда относится в том числе компенсация работодателем следующих расходов (п. 1 ст. 217 НК РФ):

• стоимость проезда до места выполнения служебного задания (независимо от места отбытия в командировку) и обратно, включая стоимость сервисных услуг в вагонах повышенной комфортности;

• комиссия за услуги аэропортов;
• стоимость проезда до места отправления (вокзал, аэропорт), назначения или пересадок;
• провоз багажа.

Компенсация данных расходов не облагается НДФЛ, если расходы подтверждены документально. Если такие документы отсутствуют, выплаченные компенсации освобождаются от обложения НДФЛ только в пределах установленных норм (п. 1 ст.

217 НК РФ).

Кроме того, работнику должны быть возмещены расходы по найму жилья в командировке (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ). Если сотрудник представит подтверждающие документы, то такие расходы компенсируются ему в полном объеме и не подлежат обложению НДФЛ. При отсутствии документов подоходным налогом не будет облагаться сумма в пределах норм, определенных п. 1 ст.

217 НК РФ.

О том, как учитываются командировочные расходы, читайте в статье «Порядок учета командировочных расходов» .

Итоги

Компенсация командировочных расходов не облагается НДФЛ, если эти расходы подтверждены документально. Что касается налогообложения суточных, то они не облагаются НДФЛ только в пределах норм.

Что грозит налоговому агенту за неуплату НДФЛ, читайте в материале «Какая ответственность предусмотрена за неуплату НДФЛ?» .

• Трудовой кодекс РФ
• Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922
• Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Порядок учета командировочных расходов в 2024 году

Учет командировочных расходов в 2024 году имеет свои особенности. Рассмотрим, какими документами должен руководствоваться бухгалтер, чтобы правильно рассчитать и учесть расходы на командировку.

Вам помогут документы и бланки:

• Учет командировочных расходов: расчет и оформление
• Учет расходов по загранкомандировкам
• Командировочные расходы при УСН «доходы минус расходы»
• Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете
• Бухгалтерские проводки по командировочным расходам
• Итоги

Учет командировочных расходов: расчет и оформление

Многие компании и ИП в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью отправить сотрудников в поездку вне места постоянной работы с целью выполнения определенных поручений. Такая поездка называется командировкой (ст. 161 ТК РФ).

При этом работодатель обязан сохранить за командированным работником его рабочее место, средний заработок, а также возместить понесенные им издержки, перечень которых установлен законодательством.

Чтобы правильно и обоснованно учитывать командировочные расходы, бухгалтер должен иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции.

Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:

• предварительный расчет и выдача денег под отчет командированному лицу;
• утверждение авансового отчета сотрудника о потраченных суммах.

Для того чтобы выплатить аванс работнику на расходы для командировки, бухгалтеру нужно рассчитать его на основании внутренних документов:

• приказа или распоряжения руководителя о направлении работника компании в служебную командировку, в котором указываются Ф. И. О. сотрудника, срок и назначение поездки (для выполнения служебного задания);
• письменного решения руководителя о поездке сотрудника в командировку на служебном или личном транспорте (если таковое принято).

Исходя из того, что написано в этих двух локальных документах, а также положения о командировках, разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:

• стоимость билетов за проезд до места командировки и обратно;
• оплата за проживание в гостинице;
• суточные на каждый день нахождения в командировке;

О том, платить ли работнику суточные за дни в пути, если билетом предусмотрено питание, читайте в материале«Билетом в командировку предусмотрено питание — платить ли работнику суточные за дни в пути?».

• другие траты, разрешенные руководством.

Можно ли учесть при налогообложении расходы командированного лица на такси читайте в статье «Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)».

Размер суточных не зависит от затрат на проезд и жилье. Эта отдельная статья расходов определяется как денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания во время командировки (на питание).

Суточные не ограничены законодательством, и каждая коммерческая организация вправе установить их размер внутренним актом. При этом нужно помнить, что существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника, а также начислять страховые взносы. В 2024 году этот лимит равен 700 руб. в сутки для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок.

Выплачиваются суточные за все дни в командировке, в том числе за выходные и нерабочие праздничные, а также дни в пути и вынужденные остановки (п. 11 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Отчитываться за использование суточных работнику не нужно.

Другими расходами могут быть траты на мобильную связь, интернет, оплата товаров и услуг, необходимых для работы.

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы учли командировочные расходы при подсчете налога на прибыль. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Работник получает аванс в кассе организации или безналичным перечислением на карту и до окончания 3 дней после возвращения на постоянное место работы отчитывается в бухгалтерии за полученные деньги.

Учет расходов по загранкомандировкам

Командировка за границу оформляется так же, как и по России, только имеет некоторые особенности:

• Добавляются дополнительные траты на оформление визы, заграничного паспорта, консульские и другие сборы, необходимые для выезда за границу (подп. 12 ст. 264 НК).
• Лимит суточных, необлагаемых НДФЛ и взносами при командировке в другую страну, равен 2 500 руб.
• При поездке за границу время для расчета суточных определяется по проездным документам, а в случае их отсутствия по проездным документам или по подтверждающим документам принимающей стороны (п.7 положения о командировках №749).
• Первичные документы, оформленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский (п. 9 Положения по бухучету, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

Если работник самостоятельно покупал валюту, то при составлении отчета ему необходимо приложить справки о ее покупке. Если такой справки не будет, то расходы будут пересчитаны по курсу Центробанка на момент получения подотчетных денег (пп. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006).

После утверждения отчета:

• остаток аванса, возвращенный в валюте, приходуется в кассу с пересчетом в рубли по официальному курсу на дату поступления денег;
• перерасход, произведенный в валюте, выдается сотруднику в рублях с пересчетом по курсу на день утверждения авансового отчета.

По суточным в валюте та их часть, которая облагается НДФЛ, должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет (письмо Минфина от 01.11.2016 № 03-04-06/64006).

Как учитывать расходы в иностранной валюте по загранкомандировке, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в Готовое решение.

ВАЖНО! Если в локальном нормативном акте компании указать размер суточных в иностранной валюте, а выплатить сотруднику в рублях, то перерасчет делать не нужно (письмо Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252).

Командировочные расходы при УСН «доходы минус расходы»

При направлении работника в служебную командировку организация на УСН рассчитывает командировочные расходы так же, как при ОСНО. Возместив сотруднику все предусмотренные законом командировочные расходы, предприятие вправе уменьшить на них свои доходы в целях налогообложения при условии документального подтверждения и экономического обоснования произведенных затрат (подп. 13 п. 1 ст.

346.16 НК РФ).

Отличительной особенностью является дата включения командировочных издержек в расходы. Поскольку учет расходов на УСН ведется кассовым методом, датой признания расходов считается дата утверждения авансового отчета. Однако в случае если работник израсходовал собственные средства и компания их ему возмещает, включить возмещаемые выплаты в книгу учета доходов и расходов следует в момент выдачи денег из кассы (п. 2 ст.

346.17 НК РФ).

Еще один нюанс. По мнению Минфина, ИП без работников на упрощенке не может учитывать расходы на собственные поездки. Аргументирует такую позицию ведомство следующим образом: командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя. А у ИП работодатель отсутствует, равно как и он сам не может являться своим сотрудником (письма Минфина от 26.02.2018 № 03-11-11/11722, от 05.07.2013 № 03-11-11/166).

Суды же с такими выводами, как правило, не согласны (постановление ФАС ДВО от 22.08.2011 по делу № А73-9729/2010).

Подробнее о признании расходов при УСН читайте в материале «Перечень расходов при УСН «доходы минус расходы»».

Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете

Утвержденный авансовый отчет — по форме АО-1 или самостоятельно разработанной форме — с приложенными к нему документами, подтверждающими произведенные в интересах фирмы расходы, будут служить основанием для отражения этих трат в бухгалтерском учете.

ВАЖНО! С 01.01.2013 использование унифицированных форм документов необязательно. Организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике. А с 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними. Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024 года.

Подробнее об этом мы писали в статье.

Что должен пересчитать и проверить бухгалтер?

Корректировочный расчет суточных (в случае, если командировка была короче или продолжительнее, чем было запланировано) бухгалтер при проверке авансового отчета проводит на основании билетов на проезд, из которых он берет дату отъезда и дату возвращения. Днем выезда считается текущий день, если время отправления в билетах — до 24:00 включительно, и следующий — с 00:00.

НАПОМИНАЕМ! Если поездка была совершена на личном транспорте, то суточные считаются по путевому листу и счетам за проживание, по которым бухгалтер может отследить дату приезда и выезда для расчета суток в командировке.

Если нет никаких проездных документов, а также бумаг, подтверждающих факт проживания в месте командировки, работником предоставляется служебная записка о фактическом сроке пребывания в командировке, подтвержденная записью принимающей стороны. Ответственное лицо организации, в которую был командирован сотрудник, должно поставить отметку о дате прибытия и выбытия (п. 7 Положения о служебных командировках от 13.10.2008 № 749).

Если работник воспользовался служебным или личным транспортом, и ему необходима компенсация за его использование и бензин, то он должен представить служебную записку, путевой лист, по которому рассчитывается пройденный километраж, приложить счета и чеки за покупку топлива. Возможность возмещения таких трат должна быть предусмотрена в учетной политике.

Также должны быть проверены документы по найму жилья, подтверждающие оплату: чеки, квитанции, договор найма, расписка хозяина дома или квартиры. При проверке учитывается и утверждается фактически оплаченная и подтвержденная сумма.

Бухгалтерские проводки по командировочным расходам

Рассмотрим, какие проводки в 2024 году по учету командировочных расходов предусматривает План счетов.

В день выдачи работнику аванса на командировку делается проводка:

Дт 71 Кт 50, 51 — выплачены деньги на командировочные расходы.

После утверждения авансового отчета будут сделаны проводки в соответствии с распределением потраченных сумм по их назначению:

Дт 20, 23…44 Кт 71 — суточные, билеты на проезд (без НДС), счет гостиницы (без НДС);

Дт 19 Кт 71 — отражен НДС за проезд и жилье;

Дт 68 Кт 19 — принят к вычету НДС за транспорт и проживание;

Дт 20, 44, 91-2, 08, 10. Кт 71 — учтены другие расходы;

Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу организации остатка аванса;

В конце месяца возможна следующая проводка:

Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ с превышающих лимит суточных.

Итоги

Траты организации — на проезд, жилье, суточные и другие, утвержденные руководством, — компания имеет право отнести на расходы и уменьшить налогооблагаемую базу. Бухгалтеру следует ответственно отнестись к проверке отчета, чтобы у проверяющих органов не возникло никаких сомнений и вопросов.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.