Документооборот в учреждении 2023

Прежде чем начать переход на электронный документооборот (ЭДО) в организации, нужно создать правовую базу, которая будет регулировать изменения в работе с документами. Разберем, каким образом регламентировать ведение делопроизводства в системе электронного документооборота.

Подключим к ЭДО и настроим обмен электронными документами в Диадоке Подробнее

Регламент и порядок электронного документооборота

ФЗ № 63 «Об электронной подписи».
ФЗ № 149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете».
Ст. 160 ГК РФ, регламентирующая совершение сделок в письменном виде, в том числе в системе ЭДО.
Ст. 434 ГК РФ, допускающая составление договора в виде электронного документа.
Ст. 169 НК РФ, в которой определены требования к электронным счетам-фактурам.
Приказ Минфина РФ № 14Н от 05.02.2021 «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур».

Регламент работы в системе электронного документооборота описывает порядок действий участников ЭДО при обмене документами. Это касается процессов на предприятии и работы с контрагентами.

Помимо инструкций, в регламент входят документы, необходимые для перехода компании на ЭДО: приказ о внедрении и положение.

Приказ и положение о внедрении ЭДО

Приказ формируют от имени руководителя и уведомляют подчиненных. Документ включает данные: дата перехода на ЭДО, список нормативных актов, сотрудников, формат и сроки обучения.

Положение об ЭДО требуется, чтобы информация о работе с электронными документами была собрана в одном месте. Оно оформляется на руководителя и включает: начало действия положения, информацию об операторе и системе ЭДО, порядок обмена, основные определения, перечисление нормативных актов.

Установленных форм данных документов нет — содержание зависит от конкретной компании. Узнать больше о приказе и положении можно в статье.

Почитать Выплата по целевой именной облигации на авто 1990 года

Переходите на ЭДО и обменивайтесь юридически значимыми документами с партнерами и внутри организации

Зачем нужен регламент электронного документооборота

Организация делопроизводства и документооборота в электронном виде — поэтапный процесс, требующий вовлечения сотрудников разного порядка: от руководителей до подчиненных. Чтобы у всех складывалось одинаковое понимание, как работать с ЭДО, нужны общие правила.

Подробная инструкция по делопроизводству электронного документооборота помогает быстро найти необходимую информацию и продолжить работу с ЭДО, не теряя времени на поиск ответов у коллег.

С помощью регламента можно узнать:

способы получения доступа к ЭДО;
правила использования электронной подписи и подписания документов;
зоны ответственности сотрудников;
информацию об утверждении правил электронного документооборота;
принципы обмена электронными документами;
нормативы урегулирования спорных ситуаций между участниками ЭДО;
информацию о действиях в форс-мажорных ситуациях.

Поможем организовать работу с электронными документами

Что включить в регламент ЭДО

Устоявшейся формы регламента электронного документооборота не существует — каждое предприятие выбирает наиболее важные для него моменты и прописывает их. Обычно там указывают порядок работы системы ЭДО, ее ключевые функции, дополнительные возможности и ссылки на разделы, где можно найти ответы на часто возникающие вопросы.

Пункты, которые чаще всего встречаются в регламенте:

Термины и определения.
Внутренние правила: когда и как регламент вступает в силу, на кого распространяется, в каких случаях используется.
Нормативную базу с перечислением законов, актов и приказов различных ведомств Российской Федерации.
Перечень документов, формирующих регламент.
Уровни доступа и критерии их распределения.
Список сотрудников, ответственных за ЭДО и конкретные документы.
Правила получения, обработки и учета документов.

Компания может добавлять или убирать некоторые пункты по своему усмотрению.

Переходите на электронный документооборот и сэкономьте на бумаге, печати и доставке

Согласование регламента в компании

Для вступления регламента в силу руководитель компании должен подписать приказ и довести его до подчиненных. Процесс выглядит так:

Регламент согласуют с начальниками отделов.
Руководитель утверждает документ.
Сотрудники с помощью подписей подтверждают, что ознакомились с содержанием регламента и согласны соблюдать указанные требования.

Если содержание по каким-либо причинам меняется, процесс согласования запускается заново. За любые корректировки несет ответственность руководитель предприятия.

Как внедрить регламент системы электронного документооборота

После утверждения регламента руководителем компании начинается внедрение ЭДО в работу организации. В документе будет указана дата вступления в силу — именно с того момента сотрудники должны начать следовать новым правилам.

На этапе внедрения коллеги учатся пользоваться системой электронного документооборота. Параллельно настраивается оборудование и программное обеспечение, сотрудников инструктируют по поводу нормативных актов и мер информационной безопасности.

Первое время пользователи могут испытывать сложности в освоении новой системы. Чем подробнее и проще составлен регламент, тем быстрее пройдет адаптация.

Организуйте ЭДО на предприятии и обменивайтесь документами с партнерами онлайн

Работа с первичными документами

При переходе на электронные первичные документы необходимо внести изменения в учетную политику компании, ст. 21 ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете». Важно включить в нее информацию об использовании ЭДО:

указать возможность работы с электронными документами;
ввести правила работы с системой ЭДО, способы хранения и обмена;
определить перечень электронных документов;
указать ответственных за подписание сотрудников.

Образец регламента электронного документооборота

Образец регламента ЭДО можно найти в интернете или составить самостоятельно. Регламент должен обеспечивать:

оперативный контроль всех этапов работы с документами;
поиск нужной информации;
правила формирования ролей внутри ЭДО;
порядок действий в случае возникновения внештатной ситуации.

Приведем пример регламента.

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «Компания»
В.В. Иванов
01 марта 2024

Регламент электронного документооборота ООО «Компания»

1.1. Назначение
Настоящий Регламент определяет порядок электронного документооборота в Компании.

1.2. Область применения
Требования и правила настоящего Регламента распространяются на все категории работников.
Настоящий регламент описывает этапы жизненного цикла документа в системе электронного документооборота.

1.3. Нормативные ссылки
Регламент разработан на основании требований законодательства РФ:

ФЗ № 63 «Об электронной подписи»;
ФЗ № 149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете»;
Гражданского кодекса РФ;
Налогового кодекса РФ;
Приказа Минфина РФ № 14Н от 05.02.2021 «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной КЭП».

1.4. Порядок согласования регламента, утверждения, внесения изменений, дополнений
Настоящий регламент проходит обязательную процедуру согласования с руководителями отделов Компании и утверждается генеральным директором. Изменения и дополнения проходят процедуру согласования и утверждения.

2. Ответственность
Работники Компании несут дисциплинарную ответственность за ненадлежащее исполнение или неисполнение требований настоящего Регламента.
2.1. Список ответственных
…

3. Контроль использования системы электронного документооборота.
Контроль исполнения требований настоящего Регламента осуществляют руководители отделов, структурных подразделений, генеральный директор.

4. Порядок работы с документами
4.1. Обмен электронными документами, подписанными квалифицированной электронной подписью, является юридически значимым электронным документооборотом.
4.2. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Компании.
4.3. Время создания, отправки и получения всех электронных документов регистрируется автоматически внутри системы ЭДО.
4.4. Передача участником ЭДО электронных документов означает согласие участника на использование и обработку персональных данных, содержащихся в передаваемых документах.
4.5. Подписание электронных документов осуществляется с помощью квалифицированной электронной подписи с действующим сертификатом.
4.6. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

5. Конфиденциальность
Участники ЭДО не имеют права разглашать конфиденциальную и/или являющуюся собственностью одной из сторон информацию, содержащуюся в договорах и соглашениях, заключенных между участниками электронного документооборота.

Генеральный директор
ООО «Компания»
В.В. Иванов ___________________________________

Для составления регламента скачайте образец.

Каждый пункт в предлагаемом примере можно расписать подробнее в соответствии с запросом компании. Детали использования системы ЭДО зависят от внутренних процессов, а также выбранного способа работы — веб-интерфейса или интеграции в учетную систему компании.

Указанный регламент создается не только для фиксации факта перехода на ЭДО, но и как инструмент, который поможет сделать этот переход быстрым и простым.

Подберите выгодный тариф и оцените возможности ЭДО в Диадоке

Что обязательно нужно знать о грамотном документообороте

В первую очередь документооборот любой организации можно разделить на внутренний и внешний в зависимости от его направленности.

Пользователями внутренних документов являются:

Сотрудники.
Руководитель.
Другие пользователи извне по необходимости или требованию закона, при этом, как правило, им либо передаются копии, а не оригиналы, либо предоставляются оригиналы с возвратом.

Во внутренних документах присутствуют только подписи ответственных лиц, многие даже не требуют печати. Внутренняя переписка может вестись и вовсе в безбумажном формате. Сотрудник идентифицируется по логину или адресу почты (выдаются при трудоустройстве).

Кстати! Для организаций наличие печати не обязательное условие, но если она есть, то ее необходимо использовать. ИП также может работать без печати.

Формы регламентируются учетной политикой, особенностями делового оборота и внутренними установка компании, если только речь не о строго утвержденных формах, хотя таких осталось немного.

К пользователям внешних документов относятся:

Покупатели (клиенты).
Государственные органы (ФНС, ФСС, ПФР, Трудовая инспекция, Ростехнадзор и т.д.).
Поставщики.
Учредители (участники, акционеры и т.п.).
Банки.
Инвесторы.
Заинтересованные физические и юридические лица (например, потенциальные клиенты или кредиторы).

Внешние документы часто имеют строго утвержденную форму (декларации, справки, заявления). Иногда их передача должна сопровождаться предъявлением доверенности и подтверждением личности представителя компании.

Способы организации

В зависимости от вида и направленности можно создать различные системы документооборота:

Традиционная (бумажная). Все документы оформляются на бумаге, подписи только «живые», нельзя применять факсимиле. Можно использовать распечатанные факсы, сканы и копии, в случае если это допускается внутренними положениями, обычаями делового оборота и договоренностями с контрагентами. Чаще всего применяется ИП, поскольку для них нет необходимости вести бухгалтерский учет, а налоговый иногда ограничивается записями в книге учета.
ЭДО. Обычно организуется в крупных компаниях, с большим количеством филиалов, торговых точек и обширной сетью персонала. Для этого подключаются специальные системы учета или работа идет в специализированных программах. Сотрудники имеют логины и пароли и/или ЭЦП для идентификации и подписи. Внешний ЭДО действует аналогично: поступает внешняя документация, фиксируется, подписывается также электронно и направляется обратно контрагенту.

Важно! Действующее законодательство не предусматривает полного перехода на ЭДО, потому что некоторые документы, в частности связанные с кадрами, необходимо подписывать работникам лично (собственноручно) без ЭЦП.

Ведение внутренней документации обычно ограничено только фантазией руководства. Служебные записки, распоряжения, инструкции, отчеты о проделанной работе станут обязательными, если они есть во внутренних положениях, должностной инструкции и сотрудник был ознакомлен при трудоустройстве со своими обязанностями и корпоративными правилами.

Для того чтобы обмениваться в электронном виде с поставщиком или клиентом актами, накладными и другими документами, придется указать такую возможность в договоре. Если ваши покупатели делают заказ через сайт, то подобные условия стоит разместить в разделе правил пользования и напомнить покупателю, что он соглашается с ними, а также запросить необходимую информацию. Например, для отправки чека онлайн-кассы может понадобиться мобильный номер или электронная почта.

Системы ведения ЭДО

Огромное количество операторов и производителей программного обеспечения предлагают сейчас услугу электронного документооборота. Причем организовать учет можно совершенно по-разному и с помощью операторов и без них:

Облачный сервис.
- Плюсы: не требуется установка на ваших компьютерах, не нужно беспокоиться о сохранности данных, можно пользоваться с любого настроенного рабочего места или из дома. Очень удобно, когда компания привлекает дистанционных работников, операторов для звонков (распределенные call -центры), менеджеров по продажам и т.п. сотрудников.
- Минусы: есть опасения в плане закрытости информации от конкурентов или других заинтересованных лиц. Даже банки порой теряют данные клиентов. В некоторых случаях, когда кончается срок пароля/сертификата, период действия ЭЦП или по каким-то причинам блокируется пользователь, невозможно получить доступ к информации. Для возобновления обслуживания нужно оплатить услугу. Мало того, архив базы также без отдельной оплаты могут не передать, если решите прекратить работу с данным оператором. Возможно, не получится выгрузить документы в нужном формате или сервис не работает с той программой учета (или ее версией), которую вы используете.
- Обратить внимание: соотношение цены и набора услуг, ограничения (количество пользователей, срок доступа, форматы выгрузки, архивация и т.д.), гарантии. Обращаться лучше к давно действующему, зарекомендовавшему себя на рынке поставщику, предварительно изучив отзывы о нем.
Специальная программа. На компьютеры устанавливают программу, которая работает в сетевом режиме между ними. Можно настроить различные права: руководитель выполняет любое действия в сетке, а работник только вносит, например, первичные документы. Система распространяется не только на помещении, офис, но и город, страну, мир. Достаточно только поставить на рабочем месте софт, настроить его и подключить в сеть. Иногда даже не нужно ставить отдельное обеспечение, функционал просто дополнительно встраивается или активируется.
- Плюсы: плата изначально выше, но в дальнейшем систему обслуживания можно выбрать, исходя из потребностей, не включая излишние компоненты, а может, и вовсе отказаться от нее. Больше контроля над данными и доступом к ним, в большинстве случаев пользоваться хотя бы основным функционалом можно и при прекращении оплаты по обслуживанию. Более индивидуализированные настройки. Самостоятельное архивирование сведений.
- Минусы: возможно, придется проводить обновления, которые придется оплачивать отдельно, если они не входят в регулярную плату по обслуживанию. Быстродействие и скорость передачи данных зависят от «железа», т.е. характеристик ваших компьютеров. Программа занимает большое место на жестком диске. Архивацию, скорее всего, придется делать на внешний носитель. Обеспечивать безопасность тоже придется самостоятельно.
- Обратить внимание: что входит в базу при покупке и последующем обслуживании, ограничения (аналогично облачному сервису), системные требования.
Дополнение к сдаче отчетности. Некоторые операторы предлагают возможность пользоваться ЭДО в рамках системы, применяемой для отправки отчетов. Иногда это бесплатная услуга, с определенными ограничениями (например, входящие документы до N -го количества), иногда отдельная за дополнительную плату. Часто отправка происходит при помощи браузера: пользователь заходит на сайт в свой аккаунт, раскрывает нужный раздел, подгружает или заполняет прямо там форму и отправляет ее, подписав своей ЭЦП (применяется та же подпись, что для отчетов). Получатель ставит свою подпись, и пользователь получает соответствующее подтверждение.
- Плюсы: опять же не нужна покупка отдельных программ, просто появляются дополнительные возможности. Используется одна и та же ЭЦП.
- Минусы: рассчитано скорее на внешний обмен, контрагент также должен быть клиентом сервиса, иначе он просто не получит документы. Вероятно, придется подгружать готовую форму, к тому же не все они могут распознаваться и проходить контроль.
- Обратить внимание: согласовать вариант обмена с получателем, закрепив его в договоре или дополнительном соглашении, уточнить какие именно формы могут и будут передаваться.
Корпоративная система. Это может быть внутренняя почтовая служба, закрытый чат, канал связи, группа в мессенджере и даже социальной сети. Некоторые компании создают и собственную организованную сетку для отправки и приема сообщений, служебных записок и рабочих инструкций и распоряжений. Она может носить обязательный и неформальный характер. Например, можно с помощью оповещения через чат пригласить сотрудников на совещание, а можно отсканировать и направить для согласования проект контракта.
- Плюсы: все в руках самой организации: как организовать документооборот, общение, совещания, переписку, чтобы более оперативно работать с данными и проводить согласования.
- Минусы: если разрабатывается собственная система, то, вероятно, придется вложить немало средств в ее создание и обслуживание. Использование мессенджеров и соцсетей не исключает утечку информации. Юридически не каждое действие признается законным. Придется описать и этикет и правила общения в собственной сетке, чтобы избежать злоупотреблений. Придется устанавливать собственный сервер, если необходим доступ к каким-то сведениям круглосуточно.
- Обратить внимание: существует ли реальная потребность в такой сети, насколько реально ее контролировать. Есть ли финансовые возможности на последующее поддержание (заработная плата программистов, сетевых администраторов). Соответствует ли оборудование требованиям нагрузки.

CRM- системы

Прогресс заставляет бизнесменов учиться и использовать для привлечения покупателей и заказчиков особые системы CRM (расшифровывается как Customer Relationship Management – управление взаимоотношениями с клиентами). Родоначальником современного подхода к продажам был американец Джон Генри Паттерсон (1844 г. — 1922 г.), он считал, что во главе угла стоит клиент. Именно для сбора и обработки сведений о покупателях, их потребностях, интересах и созданы CRM -системы.

Используют CRM обычно сотрудники call -центров, менеджеры по продажам, маркетологи, руководители отделов, филиалов и компании в целом.

Основные этапы работы:

Обращение и заинтересованность в товаре или услуге (как вариант, не клиент обращается в организацию, а менеджер связывается с покупателем по телефону, в соцсети, электронной почте и другими способами, предлагая покупку).
Отметка об уровне интереса (не интересно, купил бы, но не сейчас, может порекомендовать того, кто зачет совершить покупку, просит связаться позже и т.д.) или оформление заявки
Обработка заявки (передача данных администратору, замерщикам, бухгалтеру для расчета. стоимости, выезду на место, составления счета или запись на встречу).
Передача заказчику данных (информация о дате и времени записи, сроках выезда специалиста).
Получение оплаты.
Общение с клиентом в процессе работы (согласование новых сроков, подключение дополнительных опций, перенос встреч, решение проблем с заказом).
Завершающий этап (передача результатов или товара, получение отзыва, определение будущей заинтересованности и потенциальных интересов покупателя), отправка (подписание) документов.

Важно! В результате общения в системе появляется карточка, сохраняющая подробную информацию о покупателе. Для обработки персональных данных физического лица необходимо получить его согласие.

При помощи CRM происходит обмен с клиентом документами и взаимодействие между отделами. Обычно в обороте фигурируют заявка, счет, акт или накладная, наряд, договор. Они могут формироваться в самом сервисе, что упрощает работу менеджера и увеличивает скорость его работы, а значит, объем продаж.

График документооборота

Если просто дать сотрудникам задачи и ждать их выполнения без указания конкретных сроков, то нужные документы бухгалтерия получит не скоро. Чтобы обеспечить своевременное поступление первички, понадобится график.

Для начала стоит составить список всех документов, которые будут использованы конкретно в вашей компании, и обозначить сроки их составления и передачи в следующий отдел или бухгалтерию. Можно также, если требуется согласование каких-то процедур, установить отведенный для этого период.

Кстати! Нарушение графика как самостоятельно, так и в составе других нарушений может стать причиной дисциплинарного взыскания и даже увольнения (п. 5 ст.

81 ТК РФ).

Затем определить, кто именно (не ФИО, а должность) отвечает за подготовку, подписание т.д. Соединить сведения в единую таблицу. Можно воспользоваться готовыми вариантами из сети.

Потребуется ознакомить сотрудником под подпись с приказом (сам график — это неотъемлемое приложение к нему).

Требовать можно только те документы, которые предусмотрены должностной инструкцией, законодательством и правилами, относящимися к выполняемой сотрудником работе. Стоит обеспечить доступ к графику и его наличие на рабочих местах, чтобы сотрудники наглядно видели свои обязанности. В электронных системах и при наличии ЭДО можно настроить программы и сервисы таким образом, чтобы они указывали срок исполнения и предупреждали о приближении времени сдачи.

В описанных выше CRM -системах часто устанавливаются настройки времени на каждое действие. Например, для связи с клиентом после оформления им заявки на сайте дается 15 минут, на выставление счета после согласования условий – 10 минут, на выполнение работы или поставку –2 дня, на выставление закрывающих документов – 1 день. Это тоже своеобразный график, причем строго контролируемый.

Не успел сделать что-то вовремя, информация тут же попадет к старшему менеджеру или руководителю отдела – придется объясняться.

В чем поможет график:

Проконтролировать исполнителей в части составления и передачи документов.
Выявить ответственного (возможно материально) в случае нарушения сроков.
При необходимости в соответствии с положением о премировании начислить (или нет) премию.
Заставить сотрудников более организованно подходить к работе, ставить себе определенные цели.
Найти систематические нарушения и выявить их причину (например, некомпетентного сотрудника).
Определить нагрузку по обработке документов на определенных участках учета

Современные достижения в области программирования дают широкие возможности для внедрения как целого комплекса, так и скромных локальных систем для организации документооборота организации. Даже если компания небольшая, наличие четкого графика и строгих сроков позволяет улучшить не только внутреннюю работу, но и качество обслуживания клиентов.

Система электронного документооборота в организации

Перевод большинства процессов в цифровое пространство — современный стандарт, которому следуют многие компании. Он помогает оптимизировать расходы, ускорить работу, защитить информацию. Чтобы внедрить в работу предприятия цифровой обмен документами, используют систему электронного документооборота.

Расскажем подробнее, что это, из чего состоит, в чем плюсы.

Подключитесь к Диадоку, поможем внедрить систему ЭДО Подключиться

Характеристики и структура

оптимизировать расходы на печать и пересылку;
уменьшить количество рутинных задач;
ускорить делопроизводство;
наладить дистанционную работу.

Структуру информационной системы электронного документооборота оценивают с двух сторон: программно-техническое обеспечение и функциональность.

С точки зрения технического наполнения в состав систем электронного документооборота входят программы, облачные серверы, функциональные модули. Состав меняется в зависимости от способа использования, например для веб-интерфейса не понадобятся интеграционные решения.

Если говорить о доступных функциях, структура системы электронного документооборота включает модули для ввода информации, управления доступом, интеграции в учетную систему, хранения файлов.

Базовые возможности систем ЭДО включают опции:

создание и загрузка документов с компьютера;
согласование, подписание;
отправка и получение;
настраиваемые шаблоны;
хранение информации о действиях с файлом;
поиск по ключевым словам;
автоматизированные маршруты движения;
разграничение доступа пользователей.

Рассмотрим общую характеристику системы электронного документооборота на примере Контур.Диадока.

Возможность	Базовая версия	Дополнительная функциональность
Создание и отправка электронных юридически значимых документов	+	+
Подписание документов электронной подписью	+	+
Хранение данных на серверах Контура без ограничения по объему	+	+
Поиск файлов с отбором по фильтрам	+	+
Выгрузка документов для передачи в ФНС через систему интернет-отчетности	+	+
Поиск и приглашение контрагентов	+	+
Обмен сообщениями в онлайн-сервисе	+	+
Обмен документами с абонентами других операторов ЭДО — роуминг	+	+
Интеграционные решения	+
Передача данных в Честный ЗНАК по маркированному товару	+
Международный ЭДО	+
Распределение входящих документов по подразделениям или сотрудникам	+
Создание электронного архива	+
Маршруты согласования	+
Шаблоны документов	+

Узнайте больше информации о системе электронного документооборота Контур.Диадок от нашего менеджера

Преимущества и особенности использования

Посредством системы электронного документооборота компания может оптимизировать работу, снизить расходы, разгрузить бухгалтерию. Разберем преимущества подробнее:

Ускоренный доступ к информации. Бумажный документ долго движется по цепочке, а отследить статус не всегда получается. В системе ЭДО документы перемещаются мгновенно, сохраняется история действий пользователя.
Оптимизация хранения данных. Отсутствуют физические архивы — документы находятся в облачном хранилище, так они защищены от повреждения или кражи.
Автоматизация бизнес-процессов. Можно настроить маршрут движения документа по заданному пути в определенный срок, что позволяет прогнозировать время решения задачи.
Улучшение качества обслуживания. Ускорение процессов и оперативный доступ к нужной информации помогают эффективнее работать с клиентами.
Уменьшение количества ошибок. Система ЭДО проверяет формализованные документы на соответствие формату. Сократить операции по переносу данных вручную поможет интеграция в учетную систему, а настраиваемые шаблоны позволят избежать неточностей в оформлении и содержании документов.
Обеспечение конфиденциальности и сохранности сведений. За счет настроек контролируют доступ сотрудников к информации. Единая база позволяет архивировать и восстанавливать данные.
Повышение качества работы. Понятные процессы дают возможность вводить регламенты, которые легко соблюдать.

Таким образом, система электронного документооборота предназначена для удобного обмена документами и оптимизации бизнес-процессов. Система электронного документооборота обеспечивает управление потоками входящих и исходящих документов и разгружает сотрудников от рутинной работы.

Виды электронного документооборота в делопроизводстве

Классифицировать электронный документооборот можно по разным параметрам: виду правовых отношений между участниками, типам документов, географии. Разберем детальнее.

По типу отношений между участниками процесса документооборота выделяют обмен внутри компании, с контрагентами и с контролирующими органами. Мы сравнили виды ЭДО в таблице.

Вид	Участники	Документы	Кто предоставляет сервис
Внутренний	Сотрудники организации	Кадровые документы, авансовые отчеты, описи, ведомости	Организуется самостоятельно внутри компании с помощью решений от разработчиков
Внешний	Контрагенты: поставщики, клиенты	Формализованные и неформализованные документы: договоры, УПД, счета-фактуры, накладные, акты	Услуги по обмену предоставляет одобренный ФНС оператор ЭДО, например СКБ Контур
С контролирующими органами (B2G-обмен)	Госорганы: ФНС, ФСС, ПФР, Росстат, РАР, РПН	Отчетность и документы по требованию в ФНС и другие органы	Системы подготовки и сдачи электронной отчетности, например Контур.Экстерн

Некоторые виды ЭДО предназначены для работы с конкретным видом документации, например: кадровой, бухгалтерской, логистической, производственной. Отличаться они будут только спецификой отрасли.

Также ЭДО классифицируют по географии: международный электронный документооборот и обмен документами с контрагентами внутри страны. Первый вариант в Контур.Диадоке реализуется в рамках подключенной системы как дополнительная услуга.

Переведите делопроизводство в онлайн и обменивайтесь юридически значимыми документами

Требования к системам электронного документооборота

Система электронного документооборота должна обеспечивать безопасный обмен документами. Поэтому ее организацией занимаются операторы электронного документооборота. Например, такой оператор — СКБ Контур, а система для обмена документами — Диадок.

Приказ ФНС России от 8 июня 2021 года № ЕД-7-26/546@ регламентирует требования к операторам ЭДО. Оператор должен обладать техническими и правовыми ресурсами, которые создадут легитимный обмен документами между контрагентами и обеспечат защиту передаваемых сведений.

Чтобы гарантировать юридическую значимость документов, клиентам предлагают использовать квалифицированную электронную подпись (КЭП), так как по закону только КЭП аналогична собственноручной без заключения дополнительных соглашений.

У оператора ЭДО должна быть лицензия на предоставление услуг связи, работу с сертификатами ЭП, криптошифровальным программным обеспечением. Операторы, которые прошли проверку налоговой, перечислены на сайте ФНС, в числе аккредитованных — СКБ Контур.

Также операторы ЭДО:

хранят электронный архив в течение обозначенного законом срока;
отслеживают корректировки в нормативных актах, чтобы обновлять систему.

Требования пользователей к составляющим системы электронного документооборота

Помимо правовых требований, система ЭДО ориентируется на потребности клиентов. Так, большинство систем электронного документооборота обеспечивают ответ на следующие запросы: совместимость с ПО, понятный интерфейс, оперативная техподдержка, скорость работы.

Также важны критерии:

применение КЭП;
опыт и надежность оператора;
автоматизация создания стандартных документов;
интеграция с 1С и другим ПО;
отзывы клиентов.

Способ работы в системе ЭДО и подбор дополнительной функциональности будут зависеть от запроса организации. Крупные компании предпочтут персональные, а средний и малый бизнес — коробочные решения. Организации, которым важно перевести в цифровой вид обмен конкретным типом документов, выберут отраслевые решения, например для строительства или логистики.

Предприятиям со сложной структурой подойдут гибкие настройки и возможность маршрутизации.

Оптимизируйте работу компании с помощью ЭДО

Внедрение ЭДО в работу организации

Для внедрения системы электронного документооборота в компании понадобится выбрать оператора и способ работы, перевести процессы в цифровой формат, обучить сотрудников, создать новые регламенты.

Порядок действий при внедрении следующий:

Анализ текущих бизнес-процессов для перевода в онлайн. Если в результате исследования выявлены слабые места, отдайте предпочтение такому решению, которое поможет их оптимизировать.
Выбор способа работы, оператора и программного решения: веб-версия, интеграция.
Тестирование и введение в эксплуатацию. На этом этапе обучают сотрудников и настраивают ПО.
Внесение изменений в учетную политику организации, создание приказа и положения о переходе на ЭДО, где прописаны правила работы с сервисом, а также цели изменений.

Подробнее о том, как компании перейти на ЭДО, рассказываем здесь.

Вопрос-ответ

Как выбрать систему ЭДО?

Система электронного документооборота должна отвечать потребностям организации. Поэтому проанализируйте текущие процессы и определите, какие из них получится оптимизировать с помощью системы ЭДО. Ориентируйтесь на опыт оператора, его надежность, количество подключенных контрагентов и возможности сервиса.

Можно ли совмещать электронный документооборот с бумажным?

Да, так как не все организации могут полностью перейти на ЭДО. Тогда только часть процессов уходит в онлайн, например обмен документами в работе с маркированным товаром. Это связано с тем, что применять ЭДО обязательно для ряда категорий маркируемого товара.

Безопасно ли переходить на электронный документооборот?

Организовать систему электронного документооборота в компании помогают операторы ЭДО, к которым выдвигают строгие требования безопасности и сохранности информации. Поэтому операторы используют защищенные каналы передачи, резервные копии, предлагают пользователям двухфакторную аутентификацию. Больше о безопасности в ЭДО пишем здесь.

Кто отвечает за внедрение системы электронного документооборота?

Основную работу по внедрению ЭДО берут на себя компании-операторы: предоставляют сервис, уведомляют налоговые органы о новом пользователе, следят за соблюдением законов. Внутри организации внедрение курируют назначенные сотрудники.

Поможем внедрить ЭДО — подключите Диадок и начните экономить на документообороте

Организация документооборота на предприятии и в организациях

Понятие документооборота специалистами трактуется как процесс движения документов – от момента их появления (получения (поступления извне) либо создания внутри) до завершения работы с ними (исполнения). Последний этап – списание в дело (передача на хранение) или отправка внешнему адресату.

Организовать системное и эффективное управление документацией – это значит обеспечить прохождение и должное использование документов на каждом из этапов их существования. При этом специфика управления этими событиями определяется не только тем, предприятие это, учреждение или иной вид, но и выбором способа обработки корреспонденции. Сегодня в противовес традиционным «бумажным» технологиям все чаще используются информационные.

Организация документооборота на предприятии (на примере ООО)

Рассмотрим создание системы управления документами на примере наиболее востребованной организационно-правовой формы предприятий – общества с ограниченной ответственностью. Этот процесс можно условно можно разбить на следующие этапы:

разработка схем документопотоков;
закрепление этих схем в нормативных актах (инструкциях, регламентах);
внедрение в практику.

Для современных бизнес-структур, независимо от их размеров, характерно разнообразие видов документов и маршрутов их движения, а также быстрое накопление информационно-документационных массивов. Традиционный («бумажный») способ обработки этих материалов становится малопригодным. Системы электронного документооборота (СЭД/ECM-системы) превращаются в важнейший инструмент повышения эффективности деятельности, а внедрение информационных технологий является популярным направлением реинжиниринга бизнес-процессов.

При принятии решения о внедрении специализированного продукта следует взвешенно подходить к его выбору. Сейчас уже не принято рассматривать делопроизводство изолированно, как явление, нужное только канцелярским работникам. Чтобы документирование качественно обеспечивало основную деятельность, его следует включить в общий контур управленческого учета.

А это возможно только при использовании для автоматизации ECM-решений, интегрированных в IT-инфраструктуру компании.

Современные решения, в частности, продукты ЭОС – «ДЕЛО» и EOS for SharePoint, отличаются тем, что поддерживают уже не только классическое делопроизводство, но и другие бизнес-процессы. В основу их архитектуры заложен принцип масштабирования на смежные сферы. Также они включают и дополнительные возможности, востребованные в современном менеджменте:

имеют разнообразные интерфейсы для работы, в том числе с мобильных устройств;
содержат модули подготовки аналитических отчетов;
поддерживают различные способы получения данных (введения в базу) и форматы;
могут быть адаптированы под специфику конкретного предприятия без программирования;
легко интегрируются с другими IT-решениями – программами для автоматизации бухгалтерии, CRM, BPM, HR и т.д.

Организация документооборота в бухгалтерском учете

Бухгалтерский документооборот является важнейшей составной частью документопотоков предприятий и учреждений. Как правило, он регулируется специальным утвержденным графиком, регламентирующим всю совокупность документационных операций (от создания самого простого счета до сдачи годового отчета), соблюдение которого является обязательным для всех участников.

Наиболее важными для документирования бухучета являются первичные документы (те, что подтверждают факт хозяйственной операции и составляются в момент ее совершения или сразу после окончания). К ним относят договоры, акты, счета, накладные, журналы учета, приходные и расходные ордера, платежные ведомости, табели, приказы и т.д. Многие из них предполагают процедуру согласования по сложным маршрутам. Поэтому целесообразно организовать ее через СЭД/ECM, взаимосвязанную с бухгалтерской программой.

Документация будет поступать на рассмотрение в СЭД, проходить по маршрутам и возвращаться уже в полностью согласованном виде. Это существенно упростит саму процедуру и сэкономит время на согласование и введение документов в базу данных.

Для этой цели компанией ЭОС разработана специальная опция «Интеграция ДЕЛО — 1С». Она предназначена для обеспечения взаимодействия СЭД «ДЕЛО» с популярной в России программой 1С. ЭОС имеет и другие решения для упрощения согласования документации, созданной в специализированных системах бухучета и ERP.

Организация документооборота по учету основных средств

Основные средства – пожалуй, самая регламентированная область бухучета. Все операции с основным средствами обязательно документируются в специальных учетных формах, к их содержанию также предъявляются жесткие требования. Чтобы правильно организовать учет ОС, необходимо:

установить перечень форм первичной документации для объектов ОС (к ним относятся акты (приемки-передачи, приемки-сдачи, о списании), инвентарные карточки и др.);
определить схему документооборота (она должна включать график движения документации и ответственных за ее оформление).

Движение этих учетных форм – частный случай документирования бухгалтерских операций. Оно также взаимосвязано с общими документопотоками и предполагает сложные маршруты согласования, поэтому может быть реализовано средствами СЭД, интегрированной с бухгалтерией.

Организация документооборота в банке

Бизнес-процессы в документационном обеспечении банков существенно отличаются от аналогичных процессов в других коммерческих компаниях. Это определяет специфику требований к банковским системам автоматизации управления документопотоками. В списке обязательных характеристик и требований, которые банки предъявляют к СЭД/ECM-системам, содержатся следующие:

возможность использования ЭП (электронной подписи) и шифрования;
масштабируемость;
высокое быстродействие;
повышенный уровень защищенности;
возможность интеграции с различными IT-продуктами;
соответствие требованиям банковского законодательства и иным нормативным актам в этой сфере и др.

Казалось бы, при таких требованиях непросто подобрать «коробочный» продукт. Между тем, многие банки давно и успешно используют решения ЭОС для банков.

Выбор способа управления корреспонденцией и иной документацией – важное событие. Оно может стать значимым фактором для роста эффективности управленческой и основной деятельности, а может стать решением, влекущим за собой нежелательные последствия и финансовые потери.

Лучший способ избежать ошибок – обратиться за консультацией к специалистам на этапе выбора, а не после приобретения программного продукта. Если вы оставите заявку в шаблоне, который здесь приведен, наши эксперты с удовольствием ответят на ваши вопросы.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ