Заказное письмо с уведомлением

Заказное письмо – это отправление, ответственность за доставку которого несёт почта. Отличается от обычного тем, что имеет специальный трек-номер, который даёт возможность отследить полный путь письма на всех этапах его доставки. Вручается только адресату, указанному в заявлении отправителя.

Если содержимое было утеряно или испорчено, почта выплачивает отправителю компенсацию, размер которой определяется заранее. Отправить заказное письмо можно с помощью почты России. Стоимость услуги отправления зависит от удаленности отправителя от получателя.

Нюансы отправления

Заказное письмо бывает двух видов: обычное и первого класса. Преимущество второго в том, что оно доставляется авиапочтой, что уменьшает срок доставки в полтора-два раза, подходит для срочных отправлений. Обычное заказное письмо доставляется наземной почтой, может испытывать непредвиденные задержки в пути.

При оплате отправления заказного письма можно подключить дополнительные услуги

Уведомление о вручении

Заказное письмо с уведомлением о вручении будет стоить на 22,5 рубля дороже обычного. После доставки отправления адресату отправителю будет выдано уведомление о вручении – документ, подтверждающий, что послание дошло до получателя. Бланк уведомления отправляется вместе с письмом, подписывается в месте вручения сотрудником почты и отправляется обратно. Срок доставки извещения обратно такой же, как и срок доставки заказного письма получателю.

На официальном сайте почты можно мгновенно получить электронное уведомление. Если получатель или отправитель недовольны качеством оказанных услуг, отправление не дошло или было испорчено, то уведомление отправителю не высылается, назначается расследование по факту утери почтового отправления.

Заказное без уведомления отправляется по стандартному тарифу. В этом случае адресат может устно сообщить отправителю о получении.

Примечание: в случае порчи или утери почта несёт ответственность за любое заказное письмо, независимо от наличия или отсутствия уведомления о вручении.

Опись вложения

Заказное с описью вложения представляет собой вид отправления, к которому приложен документ, подтверждающий содержимое. В случае если отправление ценное, получатель сможет убедиться в его подлинности. Опись вложения заполняется сотрудником почты, поэтому предъявлять отправление нужно в открытом (незапечатанном) виде, чтобы сотрудник почты мог сверить документ и содержимое конверта.

Заполняется в двух экземплярах – по одному для отправителя и получателя. Используется для отправки особо ценных материалов. Отправитель обязан предоставить документы, подтверждающие ценность отправления.

Получатель имеет право вскрыть заказное письмо с описью вложения до выхода из отделения почты и сравнить содержимое с описью. Если будет обнаружена утеря, получатель может потребовать компенсацию в соответствии со стоимостью, указанной в описи, обратиться в суд в случае отказа предоставления компенсации. Опись вложения становится официальным документом, рассматриваемым в суде.

Стоимость услуги зависит от региона пересылки и значительно увеличивает стоимость доставки.

Как отправить заказное письмо

Нужно купить конверт, подходящий для отправления, вложить все составляющие отправления и отдать сотруднику почты. Сотрудник оформит заявление с указанием адреса и имени получателя и отправит конверт. Подробнее отправка заказных писем описана здесь.

Ограничения при отправке

Почта России накладывает на заказное письмо следующие ограничения:

Размер: минимум 110*220 мм (114*162 мм – формат С6); максимум 229*324 мм (формат С4).

Максимальный вес заказного письма по России – 100 грамм, за границу – 2000 грамм.

Отправлять можно ТОЛЬКО бумажные вложения. Все иные предметы (значки, нашивки, сим-карты, пакетики чая) не допускаются к отправке. Для отправки таких вложений нужно оформлять посылку.

Запрещено пересылать наркотики, ядовитые вещества, денежные знаки любой страны, включая коллекционные монеты.

Сотрудник имеет право попросить показать содержимое конверта, а также отказать в отправке. В этом случае отправителю предоставляется письменный отказ от оказания услуг.

Конверт для заказного письма

Для отправки подойдут конверты размерами 110*220 мм (Е65 – евроконверт, 1/3 листа А4); 114*162 мм (С6, ¼ листа А4); 162*229 мм (С5, ½ листа А4); 324*229 мм (С4, 1 лист А4). Во избежание проблем с отправкой, конверт лучше купить прямо на почте. Конверты можно использовать только один раз, почта не принимает к отправке письма со штемпелями и следами отклеенных марок.

Если конверт маркированный (содержит в углу символ D), почта отправляет заказное письмо без наклеивания марок. Если конверт чистый, не содержит символа D, то для отправки такого потребуется наклеить такое количество марок, суммарная стоимость которых равна сумме выбранной услуги. Марки можно использовать только один раз, повторно марки, помеченные штемпелями, клеить нельзя.

Отслеживание

После приёма оператор почты выдаёт отправителю трек-номер – специальный код, по которому можно отследить местонахождение корреспонденции. Отследить можно на сайте почты в разделе трекинг или в мобильном приложении. При использовании мобильного приложения отправитель получает уведомления о каждом изменении маршрута (прибытие в сортировочный центр, сортировка, доставка в место вручения).

В случае спорных ситуаций трек-номер помогает проследить, на каком именно этапе пути отправление было повреждено или утеряно.

Чтобы отследить заказное письмо введите трек-номер в поле ниже:

Хранение и получение

Сроки доставки зависят от региона адресата. Максимальный срок доставки по России – 16 дней. Подробнее в этой статье .

Срок хранения пришедшего отправления в отделении почты – 30 дней. Если получатель не забрал письмо в течение месяца, оно отправляется по обратному адресу. Более подробно о хранении писем смотрите здесь.

Узнать о прибытии заказного на почту можно из извещения, которое придет в течение 1-2 дней в почтовый ящик или онлайн на нашем сайте или сайте Почты России, введя трек-номер. Извещение можно распечатать самостоятельно и предъявить сотруднику почты.

Рекомендации

При отправке ценных бумаг, документов и договоров лучше позаботиться об их безопасности. Для лучшего обеспечения сохранности содержимого рекомендуется выбирать услугу «заказное письмо с уведомлением и описью».

В случае малейшего несоответствия описи и содержимого конверта, почта выплачивает полную компенсацию утерянного или повреждённого содержимого. Уведомление о вручении даёт гарантию того, что адресат получил корреспонденцию, и претензий к работе сервиса не возникло.

Обязательно следовать советам работников почты, так как в случае нарушения условий отправления компенсацию могут не выплатить.

Заказное письмо – лучший способ доставить важные бумаги в целости и сохранности с гарантией получения именно адресатом, а не кем-либо иным.

Порядок заполнения уведомления о вручении заказного письма, тонкости получения

Заказное письмо – это письмо, получение которого возможно исключительно адресатом лично в руки. Факт вручения заказного письма фиксируется подписью получателя на бланке. Заказное письмо имеет также специальный номер для отслеживания его доставки.Уведомление о поступлении заказного письма в почтовое отделение может прийти в почтовый ящик, на электронную почту или отправлено в sms-сообщении.

Существуют два типа заказных писем: с уведомлением о вручении и без уведомления о вручении. Письмо с уведомлением о вручении предполагает составление при получении письма адресатом расписки, подтверждающей его получение. После составления, расписка может быть отправлена по желанию отправителя заказного письма как ему самому, так и любому лицу, которое он указывает в бланке для отправления заказного письма с уведомлением.

Уведомление о получении письма также может быть отправлено на номер телефона отправителя в формате sms, при указании им соответствующих контактных данных.

Коротко о получении

Для того чтобы получить заказное письмо, необходимо дождаться уведомления, которое доставляет почтальон в почтовый ящик адресата, взять его, а также свой паспорт и отправиться вместе с ним в указанное в бланке уведомления почтовое отделение.

При обращении к оператору почтового отделения необходимо предъявить документ, удостоверяющий личность и извещение, получить заказное письмо и расписаться в формуляре о факте его получения.

Если в течение 5 рабочих дней после отправления первичного почтового извещения не забрать заказное письмо, почтовое отделение направляет вторичное извещение. Если не забрать письмо и после вторичного извещения, по истечению срока хранения оно либо будет отправлено обратно адресату, либо определено в число нерозданных писем.

Исключительные ситуации

В исключительных случаях, когда у адресата нет возможности получить заказное письмо самостоятельно, получить отправление может лицо, на которое получатель оформляет официально заверенную у нотариуса доверенность, дающую право на получение письма. В этом случае доверенному лицу получателя, при посещении почтового отделения, нужно предъявить документ, удостоверяющий личность и доверенность на получение заказного письма, а также почтовое извещение. Работником почты фиксируется личность получателя и номер доверенности.

Также потребуется подпись о получении письма от доверенного лица.

Далее уведомление о получении заказного письма проверяется руководителем почтового отделения. Если никаких ошибок не было сделано, уведомление о получении отправляется к лицу, которое должное его получить вместе с другой исходящей корреспонденцией.

Если заказное письмо было доставлено адресату, но уведомление о получении так и не пришло отправителю, последний может обратиться с жалобой в почтовую службу, так как это противоречит обязательствам выполнения договора об отправлении заказного письма с уведомлением, описанным в «Правилах оказания услуг почтовой связи».

Форма 119

Для того чтобы отправить заказное письмо с получением уведомления, необходимо заранее приобрести соответствующий конверт и заполнить бланк формы 119.

Эта форма заполняется либо на имя самого отправителя, либо на имя лица, которому необходимо получить уведомление о получении адресатом почтового отправления. Бланк можно заполнить как в самом почтовом отделении, там он предоставляется бесплатно, так и в электронном виде, а затем скачать и распечатать его. При заполнении бланка необходимо быть внимательным и не допускать ошибок.

Для начала необходимо заполнить лицевую сторону бланка формы 119.

Во-первых, указать тип почтового отправления. Обозначить свой выбор необходимо пометкой в соответствующем квадрате.

Во-вторых, выбрать предпочитаемый тип получения уведомления: он может быть заказным или простым. При выборе заказного типа получения уведомление о прочтении будет также вручено лично в руки отправителю. Если выбрано простое уведомление, оно будет доставлено почтальоном в почтовый ящик по указанному адресу.

После этого нужно указать фамилию, имя и отчество лица, которому необходимо отправить уведомление о получении отправления. Это может быть непосредственно сам отправитель или любой другой человек по его выбору. В графе ниже указывается адрес лица, который должен получить уведомление.

На оборотной стороне формы 119 необходимо выбрать вид отправления (это может быть письмо, посылка или бандероль), место и дата передачи отправления в почтовое отделение, адрес получателя, его фамилия, имя и отчество.

После заполнения формы 119 ее вместе с конвертом необходимо передать оператору и оплатить стоимость почтового отправления и дополнительных услуг (уведомления о получении), после чего заполняется квитанция, которая служит как финансовым, так и фиксирующим отправление документом.

Скачать бланк уведомления о вручении почтового отправления (форма 119) в формате Word можно по ссылке

Как отправить заказное письмо по почте

Заказные письма отправляются в государственные органы, например, суды, налоговую, или между организациями. Ограничений нет – вы можете пользоваться данной услугой и для личных целей. Юридически значимые документы, такие как налоговая декларация, рекомендуется отправлять заказным письмом с объявленной ценностью (ценным письмом).

Как это сделать разберемся в статье.

Где отправляют заказные письма

Заказное письмо принимает к отправке Почта России, а так же наш сервис экспресс-доставки ТОП Экспресс . Если вы не хотите тратить время на заполнение утвержденных форм, воспользуйтесь нашей службой, мы заполним необходимые документы за вас по выгодным ценам.

В чем отличие заказного письма от простого?

При отправке заказного письма, ему присваивается трек-номер, благодаря которому можно отслеживать вручение письма адресату. Это гарантия того, что письмо не потеряется. Чтобы получить подтверждение о доставке – дополнительно нужно заполнить и прикрепить уведомление о вручении.

Оно может быть простым или заказным. Простое придет вам в почтовый ящик, заказное – в почтовый ящик придет уведомление, которое нужно будет забрать на почте с предъявлением паспорта.

Где находится заказное письмо – как отслеживать

Трек-номер указывается на чеке, который вам выдают на почте.
Это 14-значный номер, который нужно ввести в разделе Отслеживание на официальном сайте Почты России . Если вы зарегистрируетесь на сайте, то уведомления о перемещениях будут приходить на указанный вами e-mail-адрес.

В чем отличие ценного письма от заказного

Ценность отправления можно присвоить при отправке заказного письма. Если письмо потеряется – вы получите денежную компенсацию. Объявленная ценность – это обычно символическая плата в районе 100 рублей, но такие письма почта больше боится потерять.

Вы так же сможете отслеживать перемещения по трек-номеру. Дополнительно придется заполнить опись вложения в 2х экземплярах. Письмо остается открытым, чтобы почтовый работник смог проверить количество документов, указанных в описи.
Читайте так же: Как заполнить опись и скачать бланк

Как отправить документы заказным письмом

1. Подпишите конверт, заполните информацию об отправителе и получателе, укажите индекс.
2. Вложите документы, заклейте конверт.
3. Отдайте письмо сотруднику почты, сообщив, что вы хотите отправить заказное письмо.
4. Дополнительно можно заполнить уведомление о вручении.
5. Приклейте уведомление к обратной стороне письма одной стороной. Вторую наклеит почтовый сотрудник после проставления отметок.

Как заполнить уведомление о вручении

Ниже представлен образец заполнения. На лицевой стороне указывается информация о вас — кому прислать уведомление. На оборотной стороне указывается информация о получателе заказного письма.

Лицевая сторона:

Обратная сторона:

Сколько стоит отправить заказное письмо почтой

Стоимость отправки зависит от веса и географии. Для документов из Санкт-Петербурга в Москву цена пересылки составит от 70 рублей . Подробнее в тарифах на сайте Почты России .

Как отправить заказное письмо в налоговую

Налоговую декларацию рекомендуется отправлять ценным письмом. Ценное письмо – это разновидность заказного письма с вложением, где описывается что именно и в каком количестве вы отправляете. Если у налоговой будут вопросы, где ваша декларация, то с помощью трек-номера и описи вы сможете доказать, что документы были отправлены.

Как отправить декларацию заказным письмом

1. Подпишите конверт, заполните информацию об отправителе и получателе, укажите индекс.
2. Распечатайте Налоговую декларацию. Печатаются только заполненные листы, пустые вкладывать не нужно. Иногда прикладывается поясняющее сопроводительное письмо.
3. Сосчитайте количество листов всех документов. Например, 4 листа декларации + 1 лист сопроводительного письма. Всего 5 листов.
4. Заполните опись в 2х экземплярах, укажите количество документов и их ценность, поставьте подпись.
5. Вложите обе описи в конверт. Конверт не заклеиваете, оставьте открытым. Подпишите на конверте прописью сумму объявленной ценности.
6. Теперь можно идти на почту. Там сотрудник проверит содержание конверта, если все верно поставит печать и подпись на описи. Одну опись вложит в конверт, вторую – вернет вам.
7. После оплаты вы получите чек с номером для отслеживания письма.

Только при таком виде отправки вы сможете доказать, что действительно отправляли письмо.

Цена отправки ценного письма по Санкт-Петербургу в мае 2024 обошлась в 222 рубля .

Вы можете заказать услугу отправки заказного письма в компании ТОП Экспресс. Мы быстро и бережно доставим документы адресату.

Что значит заказное письмо: определение, порядок отправки, в чем особенность

Важные документы обычной почтой отправлять очень рискованно, поскольку они могут потеряться в дороге. С целью повышения безопасности специалисты рекомендуют пользоваться заказными письмами. Они не только повышают надежность пересылки, но и позволяют отслеживать статус и местонахождение на текущий момент времени в режиме онлайн через единую базу данных.

Но что значит заказное письмо и каким оно бывает? Давайте разберемся в этих вопросах более подробно.

Общая информация

Итак, что значит заказное письмо? Это корреспонденция повышенной важности, которая выдается лично в руки получателю под роспись. В качестве дополнительной услуги Почта России предоставляет возможность получения уведомления о вручении. Этот документ является официальным доказательством того, что отправленное письмо достигло адресата.

Это особенно актуально в случае возникновения каких-либо конфликтных ситуаций с физическими или юридическими лицами, а также при судебных разбирательствах, поскольку другая сторона не сможет «отвертеться» от того, что никаких ходатайств она не получала.

Что можно отправлять?

Выше было раскрыто, что значит заказное письмо. Но наверняка у многих возник вопрос о том, что можно им отправлять. Согласно внутреннему приказу Почты России под номером 114, граждане могут пересылать заказным письмом только письменные вложения размером 22,9х32,4 см, общий вес которых не превышает 100 грамм.

Для отправки больших рукописей, фотографий и других ценных вещей предназначены бандероли.

Классификация

Итак, вы уже знаете, что значит заказное письмо, поэтому теперь давайте поговорим о том, какими они бывают. Классификация выглядит следующим образом.

1. Простые — корреспонденция с личным вручением получателю без дополнительных услуг.
2. С уведомлением — письма, по которым отправитель получает письменное оповещение о том, что они достигли адресата. При отправке заполняется специальный бланк, на котором расписывается получатель.
3. С описью — предназначены для отправки денег и ценных документов. По ним заполняется специальный акт в двух экземплярах, в котором подробно описываются содержание и стоимость всех вложений. Если такая корреспонденция потеряется в пути, то Почта России выплатит отправителю компенсацию в полном объеме.

Теперь вы знаете, что значит заказное письмо с уведомлением и без, а также с описью вложений, поэтому сможете выбрать для себя наиболее подходящий вариант в случае возникновения необходимости отправки важных документов и прочих ценных вещей.

Несколько слов о судебных извещениях

Многие люди, получив заказное письмо из суда, начинают паниковать и пытаться любыми возможными способами избежать его вручения. Однако опасения далеко не всегда обоснованы. Чтобы доказать это, следует разобраться в том, что значит судебное уведомление заказным письмом. Под ним подразумевается извещение о необходимости явиться в указанный государственный орган в назначенную дату и время.

При этом совсем не обязательно, что в качестве виновника выступаете вы. Заказными письмами вызывают не только фигурантов дела, но и третьих лиц, которые могут дать показания или предоставить ценную информацию, необходимую для принятия окончательного решения и выноса справедливого приговора.

Поэтому если почтальон принес вам такое письмо, то не стоит паниковать. Распишитесь о получении и внимательно прочитайте документ. Как показывает практика, намного больше проблем возникает при попытке уклонения от корреспонденции с уведомлением.

Вот, собственно, мы и ответили на вопрос о том, что значит судебное заказное письмо. Помимо содержания, оно ничем не отличается от другой почты.

Как правильно отправить?

Обычные письма отличаются от заказных по многим критериям. Особенно это касается процесса отправки. Он осуществляется по такой схеме.

1. Человек приходит в отделение почты и покупает классический или более прочный конверт.
2. На нем указывается Ф. И. О. и точный физический адрес отправителя и получателя.
3. Аналогичные данные необходимо вписать в регистрационный бланк, который можно взять в отделении. В нем также указывается, хотите вы получить уведомление о вручении или нет.
4. Сотрудник почты приклеивает на конверт марку, ставит печать и присваивает трек-код, при помощи которого всегда можно отследить статус доставки.
5. Отправитель оплачивает выбранные услуги и получает чек.

Вот, собственно, и все. После этого ваше заказное письмо будет отправлено в указанный регион страны по нужному адресу.

Как отследить?

Время доставки зависит от удаленности проживания получателя. В пределах одного региона в среднем оно составляет 3 дня. При этом вы можете самостоятельно узнать, получил ли адресат корреспонденцию или нет.

Для этого нужно зайти на официальный сайт Почты России и перейти в соответствующий раздел, в котором в поле поиска следует ввести уникальный номер, состоящий из 14 цифр: он всегда указан в квитанции. Также вы можете воспользоваться мобильным приложением или обратиться в ближайшее почтовое отделение и запросить информацию о доставке там.

Однако очень часто люди получают уведомление «Неудачная попытка вручения заказного письма». Что значит такой статус? Он говорит о том, что почтальон пришел домой к получателю по указанному адресу, но никто не открыл ему дверь.

В этом случае корреспонденция будет находиться на хранении в отделении почты, а адресат должен лично явиться со своим паспортом для его получения.

Во сколько обойдется отправка заказного письма?

Стоимость зависит от множества факторов, поэтому для ее расчета лучше обратиться в отделение или воспользоваться на сайте Почты России специальным калькулятором. Основными критериями, от которых зависит цена, являются:

• тип письма;
• выбранные услуги;
• вид доставки;
• ценность вложения;
• расстояние;
• вес.

Стоит отметить, что очень важно, чтобы при отправке письма была указана реальная стоимость вложения. Если оно потеряется в пути, то вам будет выплачена именно рассчитанная сумма.

Заключение

Вот и все, что нужно знать о заказных письмах. Многие люди предпочитают пользоваться обычной почтой, поскольку она бесплатна. Однако отправлять по ней важные документы или деньги очень рискованно, ведь случаев утери корреспонденции довольно много.

Поэтому в данном случае экономия неуместна.